OKDP 032: Jak dbać o relacje w wirtualnym zespole? Dobre praktyki

Jak dbać o relacje, nie tylko praktyczne, ale także ludzkie i ciepłe, w wirtualnym zespole, w sytuacji kiedy każdy z nas pracuje z domu i nie mamy dostępu do czegoś takiego jak firmowa kuchnia, czy spotkanie na kawie. Jak budować relacje i bliskość, kiedy pracujemy w zespole nie tylko wirtualnym, ale także międzynarodowym, rozrzuconym przez różne kraje, narody, kultury i może nawet strefy czasowe. Jako jako menadżer wirtualnego zespołu możesz Ty sama zadbać o siebie? To też jest ważne pytanie.

Dzisiaj będę Wam na te pytania odpowiadać, a raczej podsuwać odpowiedzi, bo nie na wszystkie będę odpowiadać sama. Ale to nie wszystko! Jeszcze jedno pytanie na które warto spojrzeć jest skierowane do tych z Was, którzy reprezentują funkcję HR. Jak HR może systemowo wspierać poczucie przynależności do organizacji? Jak sprawić, żeby ludzie czuli, że pomimo tego, że każdy pracuje u siebie w mieszkaniu czy w domu, to jest częścią czegoś większego, co się nazywa firma?

Testuję zupełnie nowy format – zaprosiłam kilka osób do tego, żeby podzielili się ze mną tym, co naprawdę u nich działa.

Posłuchacie dzisiaj dwóch menadżerów i dwóch reprezentantów HR, którzy będą odpowiadać na pytanie o to, jak dbać o relacje w wirtualnym zespole. Swoimi doświadczeniami dzielą się z Wami: Kinga Baranowska, Learning and Development Leader w Lingaro, Norbert Nowak, Line Manager, Scrum Master w Viessmann, Magdalena Borkowska-Mazur Team Leader People and Culture, Maja Paradecka, HR Manager w Kemira.

Czego dowiesz się z tego odcinka:

• Jak dbać o relacje, nie tylko praktyczne, ale także ludzkie i ciepłe, gdy nie możemy się spotkać w firmowej kuchni na kawie?
• Co dają spotkania 1:1 i jak często powinny się one odbywać?
• Jak budować bliskość w zespole międzynarodowym, rozrzuconym na całym świecie?
• W jaki sposób powinni zadbać o siebie menadżerowie?
• Jak zbudować system komunikacji wewnętrznej w kilkusetosobowej organizacji?
• Jak sprawić, żeby ludzie czuli się częścią firmy?
• Co poleca Scrum Master jako najlepsze i najprostsze narzędzie do komunikacji?

A jeżeli nie chcesz, żeby ominął Cię nowy odcinek czy artykuł na portalu O Krok Do Przodu, to zapisz się na mailing, tak aby otrzymywać przypomnienie o premierowych publikacjach.

Zapraszam również obserwowania profilu na LinkedIn i subskrybowania kanału O Krok Do Przodu w wybranym odtwarzaczu.

Materiały wymienione w tym odcinku

• Podcast OKDP 013: Zdalna praca w firmie IT. Najlepsze praktyki od Lingaro Group
• Podcast OKDP 018: Online można zrobić wszystko. Jak uczy się PZU?
• Podcast MWF Grupa Mastermind – jak ją założyć i prowadzić. Praktyczny poradnik
• Artykuł 35 pytań na Twój wirtualny One to One z pracownikiem
• Artykuł Jak prowadzić wirtualne one to one? Dobre praktyki od Klaudii Olejniczak
• Artykuł Narzędzia do szkoleń i spotkań online – kreatywne inspiracje
• Artykuł Wirtualne zespoły. 12 pytań, które pomogą Ci zbudować zaangażowanie

Wiele firm i organizacji, które zwracają się do ETTA Leadership & Culture, pyta nas o sprawdzone, dobre praktyki w obszarze zarządzania wirtualnym zespołem. Ja zawsze staram się zrozumieć, co menadżerowie w danej firmie już potrafią, dlatego że uczenie się pracy w onlajnie nie dla każdego wygląda tak samo. Można starać się iść utartą ścieżką i kopiować to, co robią inni, ale można też uruchomić własną kreatywność i własne pomysły.

Dlatego w pierwszym kroku zachęcam Was do posłuchania Kingi Baranowskiej z Lingaro, która mówi o tym, jak oni w zespole HR wykorzystali zarówno dobre praktyki, jak i własną kreatywność, do tego żeby dobrze się czuć i razem fantastycznie pracować w wirtualnym zespole.

Jak dbać o relacje w wirtualnym zespole

Nasz zespół HR nie raz nazywany był przez innych sercem organizacji. Codziennie zaczynamy dzień od spotkania zespołowego, na którym zazwyczaj omawiamy czekające nas wyzwania, projekty, zadania. Zawsze pada pytanie:

Jakiego rodzaju wsparcia potrzebujesz od innych?

Jeszcze nigdy nie zdarzyło się, aby zgłoszona potrzeba pozostała bez echa. Nawet w bardzo zapracowanym czasie.

Niektóre ze spotkań poświęcamy na sprawdzenie tego, jak wygląda u nas poziom energii, w jakim jesteśmy nastroju, jak na nas wpływa świat zewnętrzny. Jeszcze inne spotkania poświęcamy na poznanie siebie. Dzieli się wspomnieniami pierwszej pracy, ulubionym miejscem na ziemi, czy też przepisami na dania regionalne. Niektóre z tych spotkań odbywamy w naszym pełnym zespole, czyli z koleżankami na Filipinach.

Co jeszcze robimy wyjątkowego? Hucznie świętujemy urodziny! Włącznie z niespodziankowymi kurierami, którzy przynoszą tort czy kwiaty, włączając kamerę pod drzwiami solenizanta, tak abyśmy mogli razem zaśpiewać 100 lat!

To za czym tęsknimy, gdy nie ma nas w biurze, to te zwykłe pogaduszki przy kawie. Dlatego czasem spotykamy się w godzinach wieczornych, po pracy, z winkiem w ręku, aby pogadać ze sobą tak od serca.

Zdarza się tak, że 15 minut luźnej rozmowy, dostarcza nam więcej informacji o danej osobie, niż rok współpracy w jednym projekcie.

Np. w przyszłym tygodniu spotykamy się wszyscy na wirtualnej pizzy. Rozesłaliśmy do wszystkich naszych pracowników w Polsce ponad 650 voucherów na pizzę, z taką zachętą, by umówić się zespołowo na wspólny lunch czy kolację.

Co dała nam praca zdalna jako zespołowi?

Mimo tego, że ten rok jest trudny, pełen wyzwań, to jest sporo rzeczy, które nam ułatwił. Od początku pracy zdalnej zorganizowaliśmy jako zespół kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt projektów. Dopracowaliśmy wiele tematów i procesów, na które wcześniej zwyczajnie nie było przestrzeni, lub nie widzieliśmy tak pilnej potrzeby. Jeszcze głębiej weszliśmy w temat metodyki agile w projektach HR-owych, a dzięki wspólnym projektom i codziennym wyzwaniom mieliśmy szansę dokonać wielu odkryć o samych sobie, o tym co nas łączy, a czasem też o różnicach między nami. Uważam, że dotychczasowy tryb zdalnej pracy wykorzystaliśmy jako zespół niezwykle efektywnie. Myślę, ze ten pozostały czas, przed powrotem do biur, wykorzystamy równie owocnie. Czego życzę również innym zespołom!

Jak pozostać ze sobą w kontakcie

Następny gość podcastu prezentuje perspektywę menadżerską. Norbert Nowak pracuje we wrocławskim oddziale Viessmann R&D Center na stanowisku Line Managera, ale również jako Scrum Master. Podzieli się w Wami wskazówkami na to, jak utrzymywać i budować relacje po przejściu na pracę zdalną.

Na wstępie chciałbym zaznaczyć, że było to dla mnie bardzo duże wyzwanie, ze względu na to, że moja praca opiera się głównie na pracy z ludźmi, z którymi muszę być w stałym kontakcie. Bardzo cenię sobie pracę w biurze, bo mamy super ludzi, relacje i świetną atmosferę. To jest jedna z największy zalet pracy u nas w centrum! Spotykamy się w kuchni, gdzie dowiadujemy się najwięcej o sytuacji w projektach, wymieniamy doświadczeniem, ale też po prostu rozmawiamy o tym co słychać u każdego z nas. Możemy wspólnie wypić kawę, zjeść lunch czy pograć w ping-ponga. A tu nagle przenosimy się do domów i jedyną formą komunikacji jest komunikator czy telefon. Na początku mega mnie to przytłoczyło! Zacząłem jednak szukać sposobów na kontakt z innymi i metody organizacji spotkań.

Zaczęło się od piątkowych spotkań z zespołem z włączonymi kamerkami, a później stało się to standardem. Sam teraz gdy nie włączę kamery, to zespół mi o tym przypomina. Okazuje się, że najprostsze rzeczy są najlepsze.

Włączona kamera i dźwięk dają więcej niż zwykły komunikator. Jesteś w stanie z kimś normalnie porozmawiać, ale też co ważne, zaobserwować jak dana osoba reaguje, co czuje.

Co do samych spotkań teamowych, staramy się na początku nie przechodzić do sedna sprawy, tylko pogadać sobie chwilę o tym co u nas, pośmiać się razem. Niby to takie oczywiste, ale najważniejsze jest to, żeby przede wszystkim być sobą i nie udawać. Jeśli jakieś rozwiązanie sprawdzi się w jednym projekcie to nie oznacza, że sprawdzi się w drugim. Są po prostu ludzie, którzy nie potrzebują dużego kontaktu z innymi. Wręcz cieszą się z tego, że pracują zdalnie, bo mogą skupić się na pracy. Ale nawet oni potrzebują od czasu do czasu pogadać.

Jednym ze sposobów jest wspólna kawa po porannym daily. 15-minutowy slot raz na dzień w zupełności wystarczy, żeby po prostu posiedzieć sobie razem przy kawie czy herbacie i pogadać. Czy to o projekcie, o pracy, czy też o innych sprawach. Nie zawsze nam się to udaje ze względu na sporą ilość pracy, jednak ten slot jest na stałe w kalendarzu, codziennie. Jak tylko mamy czas, to wykorzystujemy go na wspólną rozmowę.

Próbowaliśmy robić taką wirtualną kawę dla całej firmy, na początku pandemii, ale niestety nie sprawdziło się to za bardzo. Sam pomysł był super, tylko organizowanie spotkania dla 200 osób, w wirtualnym pokoju, nie jest proste.

Szef naszego centrum raz na miesiąc organizuje takie spotkania statusowe i w takim przypadku ilość osób nie stanowi problemu, bo głównie to my słuchamy. Największym technicznym problemem przy spotkaniach zdalnych jest to, że może mówić tylko jedna osoba na raz, a w spotkaniach na żywo naturalnie tworzą się grupy wokół wspólnych zainteresowań. Na to ciągle szukam rozwiązania.

Z innych pomysłów – w piątki organizujemy godzinne spotkanie na którym możemy zebrać się zespołowo i  wspólnie pograć online. Może być to cokolwiek, kalambury, haxball, czy jak ostatnio bardzo popularny Among Us. Organizujemy również eventy techniczne, gdzie możemy się spotykać i wymieniać doświadczeniem, pomóc rozwiązać jakiś problem, czy po prostu zaprezentować jakieś nowinki technologiczne w danym obszarze.

Wskazówki dla menadżera, Scrum Mastera

Zachęcam ludzi do dzwonienia, rozmawiania na kamerach. Pisanie jest spoko, ale często prowadzi do nieporozumień i konfliktów, bo każdy interpretuje wiadomość na komunikatorze na swój sposób. Często zwykła rozmowa, czy to na przez telefon, czy na kamerce, poprawia relacje i umożliwia rozwiązanie danego tematu w błyskawiczny sposób. Unikniemy wtedy niepotrzebnych nieporozumień. Jest to według mnie najlepszy i najprostszy sposób na fajny kontakt z innymi i dbanie o relacje.

Na koniec chciałbym przejść do bardzo ważnego wątku. My, menadżerowie, też musimy o sobie pamiętać.

Zaczęliśmy organizować sobie wspólne spotkania, dzwonić do siebie. Dużo się poprawiło w tym obszarze, bo na początku zapomnieliśmy totalnie o tym i skupiliśmy się wyłącznie na zespołach.  Prowadziło to do zmęczenia materiału i momentami takiej liderskiej samotności, dezorientacji.

Zaczęliśmy się też szkolić w obszarze zarządzania wirtualnym zespołem. To bardzo pomogło w zrozumieniu gdzie jesteśmy i jak się w tym środowisku odnaleźć. Musimy zrozumieć, że świat już nie będzie taki sam, nawet jak skończy się pandemia to zostaniemy już przy modelu hybrydowym. Dbajmy o zespoły i kontakt z nimi, ale też o relacje w zespole menadżerskim. Narzędzi mamy sporo, a tak naprawdę wystarczy kamera, stabilny net, no i dobre chęci.

Jak zdalnie zarządzać wielokulturowym zespołem 

Następne nagranie dotyczy działu HR, ale tak naprawdę osoby w roli menadżera międzynarodowego zespołu, który wspiera różne lokalizacje. Swoimi doświadczeniami podzieliła się z nami Magda Borkowska-Mazur.

Pracuję w dużej międzynarodowej korporacji w dziale HR. Zarządzam 8-osobowym, wielokulturowym zespołem, który wspiera z Krakowa procesy administracyjne i płacowe dla naszych spółek w Turcji, Serbii i Izraelu. Pracujemy zdalnie od marca 2020, w związku z pandemią. Wcześniej cały zespół pracował razem w biurze, mieliśmy też w firmie opcję kilku dni pracy z domu.

Oprócz podtrzymania już istniejących relacji z członkami zespołu, była dla mnie dodatkowym wyzwaniem sama ich budowa, gdyż przejęłam zespół zdalnie w czerwcu tego roku. Jeżeli chodzi o współpracę z naszymi kolegami w Turcji, Serbii i Izraelu, to już od dawna pracowaliśmy w trybie wirtualnym.

Co nam się sprawdza jako sposób na utrzymanie relacji wirtualnie

Mam to szczęście, że większość zespołu zna się i pracowała razem w biurze na ok. rok przed wybuchem pandemii, więc zdążyli stworzyć zgrany zespół. Sprawdzają nam się na pewno narzędzia do komunikacji, takie jak Microsoft Teams. Mamy tam wspólny kanał zespołowy, na którym każdy może się podzielić informacjami i wiedzą.

Raz w tygodniu mamy spotkanie całego zespołu, z włączonymi kamerami, i odkąd pracujemy zdalnie nie ma z tym włączaniem problemu. Na takim spotkaniu proszę o podzielenie się informacjami na temat tego:

• nad czym aktualnie pracujesz,
• czy są zagadnienia w których potrzebujesz wsparcia,

tak by poszczególni członkowie zespołu mogli sobie pomagać i żeby wiedzieli co dzieje się u innych.

Oprócz tego mamy piątkowe spotkania całego zespołu przy kawie, gdzie rozmawiamy na tematy niezwiązane z pracą. Mamy też zespołową grupę na WhatsAppie, gdzie dzielimy się pozapracowymi informacjami. Czasem przydaje się ona też do kontaktu z kimś, komu nagle przestaje działać internet 😉

Jako szef  mam też spotkania 1:1 z każdym członkiem zespołu osobno. Obecnie mamy je co dwa tygodnie, ale w razie potrzeby zespół wie, że może się do mnie zwrócić wtedy, gdy tego potrzebuje.

Staram się też na bieżąco z każdym z zespołu pogadać, chociażby na czacie, albo przedzwonić. Nieustannie też zachęcam zespół do tego, żeby się ze sobą na różne sposoby komunikował i wzajemnie wspierał.

Jak działać w systemowy sposób, tak aby ludzie czuli się częścią organizacji?

Na koniec wisienka na torcie! Maja Paradecka, która jest szefową HR w firmie Kemira, opowiada o tym jakie działania oni podjęli jako HR, które w długim okresie pozwalają ludziom zarówno się wentylować, jak i być na bieżąco z tym, co się dzieje w organizacji. Umożliwiają przepływ informacji pomiędzy pracownikiem a organizacją, jednocześnie pozwalają budować poczucie przynależności i zaangażowania.

Od początku przejścia w tryb zdalny liderzy byli bardzo zaangażowani w integrację pracowników. Praktykujemy organizację codziennych spotkań ze swoim zespołem, gdzie poruszane są nie tylko wątki zawodowe, ale w dużej mierze również tematy prywatne. Tematy, które łączą pracowników, które naprawdę ich integrują. Częstsze są teraz spotkania 1:1, czyli spotkania lider-pracownik. Są one dyktowane potrzebą – jeśli pracownik chce, to spotyka się częściej ze swoim liderem, zgłasza to.

Liderzy spotykają się też codziennie między sobą, na tzw. odprawach, gdzie dyskutują o tym, co się dzieje w biznesie, jakie są ważne tematy, ale też próbują zastąpić nieformalne spotkania przy kawie, które do tej pory odbywały się w biurze. Następuje wtedy wymiana tematów prywatnych, inspiracji, tego co nas łączy.

Nie boimy się tematów trudnych. Rozmawiamy o tym jak się czujemy podczas pandemii, co jest ciężkiego – dla lidera i pracownika.

Pomógł nam wdrożony ponad rok temu program dotyczący zdrowia psychicznego, nazwaliśmy go programem mental health. Bardzo dobrze sprawdza się on w obecnej rzeczywistości. My jako liderzy odbyliśmy warsztaty zarówno w biurze, jak i online, gdzie rozmawialiśmy o sytuacjach trudnych, kryzysowych. Jak radzić sobie z takimi sytuacjami, jak pomagać pracownikom. Jak przeprowadzić rozmowę w sytuacji trudnej dla pracownika.

Oprócz tego nasi pracownicy chętnie uczestniczą w tematycznych spotkaniach wirtualnych, które przygotowujemy jako dział HR, ale również które podsuwają nam jako pomysły nasi liderzy. To są spotkania, które dotyczą pracy zdalnej, radzenia sobie z kryzysem, odnajdywania radości w pracy wirtualnej. Są to bardzo wzmacniające spotkania. Mieliśmy spotkanie z psychologiem sportu, który opowiadał o tym jakie metody i narzędzia wykorzystywane są przez sportowców w ich ciężkiej pracy. Jest to taki moment, gdy pracownicy mogą się czegoś nauczyć, podyskutować na forum, mieć swoje refleksje i przemyślenia.

Komunikacja wewnętrzna w ramach firmy

Dodatkowo dział personalny stworzył taką platformę, gdzie raz w tygodniu odbywają się spotkania, które nazwaliśmy HR Coffee Call. Jest to czas na wymianę inspiracji i doświadczeń. Trwają one ok. 45 minut i odbywają się co piątek. Frekwencja jest duża, bierze w nich udział połowa pracowników z naszego działu. Poruszamy na nich stała agendę:

• tematy administracyjne,
• tematy HR-owe,
• inspiracje.

Na dzisiejszym spotkaniu mieliśmy okazję zobaczyć efekty prac naszych pracowników w wyniku programu Art Project. Mamy więc okazję do bieżącego przeglądu działań, które odbywają się w ramach nasze organizacji.

Podczas spotkań dla wszystkich pracowników, czyli tzw. town hall meetings, mamy kontakt z gośćmi zaproszonymi do organizacji. Są to menadżerowie, którzy są członkami zarządu, mówią o wynikach finansowych firmy, o tym w którą stronę idziemy, jak funkcjonuje organizacja. Te spotkania pozwalają nam zrozumieć organizację na ten konkretny moment.

Bardzo dużą rolę odgrywają tu ludzie. Liderzy, którzy są aktywni, czujni, są blisko pracowników. Mają z nimi dobrą relację.

Nasi pracownicy łączą się w kółka tematyczne, które zrzeszają ich wokół danego tematu.

Trenerzy wewnętrzni bardzo szybko przerzucili się do realizowania szkoleń online, używając do tego narzędzi, które są dostępne. Są to 3-godzinne warsztaty, które dotyczą zarówno tematów technicznych, produktowych, jak i miękkich, dotyczących negocjacji czy zarządzania projektem, budowania ścieżek karier.

Najważniejsze wskazówki z tego odcinka:

1. O relacje dbasz poprzez kontakt i zainteresowanie. Zaplanuj sobie w kalendarzu wirtualną kawę.
2. Pamiętaj o sile spotkań 1:1. Często a krótko, to jest najważniejsze!
3. Jako menadżer zadbaj też o siebie i o kontakt z innymi menadżerami.
4. Zapraszaj i włączaj przede wszystkim reagując na potrzeby ludzi. Bądź na bieżąco w kontakcie!

Photo by Tim Mossholder on Unsplash