„One to one’y zaczęłam prowadzić w czasie gdy cały mój zespół był rozrzucony po różnych lokalizacjach. Gdy poznałam moc tego narzędzia, od tego momentu stosuję je cały czas. To było 10 lat temu” – powiedziała mi Klaudia Olejniczak, szefowa TBS Center of Excellence japońskiej firmy farmaceutycznej Takeda.
Zapytałam Klaudię, jak prowadzi swoje wirtualne spotkania one to one. Dziś dowiesz się, po co Klaudia prowadzi spotkania one to one, jak często, jak długo, i w jaki sposób ustalane są tematy na każde spotkanie. Klaudia podzieli się także wskazówką, co różni spotkania one to one z menedżerami i z pracownikami operacyjnymi oraz opowie o największych wyzwaniach wirtualnych spotkań one to one.
Firma Takeda, w której pracuje Klaudia, to największa firma farmaceutyczna w Azji i jedna z 20 największych firm farmaceutycznych na świecie wg obrotów. Zatrudnia ponad 49 tys. pracowników. Centrala Takeda mieści się w Japonii w Tokio. Ten azjatycki gigant szanowany i doceniany jest nie tylko na Dalekim Wschodzie. W styczniu 2012 Takeda Oncology Company znalazła się w rankingu Fortune Magazine wśród 100 najbardziej pożądanych pracodawców w Stanach Zjednoczonych.
W skrócie – one to one’y u Klaudii:
-
Liczba bezpośrednich podwładnych: 4-5
-
Biuro czy zdalnie? zdalnie i face to face
-
Jak często? 1 x tydzień
-
Czas trwania? 60 minut
-
Pierwsze pytanie: Co mamy do przegadania?
Poniżej znajdziecie podsumowanie naszej rozmowy!
Prowadzisz rozmowy one to one w biurze czy zdalnie?
I tak i tak. W poprzedniej firmie raportowali do mnie ludzie z różnych krajów, więc nie było opcji na face to face. One to one’y musiały być zdalne. Było to wymuszone przez fakt, że ludzie pracowali w różnych lokalizacjach. Tym samym mam ponad 10 lat doświadczenia w zdalnych one to one’ach! Teraz od marca ciągle pracujemy z domu, więc mimo tego, że mam prawie wszystkich swoich pracowników na miejscu, ze względu na sytuację jesteśmy zmuszeni prowadzić wszystko zdalnie.
Jak często się spotykacie na one to one?
Dla mnie one to one’y to też spotkania statusowe, mamy je regularnie co tydzień. Mamy zaplanowane w kalendarzu z góry, że jest to zawsze określony dzień o określonej godzinie, bukujemy czas do końca roku co tydzień i to jest nasz czas. Tak samo mam ustawione ze swoją szefową i ze swoimi ludźmi.
Spotkanie one to one to nasz czas.
Dodatkowe spotkania one to one odbywają się średnio raz na dwa miesiące i są podyktowane dodatkowymi potrzebami związanymi z projektem.
W przypadku stanowisk operacyjnych byłyby to spotkania związane ze szczególną sytuacją, w której znajduje się pracownik.
Po co robisz spotkania one to one?
Na callach statusowych rozmawiamy o tym, co się dzieje, ustalamy priorytety, weryfikujemy czy to co ustaliliśmy w zeszłym tygodniu to nadal to, czym chcemy się zajmować.
Z calli statusowych może wyjść konieczność ustawienia dodatkowego spotkania one to one.
Jeżeli się okaże na statusie, że mamy jakiś dodatkowy temat, to się umawiamy szczegółowo. Takim tematem może być cel strategiczny, co do osiągnięcia którego pojawia się wątpliwość, mogą to być dodatkowe dyskusje na temat budżetu czy trwających projektów. Jest to wtedy zupełnie inna rozmowa one to one. Każde takie dodatkowe spotkanie one to one ma osobny konkretny cel, szczegółowo ustaloną agendę, wcześniej określamy co kto ma przygotować. Termin tych spotkań ustalamy dopiero jak jesteśmy przygotowani – żeby nie tracić czasu. To może być też performance review, robimy ocenę półroczną, miesięczną, kwartalną, w zależności od tego co jest potrzebne.
Zaznaczam, że od ponad 10 lat mam pod sobą osoby na poziomie menedżerskim lub wyższym. Trochę to wszystko inaczej może wyglądać jeśli ma się pod sobą osoby na stanowisku operacyjnym. Jeżeli ktoś jest team liderem i raportują do niego pracownicy operacyjni, to nie będzie prowadził spotkania strategicznego, tylko bardziej szczegółowe, operacyjne: na przykład jak rozwiązać dany problem, z którym mierzy się pracownik.
Ile czasu przeznaczasz na spotkanie one to one?
To zależy od tego, jak duży ktoś ma zespół, jak dużo jest tematów. Ustawiamy zawsze godzinę, żeby nie zabrakło nam czasu na rozmowę. Gdy temat zostanie wyczerpany szybciej, to po prostu kończymy spotkanie przed czasem. Wolimy takie rozwiązanie niż krótki slot… a potem szukanie nowego terminu w kalendarzu na dokończenie wątków. Jeżeli spotkanie trwa krócej niż godzinę to super. Jeżeli potrzeba – ustawiamy spotkanie dodatkowe. To dodatkowe spotkanie, też w zależności od tego jaki jest temat, trwa normalnie do godziny. Trzymamy się tego nawet jeśli robimy spotkanie oceniające.
W ramach spotkań one to one robię też typowe przeglądy postępów pracowników, rozmowy okresowe.
Uważam, że feedback się daje na bieżąco, ale zawsze warto zatrzymać się i raz na pół roku zobaczyć, czy pracownik osiąga wyniki zgodnie z naszymi oczekiwaniami, czy dowozi, czy zachowuje się zgodnie z tym czego oczekujemy.
Warto się spotkać na przegląd nawet po to, żeby poklepać kogoś po ramieniu, bo wszystko robi super. Takie indywidualne docenienie bardzo wzmacnia!
Skąd się wzięły u Ciebie one to one’y? Czy narzuca to korporacja czy to jest Twój sposób zarządzania?
Potrzeba spotkań one to one narodziła się sama. Kiedy zarządzałam zespołem ludzi w różnych lokalizacjach, uznaliśmy że warto spotykać się w ten sposób. Teraz świetnie mi się to sprawdza.
Przez chwilę miałam ludzi, którzy pracowali ze mną w jednym biurze i nie chcieli one to one’ów. Przychodzili do mnie jak był problem… i wtedy ja czułam, że mam bałagan.
Przez chwilę miałam ludzi, którzy pracowali ze mną w jednym biurze i nie chcieli one to one’ów. Przychodzili do mnie jak był problem… i wtedy ja czułam, że mam bałagan. Nie wiedziałam dokładnie, co się u nich dzieje, jaki jest status ich projektów. Jak masz spotkania statusowe, to się przygotowujesz, zbierasz sobie tematy które chcesz omówić: ja jako przełożony, mój podwładny tak samo. Przez te wszystkie lata bardzo podobnie wyglądają te rozmowy, bez względu na to czy w poprzedniej firmie czy w obecnej, u mnie jako przełożonego, ale też dla mnie jako podwładnego. Uważam, że obie strony czerpią korzyści z tych rozmów, niezależnie czy są one prowadzone stacjonarnie czy wirtualnie – liczy się sam fakt tego, że poświęcamy sobie 100% uwagi.
O czym rozmawiasz na spotkaniach one to one z Twoją szefową?
Lubię powiedzieć mojej szefowej, co dzieje się w każdym dziale którym zarządzam, nad czym ludzie pracują, jakie mają trudności – żeby miała ogólne rozeznanie. Nigdy nie wiesz, kiedy ta informacja okaże się potrzebna. Na przykład, moja szefowa może mieć spotkanie ze swoim szefostwem i okaże się ze czegoś „nie dowieźliśmy”. Jeśli moja szefowa wie, co dzieje się w moich zespołach, będzie mogła odpowiedzieć „Teraz pracują nad tym i nad tym, dowiem się o co chodzi”. Wtedy wszyscy wiedzą, że trzyma rękę na pulsie.
Jeżeli wiesz, nad czym kto pracuje, co się dzieje w organizacji, to wiesz jakie projekty są realizowane i masz też większy komfort.
Moi ludzie bardzo dobrze pracują, dużo się u nas dzieje. Dlatego na spotkaniach z moją szefową lubię się też pochwalić, np. jakie projekty realizujemy. To buduje nasz wewnętrzny PR w firmie. Dobrze żeby moja szefowa wiedziała, nad czym pracujemy, wtedy też może pochwalić nas gdzieś dalej. Zależy nam na tym, żeby o całym naszym zespole dobrze mówiono w organizacji. Czasem musisz się pochwalić, żeby ktoś zauważył że coś zrobiliśmy, usprawniliśmy, poprawiliśmy. Samo się przecież nie zrobiło!
Czasem musisz się pochwalić, żeby ktoś zauważył że coś zrobiliśmy, usprawniliśmy, poprawiliśmy. Samo się przecież nie zrobiło!
Jak przygotowujesz się do spotkań one to one?
Mam wypracowany nawyk, że siadam chwilę i zastanawiam się:
- co zespół do tej pory zrobił,
- nad czym obecnie pracuje,
- czy są jakieś kwestie, gdzie potrzebne są decyzje?
Być może są decyzje, które musi podjąć moja szefowa, być może decyzje do których ja potrzebuję dodatkowych informacji.
Wszystkie te punkty sobie notuję. Można notować w One Note, Excelu, w kalendarzu. Ja sobie te punkty zbieram na bieżąco, nie czekam do momentu spotkania. Potem przegaduję te tematy na spotkaniu one to one. Jeśli coś jest pilne, reaguję od razu, piszę maila lub wiadomość na czacie, ale większość tematów czeka do momentu naszej rozmowy, czy to z szefową czy z podwładnymi. Przygotowuję się więc poprzez listę.
Jedną z moich zasad jest zawsze: be prepared!
Jeśli jest to spotkanie strategiczne lub podsumowujące pracę, przygotowuję się o wiele gruntowniej. Jeśli mam dać jakiś feedback, często najpierw zasięgnę języka od osób, z którymi dana osoba pracuje – żeby potwierdzić moją opinię lub ją zanegować, żeby zrozumieć czy w danym temacie rzeczywiście mamy problem czy nie. W zależności od tego, jaki jest temat, to przygotowanie jest dłuższe lub krótsze, ale zdecydowanie jedną z moich zasad jest zawsze „be prepared!”.
Jak ustalacie agendę spotkania?
Najczęściej po prostu na początku spotkania wymieniamy tematy, które dzisiaj chcemy omówić – i wybieramy. U mnie to podwładny decyduje. Pytam: Który temat jest najważniejszy dla Ciebie na dzisiaj? Na spotkaniach one to one zakładam, że to jest mój czas dla pracownika. Moja szefowa robi dokładnie tak samo. Zawsze tak było, że to podwładny jest prowadzącym, chyba że jest jakiś kluczowy, mega istotny temat po mojej stronie.
Pytam: Który temat jest najważniejszy dla Ciebie na dzisiaj?
Młodym menedżerom zwróciłabym uwagę: Poznaj swojego pracownika. Know your people. Nie wyobrażam sobie, że nie wiem, czy mój pracownik ma dzieci, czy ma kogoś chorego w rodzinie, czy ma warunki do pracy, czy go dziś boli głowa. Początkujący menedżer potrzebuje zbudować relację – trzeba pamiętać, że musi być obecna ta część spotkania na bycie człowiekiem w stosunku do swoich ludzi, nie tylko na sprawy czysto zawodowe. To są delikatne punkty, bo jeśli ktoś nie chce powiedzieć, to nie możemy dopytywać.
Jakie są Twoje sposoby na kruszenie lodów?
Najłatwiej jest otworzyć siebie i coś od siebie dać. Powiedzieć „Ach te moje dzieciaki, co one ostatnio wymyśliły”. To rezonuje i otwiera. Ludziom łatwiej jest się otworzyć jeśli Ty otworzysz się pierwszy.
Jakie jest Twoje największe wyzwanie związane z one to one’ami?
Jedno – to żeby w miarę trzymać się agendy i zrealizować tematy.
Drugie to ludzkie trudności, z którymi się mierzymy. Umieć pomóc, szczególnie gdy jest to na odległość. Czasem dowiadujesz się, że u kogoś tato jest chory, pojechał do szpitala. Widzisz że zaraz ktoś się popłacze – lub już płacze – a Ty jesteś z drugiej strony monitora i nic z tym nie możesz zrobić. Ostatnio tego doświadczyłam. To jest chwila, żeby pomóc człowiekowi uspokoić się, wyciszyć. Powiedzieć: „Tu jest praca, tu jest życie, pooddychaj chwilę. Ustalmy plan działania, co jest pilne i co ja mam pilnie przejąć od Ciebie bo ty musisz jechać zająć się tatą”. Czasem ludzie potrzebują tego, żeby poklepać po ramieniu, przytulić.
To jest chwila, żeby pomóc człowiekowi uspokoić się, wyciszyć.
Dużo ludzi powie, że bardzo trudny jest negatywny feedback – ale jak podejdziesz do tego merytorycznie, wyłączysz emocje, skupisz się na tym, żeby dowiedzieć się co się faktycznie zadziało i jak możemy tę sytuację naprawić, to zupełnie inaczej się rozmawia. Najgorsze są ogólne hasła typu „zawiodłem się na tobie” – ale jeśli rozbierzesz sytuację na czynniki pierwsze, powiesz „To było bardzo ważne zadanie, czy wiedziałeś że trzeba to dostarczyć na czwartą, co sprawiło że tego nie zrobiłeś?” – może okazać się że wystąpiły jakieś zupełnie obiektywne rzeczy po drodze i zupełnie inaczej, dużo konstruktywniej przebiega rozmowa. Jest dużo bardzo dobrej literatury na ten temat, dawanie feedbacku można i warto ćwiczyć.
Po czym poznajesz, czy Twoje spotkanie one to one było udane?
Na spotkaniach statusowych, to kwestia czy efektywnie rozmawiamy i wymieniamy się informacjami w ciągu tygodnia.
Udane spotkanie strategiczne lub oceniające to konsensus: rozumiemy się i ja i i mój pracownik wiemy jakie są następne kroki.
One to one’y mają ogromną wartość.
Serdecznie dziękuję Klaudii za tyle dobrych praktyk! ❤️
Jeśli zastanawiacie się, jak zacząć dobre wirtualne spotkanie – pomoże Wam tekst 35 pytań na Twój wirtualny One to One z pracownikiem.
Jeśli obawiasz się, że najbliższe spotkanie może być trudne, zajrzyj też do artykułu Wybuch emocji na spotkaniu z pracownikiem. Jak sobie poradzić?.
A jeśli chciałabyś wiedzieć jeszcze więcej, w sklepie ETTA znajdziesz webinar Jak przekazywać trudne informacje aby nie obniżyć zaangażowania. Śmiało zajrzyj tam po więcej użytecznych treści!
Jakie rzeczy są najważniejsze na Twoich spotkaniach one to one? Podziel się opinią w komentarzu! 😀
Photo by Paul Engel on Unsplash
Skomentuj artykuł