Dzisiaj bierzemy na tapet temat produktywności, czyli tego jak osiągać super efekty w tym czasie, który mamy do dyspozycji.

Moim rozmówcą będzie Marek Romanowicz, który od 19 lat pracuje jako trener biznesu, jak również zarządza projektami na zlecenie. Gdy na początku kariery prowadził zajęcia z tzw. zarządzania czasem, to skupiał się na konkretach i narzędziach, jednak jego podejściu zaczęło ewoluować w kierunku psychologii i tego, jak dana osoba może wykorzystać poszczególne techniki i narzędzia. Marek uważa, że za produktywność w 70% odpowiadają nawyki i to, jak jesteśmy w stanie zmienić swoje zachowania, natomiast narzędzia są drugorzędne.

Czego dowiesz się po wysłuchaniu tego odcinka:

• Jak przejście do online przekłada się na produktywność?
• Jakie są dobre praktyki na pracę w skupieniu?
• Wydajność a produktywność – czym się od siebie różnią?
• W jaki sposób planować swoje zadania
• Jak budować dobre nawyki w pracy online?
• Czy jest sposób na pustą skrzynkę mailową?
• Spotkania online – jak wyczyścić z nich swój kalendarz
• Jak zadbać o swoje otoczenie w wirtualnej pracy

To co ja biorę sobie z tej rozmowy to takie trzy wskazówki – jeżeli chcesz być produktywny/a, to najpierw zidentyfikuj co jest dla Ciebie kluczowe w danym dniu, po drugie obserwuj swoje nawyki, tak aby nad nimi świadomie pracować. I ostatnie – twoje środowisko pracy to nie tylko komputer i myszka, dlatego patrz na nie kompleksowo.

Serdecznie Cię zapraszam – podziel się w komentarzu JEDNĄ rzeczą którą bierzesz dla siebie z tej rozmowy oraz podziel się swoimi dobrymi praktykami na produktywność online.

A jeśli chcesz być na bieżąco z nowymi odcinkami podcastu, zapraszam również do zapisania się na newsletter i obserwowania profilu na LinkedIn. Subskrybuj też kanał O Krok Do Przodu w wybranym odtwarzaczu i dziel się nim ze znajomymi.

Materiały dodatkowe do odcinka:

• Artykuł w którym znajdziesz kreatywne inspiracje na narzędzia do szkoleń i spotkań online.
• Podcast OKDP 032 w którym posłuchasz o dobrych praktykach na budowanie relacji w wirtualnym zespole.
• Podcast OKDP 030 o zarządzaniu międzynarodowymi projektami – nie tylko dla Project Managerów.
• Szkolenie Inbox Zero  dla pracowników Google obejrzysz na YouTube.

Jak przejście do online przekłada się na produktywność?

Moja obserwacja jest taka,  że przejście do pracy online zaoszczędziła nam czas, który spędzaliśmy np. na dojazdach, jednak z drugiej strony często trudniej jest nam się skupić, gdy pracujemy z domu. Jest mnóstwo rzeczy o które trzeba dodatkowo zadbać, którymi trzeba się zaopiekować, a jednocześnie zlewa się to z pracą. Wiele osób mówi, że pracuje więcej i dłużej, bo zatarła się granica pomiędzy pracą a domem. Dużo więcej czasu zajmuje też komunikacja z zespołem, bo kiedyś po prostu podchodziło się do koleżanki czy kolegi w biurze, a teraz trzeba umawiać się na calle, czy też pisać na komunikatorze. Teraz wymaga to o wiele więcej wysiłku i wymaga to innego podejścia.

Żeby być produktywnym w świecie online, trzeba wypracować nowe nawyki. Dla mnie najważniejsza jest umiejętność turboskupienia, czyli koncentracja na tym co właśnie robię, a nie na tym co do mnie przychodzi. Mit o multitaskingu został już bardzo dawno obalony i wiadomo już, że lepszym scenariuszem jest robienie rzeczy po kolei, bez odrywania się od nich.

Produktywność to robienie rzeczy, które przynoszą wartość. A to jak sobie zdefiniujesz wartość, zależy od Twojej sytuacji.

Każdy będzie robić to inaczej, w zależności od charakteru pracy danej osoby. To faktycznie jest sztuka wyboru.

Dobre praktyki na pracę w skupieniu:

• wyciszenie wszystkich powiadomień,
• odwrócenie telefonu do góry nogami,
• ściąganie maili co pół godziny,
• kolejkowanie tematów i zadań, np. praca nad skrzynką mailową,
• wstawanie zadań do kalendarza jako wydarzenia,
• katalogowanie projektów,
• używanie narzędzi do zarządzania projektami,
• praca w określonych slotach czasu nad określonym celem – technika Pomodoro,

Trzeba dostosować te techniki do siebie, testować to co wpływa na naszą koncentrację, co dla nas dobrze działa.

Wydajność a produktywność – czym się od siebie różnią?

Dla mnie wydajność jest umiejętnością robienia określonej liczby zadań w danej jednostce czasu. Mogę ją np. zwiększyć o 10% przy większym nakładzie wysiłku. Produktywność to jest robienie właściwych rzeczy. Czyli mogę pracować nad jednym tematem, ale może on dla mnie zmieniać bardzo dużo. Często jest właśnie tak, że to rzeczy trudne są dla nas bardziej wartościowe. Jeżeli będziemy je odwlekać i zapchamy sobie kalendarz mnie ważnymi zadaniami, to nie zrobimy tej najważniejszej rzeczy.

Wydajność jest pozostałością epoki industrialnej, wywodzi się z przemysłu, gdzie liczy się wyrabianie normy. Nadal jednak dla wielu obszarów wydajność jest metryką sukcesu. Jednocześnie w biznesie często liczy się nie ilość, ale jakość pracy. Jest wiele dziedzin w których to robienie właściwych rzeczy ma najlepszy sens.

Jak planować zadania

1. Analizuj kalendarz i swoje projekty w perspektywie długoterminowej.

2. Zapisz taski na dany dzień w jednym miejscu.

3. Wybierz trzy najważniejsze rzeczy – (MIT – Most Important Task) .

4. Zaznacz je sobie!

5. Aktualizuj listę i kolejkuj zadania.

Pomocne jest nakreślenie sobie zadań dzień wcześniej, tak aby mieć gotowy scenariusz na kolejny dzień.

Jak budować dobre nawyki w pracy online

Świadome budowanie nawyków ma ogromną wartość, ponieważ większość rzeczy, które robimy codziennie, są podświadome. Ta automatyzacja zwalnia nam miejsce na operacyjne myślenie. To jak pracujemy też jest bardzo często nawykowe, może mieć charakter mniej lub bardziej produktywny, np. unikanie nudnych zadań poprzez szukanie wymówek. Jak można to zmienić? Pzede wszystkim trzeba sobie ten nawyk uświadomić. Jest na to prosta technika;

Poobserwujcie się w momentach w których uważacie, że jesteście mało produktywni, a następnie zapiszcie sobie co robicie w tej chwili.

Przykładowo: otwieram pocztę, mam 130 nowych wiadomości, więc wchodzę na wiadomości, żeby zobaczyć co się dzieje w świecie 😉 Róbcie to ze szczerością! Następnie weźcie sobie na warsztat jeden taki nawyk i walczcie z nim! Proponuję tu dwa sposoby:

1. Utrudnij sobie to zachowanie na maxa!

Wyłącz daną aplikację albo w ogóle pracuj offline. Oszukaj swój mózg!

2.  Ułatw sobie pracę i pożądane zachowania!

Poprzez wpływ na swoje otoczenie czy warunki pracy, np. stosuj korki do uszu.

Możesz tu też poprosić o pomoc członków rodziny, tak aby pomogli Ci zaobserwować niekorzystne nawyki. Koniecznie zapisuj swoje obserwacje! Głowa jest jednym z gorszych miejsc na przechowywanie obserwacji.

Metoda małych kroków

Sposób ten został dopracowany przez psychologów zajmujących się zachowaniami. Jest to sposób na hackowanie swojego mózgu. Polega on na rozbijaniu dużego i trudnego tematu na mniejsze kawałki, tak aby zwiększać szansę na powodzenie. Stawiaj sobie mikrocel, tak aby nie mieć szans na porażkę – np. ustaw sobie jedną regułę w Outlooku, czytaj jedną stronę biznesowej książki dziennie.

Nie chodzi tu o wydajność, tylko o wyrobienie nawyku, który w następnym krokiem automatycznie zaczynasz skalować.

Bo jeżeli od razu zabierzesz się za duży cel, to jest większa szansa na porażkę. Natomiast małe nawyki po prostu wchodzą Ci w krew. Czy to te dotyczące pracy, jak kategoryzowanie mali, jak i dbanie o swoją kondycję fizyczną.

Łączenie nawyków

Czyli dołączanie do rzeczy, które robisz regularnie, czegoś nowego. Może to być np. spacerowanie podczas calli. To bardzo łatwy sposób na budowanie nawyków. Warto więc zadbać o takie nowe reguły funkcjonowania, kupić sobie słuchawki na bluetooth, oderwać się od komputera.

Skupianie się na priorytecie 

Bardzo wiele zależy tu od tego, jaki mamy charakter pracy, bo np. w Customer Service musisz szybko załatwiać spływające tematy. Każdy ma inny klucz doboru priorytetów!

W kontekście zarządzania projektami bardzo istotny jest jasny komunikat od szefa odnośnie tego, jaki projekt na dany czas ma priorytet.

Trzeba tutaj uważać na zasypanie się drobnicą, która stanie na przeszkodzie w zajęciu się tym najważniejszym zadaniem. Pomaga tu zapisywanie celów!

Polecam tutaj szkolenie dostępne na YouTube, skierowane do pracowników Google, które dotyczy zajmowania się skrzynką mailową, nazywa się inbox zero.

Metoda 5D

Sprowadza się do tego, aby podjąć jedną z pięciu decyzji:

1. Delete – usuń ją,
2. Defer – odłóż to w czasie,
3. Do – zrób to natychmiast,
4. Delegate – przekaż temat dalej,
5. Designate – zapisz na listę zadań.

Ta metoda pozwala na wyrobienie nawyku szybkiego podejmowania decyzji, tak aby nie wracać ciągle do tych samych treści. Każdy menadżer może też zadecydować jaki obszar jest najważniejszy w danym tygodniu, tak aby dać klarowny przekaz swoim pracowników.

Jak zmniejszyć ilość spotkań online 

Obecnie coraz częściej spotykamy się z takimi sytuacjami u naszych klientów, że wiele kwestii załatwianych jest poprzez spotkanie online, które „wbijane są do kalendarzy”. Efekt jest taki, że ludzie przez cały dzień ślęczą na spotkaniach, które wcale nie są niezbędne. Jest to bardzo negatywny nawyk., który nie przekłada się na produktywność.

Moja obserwacja jest taka, że im więcej spotkań w firmie, tym niższy jest poziom decyzyjności.

Bo jeżeli ludzie pracujący w projektach mają jasne role i jasne kryteria decyzyjności, to tych spotkań jest po prostu mniej. Pierwsze pytanie jaki powinniśmy sobie zadać przed spotkanie jest takie – czy jest ono naprawdę konieczne? Bo omawianiem czegoś nie jest celem spotkania, celem jest np. podjęcie decyzji, czy też poinformowanie kogoś o czymś, wybranie czegoś. Rozwiązaniem na to może być komunikacja asynchroniczna, korzystanie  z komunikatorów, narzędzi do zarządzania projektami, a nie spotkania.

Kluczowe nawyki na produktywną pracę online

1. Zadbaj o otoczenie w którym pracujesz

2. Szukaj sposobów na zwiększenie koncentracji

3. Zapisuj zadania

4. Celowo określaj priorytety

5. Zadbaj o ruch i aktywność fizyczną

Proponuję wybrać na start jeden z tych nawyków i zmierzyć się z nim! Zjedz tego słonia po kawałku 🙂 Życzę Wam sukcesów w budowaniu produktywnych nawyków!

Photo by Content Pixie on Unsplash