OKDP 034: Wirtualny onboarding w najlepszym wydaniu – case study UPM

Dziś poznacie historię organizacji, która onboarding dla kilkuset osób przeprowadziła praktycznie całkowicie wirtualnie i to w okresie pandemii!

Monika Chutnik
Wirtualny onboarding w najlepszym wydaniu – case study UPM

Dzisiaj spotykamy się po to, żeby porozmawiać o temacie, nad którym wiele organizacji w okresie ostatniego roku łamało sobie głowę.

Jak zapewnić dobre doświadczenie pracownika wchodzącego do firmy, po to żeby on miał nie tylko jak najlepsze wrażenie, ale też w efekcie jak najdłużej chciał z nami zostać, żeby mógł jak najlepiej się z nami czuć.

Udało mi się dotrzeć do firmy, która wygląda na to, że ten wirtualny onboarding naprawdę wzięła za rogi i potrafiła się z nim całkiem nieźle uporać. Moją rozmówczynią dzisiaj jest Marta Myślicka-Piwko, Senior HR Manager w UPM, która szeroko rozumianym HR-em zajmuje się od blisko 15 lat. Od 2010 r. pełni funkcję HR Business Partnera, nadzorując procesy biznesowe w dużych, międzynarodowych korporacjach – głównie z branży IT.

 

Czego dowiesz się z tego odcinka?

  • Jak przeprowadzić onboarding w czasie pandemii
  • Jakie są czynniki sukcesu w zdalnym onboardingu
  • W jaki sposób mówić o firmowych wartościach
  • Jak jest rola menadżerów w procesie onboardingu
  • Czym onboarding tradycyjny różni się od wirtualnego
  • Kiedy onboarding można uznać za udany dla obu stron

 

Trzy najważniejsze rzeczy jakie ja sobie wyciągam z tej rozmowy to: pytaj i słuchaj, czyli stwarzanie przestrzeni na dialog, dostosowuj na bieżąco, skup się na tym co najważniejsze –  ostatecznie forma onboardingu jest drugorzędna.

 


Inne materiały wymienione w podcaście:

  • Odcinek 32. w którym liderzy i HRy dzielą się swoimi doświadczeniami Jak dbać o relacje w wirtualnym zespole? Dobre praktyki
  • Odcinek 23. o procesie przechodzenia przez zmianę Cztery pokoje zmiany. Jak pomóc Twoim ludziom przejść zmianę szybciej i efektywniej
  • Odcinek 20. z którego dowiecie się Jak rozmawiać o zdrowiu psychicznym w pracy? Wskazówki dla liderów

Kilka słów wstępu o UPM

Firma UPM wywodzi się z Finlandii, jest firmą z ponad 100-letnią tradycją, a działa w przemyśle związanym z przetwórstwem drewna. Finowie są bardzo dumni ze swojej przyrody, więc praca w obszarze związanym z przemysłem drzewnym jest powodem do dumy. Obejmuje od wiele produktów specjalistycznych, od etykiet, poprzez energetykę po produkty BIO. Skandynawia przoduje w proekologicznych rozwiązaniach, a UPM jest jednym z liderów. Wizyta w fabryce jest jednym z elementów onboardingu, tak aby móc poczuć biznes i zrozumieć jego specyfikę.

Wrocław Business HUB powstał w styczniu 2020 r. i realizowane są tam procesy biznesowe, logistyczne i finansowe dla całej organizacji. Zatrudniamy ponad 230 osób, specjalistów z różnych dziedzin, które obsługują globalne procesy. Cały proces budowania centrum przypadał więc na okres pandemii, ponieważ zatrudnienia ruszyły 1 lutego 2021 r.

Wiedzieliśmy, że dobry onboarding, czyli dobre wprowadzenie ludzi do firmy, jest dla nas kluczowe.

Może dla słuchaczy zabrzmi to jak taka oczywista oczywistość, jednak dla nas ten etap był naprawdę ważny, bo zaczynaliśmy praktycznie od zera. Wiele procesów było nie do końca wdrożonych, rezydowaliśmy w tymczasowym biurze, uczyliśmy się na bieżąco. Ważne było dla nas to, żeby zarazić nowych ludzi entuzjazmem, zaangażować ich we współtworzenie naszego centrum. To było nasze podstawowe założenie.

Jak przeprowadzić onboarding w czasie pandemii

Gdy wybuchła pandemia, to my mieliśmy większość osób już zrekrutowanych. Przyjęli oni nasze oferty i wiedzieliśmy, że niedługo do nas dołączą. Więc po dwóch pierwszych miesiącach funkcjonowania, gdy wybuchła pandemia, musieliśmy się przełączyć całkowicie na onboarding w 100% zdalny. No i zrobiliśmy to!

W fińskiej kulturze pracy planowanie każdego projektu to jest bardzo duża i bardzo ważna część. W naszych działaniach dotyczących onboardingu było podobnie.

Podstawą było stworzenie dobrego, merytorycznego planu onboardingu. Przede wszystkim my staraliśmy się „wejść w buty” naszego nowego pracownika, tak aby nie zarzucić go treściami, ogromną ilością detali. Uważam, że treści przekazywane na starcie powinny być jak najprostsze, praktyczne, tak aby ułatwić im poruszanie się po firmie. Powinni widzieć „gdzie, z kim i do kogo”.

 

Czynniki sukcesu w zdalnym onboardingu

 

  • Setup techniczny w biurze

Doszliśmy do wniosku, że najważniejsze są tu sprawy techniczne, ponieważ bez sprawnie działającego komputera i aplikacji, nie da się przeprowadzić onboardingu. Pierwszego dnia organizowane jest spotkanie w biurze z działem IT i przekazanie sprzętu.

  • Cykl szkoleń wdrożeniowych

Realizowany w pierwszym tygodniu pracy, oddzielonych od siebie odpowiedniej długości przerwami, tak aby nie „zamęczyć” onlajnem nowego pracownika. Korzystamy ze spotkań na żywo i bazy obowiązkowych szkoleń e-learningowych.

  • Konstruktywny feedback

W formie rozmowy z nowymi pracownikami, tak aby w trakcie wirtualnego spotkania omówić wnioski i wrażenia  z tego etapu. Po pierwszym miesiącu onboardingu usłyszeliśmy zarówno bardzo budujące opinie, jak i te o zbyt dużej ilości materiału i przytłoczeniu. Wymaga to zbudowania atmosfery otwartości i szczerości.

  • Ciągłe uczenie się

Doskonalenie procesu na podstawie wskazówek zbieranych cyklicznie od pracowników.

  • Dobra komunikacja

Bardzo dbamy o to, żeby nasi pracownicy od startu, czyli od momentu przyjęcia oferty, wiedzieli dokładnie o tym co się będzie działo. Szczegółowy harmonogram przesyłany jest na maila przed pierwszym dniem onboardingu.

  • Sesje f2f 

Pierwsza sesja welcome. Zachęcamy pracowników do używania kamerek, tak aby móc się ze sobą poznać, spojrzeć sobie wirtualnie w oczy.

  • Dedykowana sesja z HRSC

Wsparcie w wypełnianiu dokumentów i w kwestiach technicznych.

  • Prezentacje biznesowe

Pigułki wiedzy nt. organizacji i tego czym się zajmujemy, jakie są ścieżki rozwoju.

  • Szkolenie o kulturze fińskiej

Prowadzone przez wolontariuszy, którzy są pasjonatami Finlandii i pracują w UPM od wielu lat. Sami zbudowali program szkolenia i prowadzą je w bardzo nieformalnej atmosferze.

 

Chciałabym podkreślić to, że wg nas kluczowym czynnikiem sukcesu jeżeli chodzi o ten onboardingowy projekt, jest bezpośredni kontakt. Szkolenia prowadzone są w naturalny sposób, stawiamy na interakcję z uczestnikami, a nie na omawianie strategii firmy. Dużo czasu poświęcamy na to, żeby każdy mógł się przedstawić zespołowi. Szukamy wspólnych punktów i obszarów zainteresowań. To buduje przyjazną atmosferę.

Jeżeli ludzi mają możliwość podzielenia się swoją pasją, swoim hobby, to ja wierzę, że to właśnie sprzyja budowaniu dobrej relacji od samego początku.

Widzimy to, że ten luźniejszy sposób prowadzenia spotkań spotyka się z dobrym odbiorem.

 

Jak mówić o wartościach firmowych

Tak jak wspominałam UPM jest fińską firmą z tradycjami, więc wyznawane wartości są tu bardzo ważne. Da się to odczuć już w pierwszych tygodniach pracy.

UPM ma zdefiniowane trzy główne wartości:

  1. Trust and be trusted

  2. Achieve together

  3. Renew with courage

Brzmią one bardzo prosto i są one w UPM naprawdę żywe, a nie wiszą na ścianie. Każdy menadżer działa zgodnie z nimi – pracuje nad zaufaniem, wspólną pracą.

Naszym celem na onboarding jest zarażenie ludziom tymi wartościami i tym, żeby chcieli je stosować dalej. Bo to od nas zależy jak ta firma będzie wyglądała i jak będzie się nam w niej pracować.

Do tej pory nam się to udaje 😉

 

Rola menadżerów w procesie onboardingu

 

Oczywiście menadżerowie są w tym procesie niezbędni. Ich wsparcie i zaangażowanie to jest coś, na co liczymy, ale też od początku to widzimy. Mają oni od początku wpojone wartości UPM, więc ich troska o nowych pracowników jest jak najbardziej autentyczna. Dbają o to, żeby wejście pracowników do nowej firmy było jak najbardziej łagodne, sympatyczne. Po pierwszym miesiącu pracy wykonujemy rozmowy feedbackowe i pracownicy mówią o tym, że menadżerowie są obecni w ich życiu od samego początku i okazują swoje realne wsparcie.

Menadżer kontaktuje się z potencjalnym pracownikiem jeszcze przed okresem zatrudnienia, bo sam często składa mu ofertę zatrudnienia.

Następnie mamy proces, który nazywamy joining experience, w którym menadżer jest w kontakcie z pracownikiem od momentu przyjęcia oferty pracy, do jej rozpoczęcia. Wysyła maila powitalnego, daje znać o możliwości zadawania pytań, co jest szczególnie ważne w okresie pandemii.

Menadżer wita też nowego pracownika w trakcie jego pierwszego dnia, przyjeżdża specjalnie do biura, tak aby połączyć to z odbiorem sprzętu. Obecny jest również w trakcie pierwszego tygodnia onboardingu, wplatając swoje spotkania w ten proces.

 

Jak będzie wyglądał onboarding w przyszłości?

UPM jest taką firmą, że stawiamy mocno na bezpośredni kontakt, dlatego my nie przełączymy się na pracę zdalną, tak jak wiele innych firm IT. Będziemy jednak korzystać z tych możliwości jakie dała nam praca zdalna. Dlatego naszym scenariuszem na przyszłość jest model hybrydowy. Na pewno więcej czasu spędzać będziemy na wirtualnej formule onboardingu niż wcześniej.

Czy to jest oboarding zdalny, czy stacjonarny, to te same rzeczy są ważne: zarażanie pasją, entuzjazmem, pokazanie firmowych wartości i tego, że je realnie stosujemy.

Te wszystkie elementy, prezentacje o biznesie czy kulturze fińskiej, chcemy pokazać niezależnie od formy spotkania. W onboardingu zdalnym bardzo ważne są technikalia, tak aby cały ten proces przebiegał bezproblemowo. czyli działający sprzęt, precyzyjnie zaplanowany czas z przerwami między sesjami, skupienie na dostarczeniu kompletu informacji. Ja mam poczucie, że liczy się cel, a nie forma onboardingu i to chciałam podkreślić.

 

Photo by Nico Smit on Unsplash

Img
Nie przegap nowych treści! Bądź zawsze O Krok Do Przodu
Zapisz się na mój newsletter i otrzymuj powiadomienia o nowych artykułach i podcastach. Nie zapomnij potwierdzić subskrypcji klikając w maila, którego ode mnie dostaniesz - dopiero wtedy naprawdę znajdziesz się wśród odbiorców :-)

Skomentuj podcast

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*