Jak poprowadzić udane spotkanie One to One w wirtualu? Dziś podpowiem Ci, jakie pytania możesz zadać, żeby rozmowa na Waszym wirtualnym spotkaniu była znacząca, a całe spotkanie budowało Waszą relację i przynosiło korzyści.
Czy wirtualny one to one różni się od tego „w realu”?
Dobra wiadomość jest taka, że co do zasady – nie.
Cel spotkania pozostaje ten sam, możecie pracować wedle tej samej agendy.
Jeśli więc dotychczas prowadziłaś udane spotkania one to one, bazę masz już gotową! Teraz w wirtualu potrzebujesz jedynie kilka technicznych podpowiedzi – i delikatnie przesunąć akcenty.
To, co jest inne na wirtualnych spotkaniach one to one, to kontekst Waszej współpracy.
Jeśli dotychczas pracowaliście face to face, a teraz wskoczyliście w tryb wirtualny, jest to znacząca zmiana dla Waszego sposobu funkcjonowania. Bezpośrednio odnosi się do tego, w jaki sposób budujecie relacje, jak trzymacie zaangażowanie, jak działa komunikacja wewnątrz zespołu. Wirtualna współpraca to taka sama umiejętność jak każda inna – trzeba się jej nauczyć. Nauczyć potrzebujesz się nie tylko Ty jako menadżer, ale też każdy z Twoich pracowników i Wy wszyscy jako zespół. Dlatego nabywanie kompetencji pracy i współpracy w wirtualnym środowisku może zająć miesiące, kwartały, a nawet lata.
Jeśli stale pracujecie w wirtualu, to w stały sposób potrzebujecie na spotkaniu one to one uwzględniać aspekty takie jak budowanie relacji, w tym osobistej relacji, wellbeing oraz produktywność.
Na wirtualnym spotkaniu one to one potrzebujecie w większym stopniu uwzględniać aspekty takie jak budowanie relacji, wellbeing oraz produktywność.
Jak prowadzić udane wirtualne one to one’y? Kilka wskazówek
-
Kamerka
Większość ludzi, którzy na co dzień współpracują wirtualnie, docenia kamerkę na wirtualnym one to one. To moment osobistego kontaktu z pracownikiem / z menadżerem, a kamerka pozwala przez chwilę „prawie spojrzeć sobie w oczy”. Niektóre firmy, takie jak Zapier, nawet rekomendują kamerkę jako obowiązkowy element spotkań. Ja nie szłabym tak daleko. Zdecydujcie sami, co Wam pasuje i co dla Was stanowi najważniejszy aspekt spotkania.
-
Częściej a krócej
W moich korporacyjnych czasach one to one’y robiłam raz na tydzień. Pół godziny sam na sam z moim menedżerem było dla mnie ważnym punktem tygodnia. W wirtualnym kontekście, gdy macie mniej naturalnych okazji zagadnąć się biurko w biurko, tematy lubią się kumulować. Lepiej rozgadać je na bieżąco zamiast pozwalać sprawom czy wątpliwościom kisnąć. Dlatego moja rekomendacja dla Waszych wirtualnych zespołów: 30 minut raz na tydzień! W ten sposób utrzymacie energię, nie zmęczycie się spotkaniem i dajecie sobie szansę być całkiem na bieżąco 🙂 Nie wspomniałam, że mój ówczesny menadżer siedział w Szwajcarii, a na żywo spotkałam go chyba całe… dwa razy!
Moja rekomendacja dla Waszych wirtualnych zespołów: 30 minut raz na tydzień!
-
Dopasujcie formę do potrzeb
Spotkanie ma służyć Wam, Waszej relacji, otwartości, zaufaniu i synchronizacji. Nie musicie ani realizować określonej agendy ani określonego formatu spotkania. Dlaczegóż by więc nie wyjść na chwilę zza biurka i nie porozmawiać podczas spaceru? Jeśli pracujecie z domów, dajcie sobie wzajemnie prezent w postaci rozmowy telefonicznej zamiast kamerki. Nie ma „jedynego słusznego” sposobu prowadzenia spotkań one to one – wszystko co sobie wymyślicie jest ok 🙂
Trzon wirtualnych one to one’ów
Będzie Ci łatwiej nabyć swobodę w prowadzeniu wirtualnych spotkań, jeśli zorganizujesz sobie rozmowę wokół kilku podstawowych punktów. Przykładowe pytania, jakie Ci tu podrzucam to
- Co u Ciebie? Jak się sprawy mają? – pytasz tu zarówno o sprawy firmowe, jak i poza-firmowe. Zdecydujcie, które obszary są ważne na dzisiaj.
- Co ostatnio masz na tapecie?
- Jakie emocje Ci w tym towarzyszą?
- Co Ci się udało, z czego jesteś dumny?
- Jakie napotykasz przeszkody?
- Co wymyśliłeś? (jako rozwiązanie)
- Jakie są dla Ciebie teraz najważniejsze sprawy? – sprawdzasz tym czy Wasze priorytety są zsynchronizowane
- Czego potrzebujesz?
- O czym (jeszcze) chciałbyś dziś pogadać?
Doświadczenie wirtualnej pracy – dla wirtualnych nowicjuszy
Jeśli dopiero niedawno przenieśliście się w wirtualny kontekst, warto sprawdzać jak pracownik doświadcza pracy w wirtualnym trybie. Na tym etapie możesz dużo mu pomóc, ale też jeśli coś miałoby pójść źle, masz szansę przeciwdziałać negatywnemu obrotowi spraw włączając kilka pytań w Wasz one to one. Stąd polecam:
- Jak to jest dla Ciebie pracować z domu? Jakie to doświadczenie?
- Co już polubiłaś w wirtualnej pracy? Co jest dla Ciebie łatwe?
- Co stanowi dla Ciebie wyzwanie w wirtualnej współpracy? Co jest dla Ciebie trudne?
- Jak sprawdzają Ci się narzędzia?
- Co potrzebujesz żeby było Ci łatwiej / efektywniej pracować w wirtualnym trybie?
- Jak widzisz naszą współpracę w zespole?
- Czego Ci brakuje, czego jest za dużo w tej wirtualnej pracy?
Budowanie relacji w wirtualnym kontekście
Jedną z dużych różnic pomiędzy pracą w trybie wirtualnym a taką w trybie stacjonarnym biurowym jest to, że budowaniu relacji potrzebujesz poświęcić uwagę explicite. Nie możesz już zakładać, że „rozmowy przy automacie do kawy” wydarzą się samoistnie. Dlatego kilka pytań wokół relacji jest w wirtualnym kontekście potrzebne o wiele bardziej niż w face to face.
- Jak Ci się żyje?
- Co czujesz?
- Jak tam rodzina?
- Jakie masz plany na weekend?
- W jaki sposób odpoczywasz?
- Co ciekawego widziałeś ostatnio?
Wirtualne dbanie o wellbeing
Dbanie o energię i dobrostan to duża sztuka na co dzień, a w trybie przymusowej pracy z domu… nabiera zupełnie innego wymiaru. Praca z domu wymaga niekiedy zbudowania zupełnie nowych nawyków związanych z odpoczywaniem, gromadzeniem energii i organizacją dnia. Zadając pytania o wellbeing, nie tylko możesz lepiej zrozumieć, co potrzebne jest Twojemu pracownikowi – możesz też sama się czymś zainspirować!
- Jak oceniasz swój poziom energii?
- Jak dbasz o swój poziom energii? Co daje Ci energię?
- Z Twoich działań dla firmy, co dodaje Ci energii, a Cię drenuje?
- Jak oceniasz Twój tryb życia, na ile jest zdrowy i aktywny?
- Jak sobie rozdzielasz sprawy zawodowe i domowe?
- Czy czujesz się samotnie lub odizolowany?
Wirtualna komunikacja to duży temat
Komunikacja w wirtualnym zespole jest jak bieżąca woda w Twoim mieszkaniu. Gdy jej za mało, nie masz czym spuścić wody i zaczyna się smród. Gdy jej za dużo, płacisz wysokie rachunki i możesz pośliznąć się w kałuży na podłodze. Bez komunikacji – nie da rady. W wirtualnym zespole komunikacja musi mieć określoną częstotliwość, pasującą do Waszego stylu pracy i Waszych potrzeb tak zawodowych, jak i osobistych oraz płynąć do określonych osób i przez określone kanały. Dlatego gdy pracujecie w wirtualnym kontekście, warto zapytać o komunikację.
- Jak odbierasz ilość komunikacji w zespole / w firmie? Jest tego dużo czy mało?
- Czy w wystarczający sposób jesteś poinformowana o tym, co dzieje się w zespole / w firmie?
- W temacie komunikacji, co Twoim zdaniem mogłabym robić więcej / mniej / inaczej?
- Czy decyzje zapadają w sposób wystarczająco zrozumiały i transparentny z Twojej perspektywy?
- Jak oceniasz swoją wiedzę o tym, co dzieje się u mnie i u kolegów z zespołu? Czy wiesz wystarczająco dużo?
Wirtualna produktywność to konkretne wyniki
Produktywność w wirtualnym zespole może być fantastyczna, wiele osób które wyszło z open space’a nie chce do niego wracać właśnie ze względu na satysfakcję, jaka daje indywidualna produktywna praca. Jednak nie dla każdego i nie zawsze tak musi być. Stąd pytania dotyczące produktywności.
- Na ile czujesz, że pracujesz produktywnie?
- Jak wygląda w tej chwili Twoje obciążenie pracą? Czy coś powinniśmy zdjąć / dodać / zmienić priorytet?
- Na ile masz jasność jeśli chodzi o priorytety na ten moment?
- W jaki sposób dbasz o koncentrację gdy pracujesz w domu?
- Czy masz dostęp do tych informacji i zasobów, których potrzebujesz?
Wirtualnie… słuchaj!!!
No i wreszcie najważniejsza sprawa: po co Ci te pytania? Wybierz te, które są dla Ciebie i dla Was istotne i… słuchaj. Słuchaj co powie Ci Twój pracownik. Dopytaj, upewnij się że dobrze rozumiesz. Jak powiedział Czcigodny Dalaj Lama
Kiedy mówisz, tylko powtarzasz to co już wiesz. Ale jeśli posłuchasz, możesz dowiedzieć się czegoś nowego.
A potem wspólnie planujcie działania – i rośnijcie! Powodzenia 🙂
W pracy nad testem korzystałam z artykułu Remote 1:1 meetings: 30 questions to ask.
Polecam Wam również artykuł jaki może Wam pomóc w trudnych rozmowach 1:1 Wybuch emocji na spotkaniu z pracownikiem. Jak sobie poradzić?
Jeśli chcesz nauczyć liderów w swojej organizacji, jak z sukcesem prowadzić rozmowy 1:1, zapraszam na szkolenie z ETTA Leadership & Culture.
Skomentuj artykuł