OKDP 030: Zarządzanie międzynarodowymi projektami – czego powinien nauczyć się Project Manager?

Jeśli prowadzisz międzynarodowe projekty, posłuchaj jakie niespodzianki może Ci przynieść międzykulturowa współpraca.

Monika Chutnik
Zarządzanie międzynarodowymi projektami – czego powinien nauczyć się Project Manager?

Dzisiejszy odcinek nagrywamy przede wszystkim z myślą o Project Managerach, ale myślę, że będzie interesujący dla wszystkich, którzy zajmują się międzynarodowymi projektami – czy to jako członkowie zespołów, czy też interesariusze, lub jako sponsorzy.

 Z tego odcinka dowiecie się:

  • jakie konkretnie niespodzianki może przynosić taka międzynarodowa i międzykulturowa współpraca w zakresie zarządzania projektami,
  • jak fakt, że pracujecie międzynarodowo, wpływa na rolę Project Managera i na jego możliwości realizacji projektu,
  • w jaki sposób można zaradzić najczęściej pojawiąjącym się wyzwaniom,
  • co wspólnego z tym wszystkim ma komunikacja międzykulturowa,
  • dlaczego tak ważne jest budowanie i pielęgnowanie relacji w zespole projektowym.

Do rozmowy zaprosiłam Monikę Guzek, która pracuje w gronie trenerów ETTA, jest Project Managerką z pasji, z zamiłowania i co ciekawe – łączy praktykę zarządzania projektami z nauką. Monika ma imponujące międzynarodowe doświadczenie oraz jest członkiem zarządu SIETAR Polska, jednej z organizacji, która zrzesza pasjonatów i profesjonalistów komunikacji i współpracy międzykulturowej.

Patronem tego odcinka jest firma ETTA Leadership & Culture która specjalizuje się w programach rozwojowych dla liderów prowadzących międzynarodowe, wielokulturowe i wirtualne zespoły. Firmę znajdziecie na stronie www.ettaconsult.pl

Dziękuję za Wasze komentarze w social media, że polecacie, cytujecie – inspirujący, wartościowe treści proszę róbcie to dalej, zawsze podziel się odcinkiem z jedną osobą 🙂 Jeżeli chcesz być na bieżąco z treściami pojawiającymi się na portalu, to zapraszam Cię do do dołączenia do naszej listy mailingowej oraz obserwowanie profilu O Krok Do Przodu na Linkedin.

 


Materiały wymienione w podcaście:

  • SIETAR Polska – stowarzyszenie zrzeszające sympatyków i profesjonalistów międzykulturowych.
  • Publikacja Diany RanfRóżnice kulturowe w zarządzaniu projektami.
  • Artykuł o tym, dlaczego podejście Agile jest trudne do wprowadzenia w Niemczech.
  • Podcast OKDP 006  Dystans władzy w różnych kulturach. Oczekiwania wobec lidera.
  • Artykuł Decyzje to sport zespołowy? Po co i jak podejmować decyzje grupowo.
  • Podcast OKDP 019 Angielski to nie wszystko. Współpraca z Brytyjczykami. 
  • Podcast OKDP 026 Czy znasz savoir vivre? Współpraca z Francuzami. 
  • Podcast OKDP 024 Alles klar! Współpraca z  Niemcami.
  • Podcast OKDP 003  Udana współpraca z Holendrami.
  • Podcast OKDP 002 Współpraca z Meksykanami – Italian perspective.

 


Jaki wyzwania niesie ze sobą zarządzanie międzynarodowymi projektami? 

Na pierwszy plan wysuwa się, a jest mało oczywiste, samo rozumienie metodyki w której pracujemy. Najczęściej organizacje pracują w PMI, czy w PRINCE, lub tworzą coś własnego bazującego na tych dwóch metodyki. Są to jednak metodyki zachodnie. Bardzo często więc dochodziło do takich sytuacji, w których dana osoba z zupełnie innego kręgu kulturowego, miała różne rozumienie np. tego, jak często powinnyśmy się spotykać, jaką ma rolę i uprawnienia w projekcie. Obecnie to Agile wysuwa się na prowadzenie, powstają agile’owe organizacje, zespoły czy sposób pracy, a to nie jest łatwe dla wszystkich narodowości.

Niemcy czy Szwajcarzy dużo lepiej odnajdują się w projektach standardowych, gdzie mamy każdy etap rozplanowany, znamy wszystkie ryzyka, wiemy jaki będzie produkt finalny.

A w Agile’u jest to jedna wielka niewiadoma. Nie wiemy co powstanie na końcu i co może przydarzyć się w trakcie. Nie ma tam dokładnego planowania i dyskutowania na każdym etapie. Zdarza się tak, że gdy próbujemy metodologie zachodnie użyć we współpracy np. z Hindusami, z ludźmi z Malezji czy z Japonii, to mogą one nie do końca pasować.

Jak rozumiana jest rola Project Managera w różnych kulturach?

W kręgach zachodnich jest to osoba, która ma ogarniać cały projekt, scalać, oceniać ryzyka, kontaktować się z innymi ludźmi. Jest odpowiedzialna za to, jak projekt wygląda w wersji finalnej. A np. na Filipinach oczekiwania co do roli PMa są zgoła inne, niż w Warszawie. Powinna ona wiedzieć wszystko, co ma się zadziać w danym projekcie, być jednocześnie specjalistą. W polskich realiach nie musisz być programistą, czy znać się na technologiach użytych do realizacji danego produktu.

Masz być ekspertem do zarządzania projektem, to jest Twoja domena. A w niektórych innych krajach jest oczekiwanie, że będziesz ekspertem merytorycznym.

Jest to związane z rozumieniem roli menadżera w różnych kulturach, z dystansem władzy, tego jak rozumiany jest zakres odpowiedzialności. Przekłada się to też na role członków zespołów – czy wskazuje on palcem pracownikom, co mają robić, czy jest koordynatorem, który bierze informacje od ekspertów. Istotne jest również to, jaką decyzyjność ma menadżer w danym projekcie, jeżeli jego przełożony wywodzi się z innej kultury. W jaki sposób może wpływać na innych członków zespołu, komunikować się z nimi i negocjować.

Dla Project Managera pracującego międzynarodowo totalnym wyzwaniem może być rozpoznanie tego, z jakiego kraju są ludzie w jego projekcie, gdzie siedzą decydenci i jak wpływać na ich decyzje.

Project Manager nie pracuje tylko z osobami, które ma w zespole, ale też z przełożonymi tych ludzi. Nie zawsze może wybrać sobie „idealnych” ludzi do współpracy. Musi umieć nie tylko pracować z ludźmi, i na styku kultur, ale też musi wiedzieć jak poruszać się w hierarchii danej organizacji.

 

Budowanie relacji w międzynarodowym zespole

Nieważne z jakim krajem pracujesz i kogo masz po drugie stronie, większość rzeczy opiera się na relacjach. PM nie ma możliwości wywarcia takiego stricte wpływu, jak może to zrobić menadżer danej osoby, nie może wydać służbowego polecenia. Nawet spotkałam się z takimi komentarzami w moim kierunku: „Kto prosi? Ty, czy dyrektor?”.

Tutaj pojawia się kwestia tego, z jakich kultur się wywodzimy – czy są to kultury kolektywistyczne, czy indywidualistyczne. Ten aspekt jest jednym z kluczowych, które wpływają na zarządzanie projektami.

Kolejnym jest pytanie o to, co jest dla nas ważniejsze – nasz status czy właśnie rezultat. Jak prowadzona również komunikacja – czy ważne jest tylko to, co napiszemy i zobaczymy, czy ważne jest też to, co można zobaczyć tylko pracując przez kamerę, czy też przebywając z daną osobą, takie niewerbalne aspekty.

Jak prowadzić spotkania wirtualnie? Które kultury ich potrzebują?

Według mnie są to przede wszystkim Indie, kultury azjatyckie, Ameryka Południowa, kraje latynoskie, Hiszpania, Portugalia. Tam jest bardzo ważne to, kim my jesteśmy, oraz poznanie i nawiązanie tej relacji.

Bardzo ważne jest też to, żeby mieć przedstawiciela na danym rynku, która będzie taką naszą „prawą ręką” na miejscu.

Będzie mogła podejść do danej osoby w zespole, zapytać o to, co się dzieje. PM zapraszany jest wirtualnie na spotkania zespołu, tak aby można się było z nim czy z nią oswoić, nawiązać relacje. Nawet jeżeli spotkania nie odbywają się po angielsku 😉 Z każdym z zespołów z którym pracowałam raz do roku organizowane było spotkanie f2f, tak aby można było się poznać osobiście, zobaczyć, porozmawiać. Obecnie dobrym rozwiązaniem są tutaj też nieformalne spotkania wirtualne.

Czy język angielski jest uniwersalnym rozwiązaniem?

Jeśli PM ma dryg do języków, to polecam nauczyć się kilku zdań w języku danego współpracownika, tak aby „zdobyć punkty” u naszego rozmówcy.

Przyjmuje się bowiem, że językiem współpracy projektowej jest angielski, należy jednak pamiętać, że nie dla wszystkich te same słowa będą miały te same znaczenie.

Przykładem może być tu współpraca z Brytyjczykami, których feedback jest często bardzo wysokokontekstowy. Warto dopytywać o to, co się kryje za poszczególnymi opiniami. Wiedząc na czym polegają różnice kulturowe, wiesz o tym, że powinieneś zapytać – pośrednio lub bezpośrednio, o intencję rozmówcy. Czy zapytać na forum grupy, czy 1:1. Taką właśnie wrażliwość dają szkolenia międzykulturowe.

 

Raportowanie w międzynarodowym projekcie

Rolą Project Managera jest zbieranie danych od zespołu i przekazywanie ich dalej, przedstawianie sponsorowi. Z badań jakie przeprowadziła Diana Ranf wychodzi, że np. w Japonii i w Brazylii dużo częściej i dużo lepiej będą się sprawdzać spotkania f2f, nawet te prowadzone wirtualnie z kamerą, oraz skupianie się na kamieniach milowych. Rozpatrywanie tego, co nam nie działa, i przechodzenie dalej. Ale np. na Węgrzech, w Niderlandach czy Indiach, dużo bardziej liczyć się będą cykliczne spotkania.

Powinniśmy sobie ustawić w kalendarzu, że np. w każdy poniedziałek robimy status update. To dotyczy też naszej, polskiej praktyki.

Zaplanować trzeba spotkania do sponsora oraz spotkania całego zespołu. USA czy Wielka Brytania i Szwecja, co może być zaskakujące, wolą krótkie telefony z relacją o tym co się dzieje w projekcie, podparte notatką mailową, tak aby było wiadomo na jakim etapie jest projekt. Spotkania ustala się ad hoc, gdy pojawia się konkretny problem do rozwiązania.

Dobrze jest wiedzieć o tych różnych kulturowo podejściach do zarządzania projektami, tak aby móc rozwijać swój warsztat jako Project Managera, oraz mieć takie bardziej elastyczne i empatyczne podejście.

Podejście do czasu w różnych kulturach

Project Manager musi się nauczyć elastyczności, jeżeli pracuje z osobami z różnych kultur.

Pracując w zespole polskim, niemieckim czy skandynawskim wszystko dało się to zaplanować, tak już z zespołem z Hiszpanii zawsze musiałam mieć bufor na to, że coś się może niespodziewanie wydarzyć.

Często ustalone wcześniej terminy nie były możliwe do zrealizowania, akceptowane bez przemyślenia, bo planowanie w długim okresie nie było dla Hiszpanów realne. Dlatego nauczyłam się zawsze mieć bufor na nieprzewidziane wydarzenia w projekcie. Podobnie bywa np. z Hindusami, gdzie jest zupełnie odmiennie podejście do czasu, i dana osoba raportuje do Stanów, gdzie ten czas jest bardzo ważny. Powstają wtedy dwa harmonogramy – jeden jest dla zespołu hinduskiego, który zawiera szybsze terminy, a jeden dla zespołu z USA, który ma założony bufor bezpieczeństwa realizacji danego zadania.

Unikanie ryzyka w projekcie

Tak jak wspomniałam wcześniej, Niemcy lubią mieć wszystko zaplanowane i być przygotowanym na każdą sytuację, tak już wschód Europy, czy nawet Polacy – nie lubimy brać odpowiedzialności, staramy się zabezpieczyć. To często spotykana opinia o Polakach –  trudno jest nam brać odpowiedzialność zbiorową za opóźnienia w projekcie. Często zasłaniamy się tym, że to była odpowiedzialność kogoś innego, że to nie jest nasza wina.

 

Poczucie bezpieczeństwa – skąd je czerpać i jak może o nie zadbać PM?

 

Ważne jest pokazanie tego, że PM bierze odpowiedzialność za projekt, pójdzie na spotkanie ze sponsorem, wskaże jasno co się wydarzyło i co to spowodowało – zespół to docenia. COVID spowodował bardzo duże opóźnienia w realizacji danych zadań, nie dojechały zamówione części, wydarzyło się jeszcze coś innego. Jednak ja wzięłam odpowiedzialność na siebie, żeby inne osoby nie były do tej odpowiedzialności pociągane. Bo ważna jest tu właśnie praca zespołowa.

W krajach azjatyckich to właśnie było kluczowe, żeby nie wskazywać jednej osoby, która nie potrafiła czegoś zrobić, tylko żeby zespołowo się zastanowić nad tym, jak możemy wybrnąć z danej sytuacji.

Pewnym ryzykiem dla Project Managerów jest to, że nie zawsze są mistrzami wyczucia sytuacji, budowania relacji, budowania aliansów, dlatego kawałki twardej wiedzy międzykulturowej mogą być bardzo pomocne w budowaniu tych kompetencji. Są to takie praktyczne wskazówki, które są łatwe do zaaplikowania i wdrożenia, a przekładają się bardzo na sukces projektu.

Jak PM może rozwijać swoje interpersonalne kompetencje?

Tych „miękkich” aspektów zarządzania projektami można się nauczyć z czasem, najczęściej na błędach, czy też dzięki wskazówkom od innych. Ważne jest wyciąganie wniosków z zakończonych projektów oraz odpowiednie ich interpretowanie. „Co poszło dobrze, co źle, co możemy zrobić inaczej.”  Cześć tych pytań możemy zadać na forum, a część podczas osobistej rozmowy. Po to, żeby jak najwięcej z tego doświadczenia można było wyciągnąć.

Istotne jest tu również zwracanie uwagi na różnice czasu, na strefy czasowe, tak żeby wiedzieć kiedy możemy uzyskać odpowiedź na zadane pytanie.

Warto pamiętać o tym, że nawet jeżeli jest to globalny projekt, to warto jest brać pod uwagę lokalne uwarunkowania. Zwracać na nie uwagę, jak również pamiętać o utrzymywaniu personalnych relacji z ludźmi, które wychodzą poza pracę.

 

Wskazówki dla początkującego międzynarodowego Project Managera

 

Świadomość siebie

Ważne jest to, żeby wiedzieć, jak inni ludzie mogą na nas reagować. Czy potrafimy np. zapanować nad mimiką twarzy,

Uważność na to co się dzieje

Dostrzeganie tego, że jakiś aspekt może wpływać na realizację danego przedsięwzięcia,.

Elastyczność

Zebranie wiedzy o zwyczajach danej kultury pozwala nam się przygotować na charakterystyczny dla danego pracownika styl pracy, jak również ustalić zasady współpracy dogodne dla obu stron.

Ciekawość innych kultur

Otwarcie się na to, czego możemy się nawzajem nauczyć od siebie, pracując w różnorodnych zespołach.

Ustalenie wspólnych zasad

Tak aby zespół wiedział na starcie, czego może od nas oczekiwać, jaki mamy styl pracy i zarządzania.

Mapowanie członków zespołu

Skąd się wywodzą, z jakiego kraju czy kultury – jak podchodzą do lidera, jak się komunikują, jak dają feedback, jakie mają podejście do czasu.

Nieformalne otwarcie projektu

Najpierw poznajmy się jako ludzie, a potem przejdźmy do pracy. Bazując na relacjach możemy naprawdę wiele osiągnąć!

 

 

 

Photo by Daria Nepriakhina on Unsplash

Img
Nie przegap nowych treści! Bądź zawsze O Krok Do Przodu
Zapisz się na mój newsletter i otrzymuj powiadomienia o nowych artykułach i podcastach. Nie zapomnij potwierdzić subskrypcji klikając w maila, którego ode mnie dostaniesz - dopiero wtedy naprawdę znajdziesz się wśród odbiorców :-)

Skomentuj podcast

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*