Decyzje to sport zespołowy? Po co i jak podejmować decyzje grupowo

Głowa pełna emocji, a sprawa dotyczy wielu osób. Podjęcie trafnej decyzji może być wyzwaniem. Kto jednak powiedział, że musisz brać tę decyzję na własne barki? Zaproś inne osoby do zaangażowania się w proces decyzyjny i wspólnie znajdźcie najlepsze rozwiązanie!

Podejmowanie decyzji – cykl artykułów

Ten tekst jest częścią cyklu o podejmowaniu decyzji. W innych artykułach znajdziesz tematy takie jak (podlinkuję jak kolejne teksty będą gotowe):

• Jak podejmujemy decyzje? Trudna prawda o ludzkich decyzjach
• Świetne decyzje? Maczał w tym palce facylitator 🙂 Co robi facylitator?
• W jaki sposób ludzie podejmują decyzje?
• Jak sprawić, żeby proces decyzji był jak najlepszy?
• Jak radzić sobie w przypadku braku zgodności lub wątpliwości co do trafności decyzji?
• Podejmowanie decyzji w różnych kulturach

Co z tego mamy, że podejmujemy decyzje w większym gronie?

Grupowe podejmowanie decyzji ma wiele zalet. Dzięki temu, że z decyzją mierzycie się jako grupa, zyskujesz dostęp do konkretnych korzyści. Zresztą, korzyści te osiągasz nie tylko Ty – macie możliwość skorzystać z nich wszyscy jako zespół!

Grupowe podejmowanie decyzji ma wiele zalet. Duża część korzyści jest związana z siłą różnorodności, jaką wnoszą członkowie zespołu.

Duża część korzyści jest związana z siłą różnorodności, jaką wnoszą członkowie zespołu. Każdy ma swoje konkretne doświadczenie, wiedzę, ale także – każdy ma konkretne znajomości, sieć kontaktów wśród których może szukać dostępu do informacji poprawiających podjęcie trafnej decyzji lub wpływać na jej wdrożenie. A zatem:

• jako grupa macie łącznie większą wiedzę i doświadczenie

– zyskujecie dostęp do większego zbioru informacji, które pomogą Wam lepiej zrozumieć naturę problemu, którego dotyczy decyzja

• jako grupa reprezentujecie różne punkty widzenia,

decyzja będzie więc w większym stopniu odnosić się do potrzeb różnych osób i grup, na których dotyczy

• członkowie grupy podejmują decyzje w różnorodny sposób,

na przykład jedni w naturalny sposób większą uwagę zwrócą na fakty, a inni na emocje – dzięki temu Wasza wspólna decyzja będzie bardziej kompletna, odnosząc się do różnych płaszczyzn sytuacji

• praca w grupie może stymulować kreatywność,

jesteście więc w stanie wypracować bardziej odkrywcze rozwiązania

• jeśli ludzie byli zaangażowani w podejmowanie decyzji, to w większym stopniu ją rozumieją

– a zatem mniej ją kwestionują wierząc, że ta decyzja jest słuszna. Nawet jeśli decyzja nie jest podjęta tak jak ja bym tego chciała, w grupowym procesie podejmowania decyzji usłyszałam potrzeby i perspektywy innych osób i rozumiem, że podjęta decyzja łączy wszystkie rozmaite interesy.
To działa także gdy decyzja dotyczy znacznie szerszego grona, a do procesu jej podjęcia zostali zaproszeni reprezentanci tego grona lub określonych grup.

Nasi tam byli? Na pewno zrobili co w ich mocy, żeby nasze potrzeby zostały uwzględnione!

• wspólne podejmowanie decyzji ma tez przełożenie na akceptowanie danej decyzji

W niektórych kulturach siła takiego grupowego podejmowania decyzji jest niesamowita. Czy wiecie, dlaczego Szwedzi lub Niemcy tak szanują przepisy? Bo wierzą, że decyzje zostały podjęte w sposób w najlepszym stopniu uwzględniający potrzeby i interesy różnych grup. O tym może kiedyś osobny artykuł 🙂 A zrozumienie i akceptowanie decyzji oznaczają, że szanse na jej wdrożenie znacznie rosną! Na co nam decyzja, która nie przekłada się na działanie?

Zrozumienie i akceptowanie decyzji oznaczają, że szanse na jej wdrożenie znacznie rosną!

Grupowe podejmowanie decyzji ma także wady

Niestety, podejmowanie decyzji w większym gronie to nie tylko kraina szczęśliwości i gwarancja sukcesu. Można natknąć się też na wyzwania, jakie niesie takie proces – a na niektórych nawet utknąć!

• Potrzeba więcej czasu.

Jeśli podejmuję decyzje sama, jestem w stanie zdecydować wręcz w okamgnieniu! Gdy zapraszam do tego dodatkowe osoby, wszystko zaczyna się wydłużać… Wyżej czytałaś o szwedzkim patencie na podejmowanie decyzji. Nie wspomniałam jednak, że taki proces podejmowania decyzji potrafi trwać, trwać, trwać. Mogą to być serie spotkań, na których uzgadnia się aktualny status, nowe informacje, w nowy sposób sformułowane potrzeby. Pomiędzy spotkaniami mają miejsce dodatkowe uzgodnienia pomiędzy zaangażowanymi w decyzje osobami, na przykład reprezentantami różnych działów. Podejmowanie decyzji tą drogą może zająć nie tylko godziny, ale dni, tygodnie, miesiące! Nie zawsze mamy gotowość czekać aż tak długo.

• Rozmywa się odpowiedzialność.

Decyzja nie w pełni mi się podoba? To nie ja tak zdecydowałam, to oni! Decyzja wypracowywana przez wiele osób nie ma jednego autora.

• Niektórzy wyobrażają sobie, że decyzja powinna być oparta na kompromisie.

Taki nacisk na konsensus, „musimy się wszyscy zgodzić”, jest niekorzystny. Powoduje podejmowanie decyzji wygodnych, a nie ambitnych. Członkowie grupy mogą popadać w konformizm, wycofywać się. Nie będę się wychylał. To i tak nie ma szans. – taki sposób myślenia obecny wśród członków zespołu podejmującego decyzje nie sprzyja dobrym rozwiązaniom!

• Myślenie grupowe, groupthink.

Członkowie grupy zaczynają wzajemnie się nakręcać, a myślenie podąża wzdłuż jakiejś jednej spirali. Zamiast korzystać z różnorodności, wpadają w studnię jednorodnego myślenia.

Sygnałem, że pojawiło się myślenie grupowe, jest radykalizacja.

Jeśli zauważacie, że idziecie w stronę rozwiązania, na które Ty osobiście ani żaden członek zespołu pojedynczo by się nie zdecydował, to bardzo silny sygnał. Niby w grupie raźniej… ale myślenie grupowe nie powala wytworzyć dobrych rozwiązań, zaślepiając Was na możliwości, opcje i warianty.  Sęk w tym, że będąc w tym procesie nie jest łatwo stać się go świadomym, to zjawisko mocno wciągające. Dlatego jeśli po spotkaniu, na którym podjęliście decyzję, czujesz że coś poszło w złą stronę – zbierz się na odwagę i opowiedz o swoich odczuciach i spostrzeżeniach związanych z tym, co zauważyłeś po czasie. Zaproponuj rewizję decyzji. Być może inni mają podobne odczucia!

• Dominacja jednostek.

– Ależ on naciska! Nie będę się kłócić. lub – Nie mam szans się przebić. – podejmowana w grupie decyzja może bardziej uwzględniać tych, którzy „głośniej krzyczą”. Jeśli nie zadbacie o to, żeby proces podejmowania decyzji był zbalansowany, pozostali członkowie grupy będą zaledwie obserwatorami tego, jak ktoś jeden wywiera wpływ na decyzję. A w grupowym podejmowaniu decyzji nie o to chodzi. Trudno też wtedy o to, żeby tak podjęta decyzja była zaakceptowana! Czasami, nieświadomie nawet, tę dominującą rolę przyjmuje lider – niby zaprosił członków zespołu na spotkanie w sprawie podjęcia decyzji, ale tak naprawdę na spotkaniu słucha głównie siebie. To zjawisko jest silniejsze w kulturach, gdzie dystans władzy jest wysoki.

• Okopanie na stanowiskach.

Ja myślę, że to jest dobre rozwiązanie. – A JA myślę, że tamto jest dobrym rozwiązaniem. Kiedy zaczyna się rozmowa o rozwiązaniach, zaczynamy przepychać się i przekonywać. To ślepa uliczka, która prowadzi do usztywnienia pozycji, wtedy nikt nie jest w stanie nikogo przekonać albo wygrywa silniejszy. Z tych sytuacji trzeba wyjść, wracając do rozmowy o potrzebach – z czego wyniknęły dane rozwiązania?

• Przy tym wszystkim są jeszcze obciążenie organizacyjne.

Trzeba przecież zapewnić termin, miejsce, a w wirtualnej przestrzenie platformę do spotkania i narzędzia umożliwiające sprawną dyskusję i generowanie rozwiązań – to już pikuś.

Na szczęście są na to wszystko sposoby 🙂

Lovallo i Sibony badali procesy podejmowania decyzji, przebadawszy ich ponad 1000. Tysiąc! Analizowali decyzje, których skutki były już znane – łatwiej było więc ocenić słuszność i trafność tych decyzji. Wiecie co odkryli? Możecie być zaskoczeni: na jakość i efekt podejmowanych decyzji zdecydowanie bardziej wpływała jakość procesu niż jakość analiz.

Na jakość i efekt podejmowanych decyzji zdecydowanie bardziej wpływa jakość procesu niż jakość analiz.

Czy to nie jest szokujące? Napiszę jeszcze raz: wcale nie okazało się aż tak ważne, czy została przeprowadzona gruntowna analiza i zebrane kompletne dane. Ważniejsze okazało się, co grupa podejmująca decyzję robiła z tymi (nawet mniej kompletnymi) danymi! Dlatego tak ważne jest zadbanie o to, w jaki sposób podejmujecie decyzje jako grupa.

A wiecie, że są osoby, które profesjonalnie zajmują się wspieraniem procesów podejmowania decyzji w grupie?

Facylitatorzy to ludzie, którzy zostali gruntownie przeszkoleni w zakresie procesów podejmowania decyzji i towarzyszących im zjawisk. Ja także jestem facylitatorem 😁 Facylitatorzy wiedzą, jak zadbać o jakość Waszej pracy i nie dopuścić do tego, by negatywne zjawiska związane z podejmowaniem decyzji wzięły górę. Dzięki nim praca nad decyzją toczy się w sprawny sposób.

Facylitator to osoba, która profesjonalnie wspiera podejmowanie decyzji.

Jak pracuje facylitator? Przeczytaj tutaj.

Jest więc nadzieja, że decyzje mogą być podejmowane w grupie dobrze i nawet lepiej niż indywidualnie. Konkretnie wtedy, kiedy zadbałeś o dobry proces. Jeśli potrzebujesz zadbać o niektóre ważne decyzje, które podejmujecie w firmie, śmiało zaproś mnie do współpracy.

Czytaj więcej (podlinkuję jak kolejne teksty będą gotowe):

• Jak podejmujemy decyzje? Trudna prawda o ludzkich decyzjach
• Świetne decyzje? Maczał w tym palce facylitator 🙂 Co robi facylitator?
• Jak sprawić, żeby proces decyzji był jak najlepszy?
• Jak radzić sobie w przypadku braku zgodności lub wątpliwości co do trafności decyzji?
• Podejmowanie decyzji w różnych kulturach