Zagrożenie wojną: jak możesz zadbać o spokój swój i w zespole

W tym artykule znajdziesz podpowiedzi, jak możesz zadbać o choć trochę większy spokój i porządek w Twojej własnej głowie i w Twoim zespole – bez względu na to, czy wirtualnym, hybrydowym czy pracującym w tradycyjny sposób.

Jeśli chcesz, możesz od razu skoczyć do części, która najbardziej Cię interesuje.

Jaki masz wpływ na sytuację w Ukrainie? Sprawdź swoje opcje działania.
Jak możesz zadbać o spokój w zespole
- Ogarnij swoje myśli i emocje
- Przygotuj się: co chcesz powiedzieć?
- Twoje osobiste przywództwo
- Pomóż ludziom znaleźć ich własne pole wpływu
- Weź pod uwagę Ukraińców i Rosjan też
- Powiedz jasno, jakie jest stanowisko firmy
- Zadbaj o okoliczności
Plan awaryjny: Jak przygotować awaryjny plecak

Znajdź Twoje pole wpływu

Weź kartkę papieru i narysuj jajko. Taki przekrój jajka z żółtkiem i białkiem.

Zapisz wszystko, co się dzieje naokoło Ciebie.

Poza jajkiem jest miejsce dla spraw, na które nie masz wpływu.
Obszar białka to sprawy, na które masz częściowy wpływ.
Żółtko to sprawy, na które masz realny wpływ.

Po co? Takie ćwiczenie zajmie Ci kilka minut, a pomoże uporządkować myśli.

Nie masz wpływu na wojnę na Ukrainie. Być może masz częściowy lub tylko niewielki wpływ na skutki, jakie wojna wywrze na Twoim biznesie.

Dlatego najlepsze, co możesz zrobić, to skierować swoją uwagę na żółtko. Co jest w Twoim żółtku? Skieruj swoją uwagę na to, na co realnie masz wpływ. Tam podejmij działania. W ramach podpowiedzi podzielę się tym, co znalazło się w moim „żółtku”:

Znajome osoby pochodzenia ukraińskiego

Nie mam wpływu na wojnę na Ukrainie, ale mam wpływ na to, jak tej wojny doświadczają znajome mi osoby pochodzenia ukraińskiego. Zadzwoniłam lub nagrałam osobistą wiadomość każdej osobie pochodzenia ukraińskiego, którą znam, która przyszła mi do głowy. Sens wiadomości: nie jesteś sam/a, jeśli będziesz coś potrzebować to daj znać.

Mój zespół

Nie mam wpływu na wojnę na Ukrainie, ale mam wpływ na to, jak doświadczają jej osoby w moim zespole. O działaniu lidera dla zespołu parę słów za chwilę.

Rodzina i bliscy

Nie mam wpływu na wojnę na Ukrainie, ale mam wpływ na to, jak reagujemy i co robimy jako rodzina.
Mogę porozmawiać z dziećmi, żeby pomóc im zrozumieć co teraz się dzieje. Porozmawiałam choćby tak: Że jest wojna i wszyscy czujemy się niespokojni. Że koledzy i koleżanki z Ukrainy mogą być teraz bardzo smutni. I że jakby czuł się smutny lub się bał, to żeby do mnie przyszedł. Bardzo dobry zestaw wskazówek o tym, jak rozmawiać z dziećmi o wojnie przygotowała Fundacja Kosmos dla Dziewczynek – polecam.
Mogę porozmawiać z partnerem o tym, co możemy razem zrobić, jakie jako para i rodzina możemy podjąć działania, jak możemy się przygotować. O tym kilka słów w ostatniej części tego wpisu – tej o plecaku.

Źródła informacji

Nie mam wpływu na wojnę w Ukrainie, ale mam wpływ na to, skąd czerpię na jej temat informacje. Mam wpływ na to, jakie źródła decyduję się czytać – a jakich decyduję się nie czytać.

Forma pomocy

Nie mam wpływu na wojnę w Ukrainie, ale mam wpływ na to, jakim instytucjom i/lub organizacjom przekazuję moje środki, jeśli decyduję się teraz udzielać wsparcia. Mam też możliwość zastanowić się nad wiarygodnością każdej ze zbiórek, żeby przeznaczyć środki właściwej stronie i zgodnie z własnym sumieniem.

Sposoby na rozładowanie stresu

I wreszcie, mam też wpływ na to, co robię gdy czuję rosnące napięcie i stres. Żeby spuścić z siebie napięcie, w ciągu tych trzech dni od czasu komunikatu w czwartek rozmawiałam z różnymi członkami rodziny przez telefon, spotkałam się ze znajomymi i przeszłam już dobre parę kilometrów w ramach spaceru.

Jak możesz zadbać o spokój w zespole

Nawet jeśli od razu wskoczyłeś do tej sekcji, proponuję zajrzyj jeszcze powyżej. Pierwszy warunek, żebyś była na siłach zadbać o spokój w zespole to Twój wewnętrzny spokój. Oczywiście w ramach możliwości.

Ogarnij swoje myśli i emocje…

a potem przygotuj się na spotkanie z zespołem. Nawet jeśli minęło już kilka dni od momentu wybuchu wojny w Ukrainie, każdy moment jest dobry na ponowne dotknięcie tematu, zwłaszcza jeśli czujesz, że w zespole szaleją trudne emocje. Jeśli dotychczas nie poruszałeś tematu wojny w Ukrainie inaczej niż w prywatnych rozmowach, najwyższy czas żeby powiedzieć coś na forum całego zespołu.

Jesteś liderem? To Twoja rola. Ludzie Cię właśnie teraz i właśnie do tego potrzebują.

Przygotuj się. Co chcesz powiedzieć?

Pomyśl sobie: co ma być efektem tego spotkania, Twojego „przemówienia”? Zastanów się, jaki skutek ma ono przynieść. Co jest najlepszym możliwym rezultatem?

W szczególności zastanów się i wręcz wypisz sobie: Wskutek tego spotkania co ludzie mają…

myśleć? 🧠
czuć? 🧡
zrobić?🖐

Taka struktura pozwoli Ci umieścić w Twoim przekazie wszystkie kluczowe aspekty, jakich potrzebują od Ciebie członkowie Twojego zespołu.

Jeśli nie czujesz się pewnie w metodzie, którą podałam powyżej, możesz spróbować innego podejścia: Jakiego skutku na pewno byś nie chciała? A jakie działania, zachowanie, słowa, okoliczności mogłyby takie skutki spowodować? Jeśli silniej działania na Ciebie unikanie, ta metoda może być równie skuteczna. Myśląc o tym, jakich skutków nie chcesz mieć, trzymaj się tej samej struktury: czego wskutek spotkania ludzie na pewno nie powinni myśleć? Czuć? Zrobić?

Bądź człowiekiem

Wojna w Ukrainie to sytuacja osobista, w takim sensie że informacja o wojnie rusza każdego. Nie próbuj udawać przed zespołem, że Ty akurat jesteś twardzielem i Ciebie nie rusza. Jest ludzkie i autentyczne podzielić się z zespołem swoimi emocjami. Możesz na przykład powiedzieć: „Ta informacja mnie poruszyła” lub „Też czuję się niespokojny”.

Jak widzisz, nie chodzi o wywlekanie swoich emocjonalnych flaków na oczach całego zespołu. Chodzi o zaproszenie do rozmowy tematu emocji, bo to o emocje w tej rozmowie chodzi. Co jest jeszcze ważniejsze, chodzi o Twoją autentyczność, Twoją ludzką twarz, Twoje przywództwo jako człowieka.

Jak rozmawiać o emocjach, zwłaszcza w wirtualnym zespole, podpowiadam jeszcze w tym webinarze. Jako ETTA udostępniamy nagranie za darmo – właśnie po to, żebyś teraz mógł/mogła poczuć się pewniej na gruncie adresowania emocji w Twoim teamie👍.

Pomóż ludziom znaleźć ich własne pole wpływu

Możesz podzielić się tym, co zrobiłaś sama lub podpowiedzieć, co może się znajdować w polu wpływu członków Twojego (wirtualnego) zespołu.

Są też pewne sprawy, na które macie wpływ razem jako zespół, na przykład:

kanały komunikacji, czyli gdzie i jak rozmawiacie o wojnie w Ukrainie i wszelkich związanych z nią tematach. Możecie ustalić, w jaki sposób chcecie dzielić się świeżymi wiadomościami na temat zmieniającej się sytuacji. W mojej firmie w czwartek 24. lutego od wiadomości puchły wszystkie kanały. Spowodowało to trudność w wyłuskaniu bieżących wątków. Zdecydowałyśmy się założyć osobny kanał na Signalu. Dało to znakomity skutek: kanał stał się bazą cennych linków i informacji, a jednocześnie każda z nas była w stanie dalej efektywnie działać w zakresie bieżących spraw.

zawartość komunikacji, czyli o czym chcecie się wzajemnie informować – a o czym nie chcecie. Proponuję ustalić, że informacje mają Was wzajemnie wspierać, a nie rozjątrzać. Mają wyposażać do działania, mają być użyteczne, mają pochodzić z wiarygodnych źródeł. Dla nas wobec dezorientacji i dezinformacji bardzo cenne okazywały się wiadomości z pierwszej ręki od osób, które przebywają w danym miejscu. Dobry zewnętrzny punkt odniesienia dawały komentarze osób, które przebywały w innych krajach. Wymiana na firmowym kanale jest w tej chwili dla mnie jednym z lepszych i bardziej wiarygodnych źródeł informacji.

pomysły i inicjatywy – za chwilę będziesz mówić członkom Twojego zespołu, jak na sytuację reaguje Wasz biznes, Wasza firma… a już teraz możesz dać wyraźne zaproszenie do dzielenia się pomysłami i podejmowanie inicjatyw związanych z sytuacją Waszej firmy, z wymianą informacji, z organizowaniem wsparcia lub z dowolnym innym aspektem całego tego galimatiasu jaki uruchomiła wojna w Ukrainie.

Weź pod uwagę obecnych i nieobecnych

Tu chodzi o Ukraińców i Rosjan.

Jeśli w Twoim zespole pracują Ukraińcy, warto żebyś jako Liderka na forum wyraziła współczucie i wyrazy wsparcia. Jeśli masz lub Twoja firma ma jakieś konkretne propozycje wsparcia, to może być dobry moment żeby o nich powiedzieć.

Jednak jeśli w Twoim zespole pracują Rosjanie, tak samo warto żebyś jako Liderka na forum wyraziła względem nich współczucie i wyrazy wsparcia. Im może być teraz dodatkowo ciężko. To nie oni wywołali tę wojnę. Być może ich bliscy też obecnie cierpią z powodu działań zbrojnych, a być może z powodu kryzysu, jaki właśnie nabiera rozpędu w Rosji. Być może będą szykanowani, wprost lub nie-wprost, w pracy lub poza pracą.

Zarówno pracującym w Twoim zespole Ukraińcom, jak i Rosjanom możesz zapewnić explicite psychologiczne wsparcie w tym bardzo trudnym okresie.

Możliwe, że w Waszej firmie jest oferowana pomoc psychologiczna lub psychoterapeutyczna w ramach pakietu świadczeń zdrowotnych – sprawdź jak to u Was wygląda. Jeśli nie macie takiej usługi w pakiecie, zawsze możesz przekierować do organizacji świadczących takie wsparcie za opłatą lub non profit, jedną z nich może być Fundacja Nagle Sami, która oferuje wsparcie także w języku ukraińskim i rosyjskim. Tę część proponuję jednak poruszyć w prywatnych rozmowach z każdą z osób pochodzenia ukraińskiego lub rosyjskiego w Twoim zespole.

Ale nawet jeśli nie pracują w Twoim zespole Ukraińcy ani Rosjanie, a pracują w innych zespołach, działach, placówkach – zwróć uwagę w tej rozmowie z zespołem, jak bardzo może być im teraz ciężko. Poproś ludzi o szczególną wrażliwość na kondycję i sytuację kolegów zza wschodniej granicy – prawdopodobnie Twoi pracownicy najszybciej zobaczą, że komuś jest szczególnie ciężko, że ktoś nie daje rady, albo że ktoś jest szykanowany. Jest OK poprosić członków Twojego zespołu o zgłaszanie takich sytuacji do Ciebie – dzięki temu będziesz mogła lub Wy jako firma będziecie mogli podjąć szybkie działania naprawcze.

Powiedz jasno, co na to Wasza firma

W wielu firmach prezesi stanęli na wysokości zadania i już napisali maila do wszystkich pracowników. Żeby mieć jasność: to fantastycznie, a jednocześnie w żadnym wypadku nie zdejmuje to z Ciebie obowiązku Twojego spotkania z Twoim zespołem. Chcesz mieć choć trochę wpływu na sytuację w Twoim zespole? Bierz sprawy we własne ręce i rób to spotkanie.

Warto jednak, żebyś na spotkanie przyniosła kawałek biznesowej perspektywy. Jak wojna w Ukrainie i związane z nią wydarzenia mogą wpłynąć na Wasz biznes? Jak zamierzacie się na to przygotować lub temu przeciwdziałać? Jakie są zalecenia na wypadek niespodziewanej ewakuacji, trudności? Co zrobić z firmowym sprzętem, z jakim wyprzedzeniem mają być podejmowane ewentualne działania?

Jest bardzo prawdopodobne, że nadchodząca recesja gospodarcza wpłynie także na Waszą branżę. Ponoć w czasie recesji rośnie tylko obszar drobnego beauty i alkohol. Nie ma co ludziom słodzić i mydlić oczu że wszystko będzie super. Jest uczciwie i odpowiedzialnie powiedzieć, co może się wydarzyć, w sensownym i racjonalnym ujęciu. Tutaj potrzebna jest Twoja wiedza biznesowa – i pamiętaj nadal, co chcesz żeby ludzie wobec tego myśleli, czuli i zrobili po tym spotkaniu.

Zadbaj o okoliczności

Jeśli pracujecie wirtualnie lub w hybrydzie, nie czekaj na specjalną okazję. Możesz zrobić spotkanie w trybie priorytetowym. Ja poszłam jeszcze dalej. Zorganizowanie naszego zespołu na spontaniczne spotkanie byłoby ekstremalnie trudne, a i tak pojawiłaby się w końcu połowa. Z naszymi rwanymi grafikami coś takiego nie działa. Dlatego zamiast spotkania postanowiłam użyć kanałów, których zwykle używamy do wspólnej komunikacji.

Zastanawiałam się, czy może nagrać moją wiadomość dla zespołu w formacie wideo. Potem wyobraziłam sobie piąte podejście do ustawiania tła i oświetlenia, szóste podejście do nagrania… i zrozumiałam, że to nie to. Wszystko co najważniejsze, nagrałam jako wiadomości głosowe na naszym wspólnym firmowym kanale czatu. Dzięki temu przekaz był wystarczająco osobisty, nie tak długi jak tekst pisany i każdy członek zespołu mógł odsłuchać go w pierwszym możliwym dla siebie momencie. Zanim puściłam pierwsze nagranie audio, wstawiłam komentarz tekstowy czego te nagrania będą dotyczyć. Dzięki temu wszyscy wiedzieli, co jest zawarte w kolejnych wiadomościach, które już jako audio trzeba odsłuchać żeby poznać ich treść.

U mnie liczyła się szybkość działania i osobisty przekaz. Być może u Ciebie będzie się liczyło coś innego. Dlatego wybierz format taki spotkania, który będzie Ci najlepiej służył.

Jeśli pracujecie face to face, zrób realne spotkanie. To nie musi być długa rozmowa, może wystarczy Wam nawet 10 minut. Rozpoczętą rozmowę można kontynuować – ważne, żebyś już teraz ją zaczęła.

Jeśli pracujecie w hybrydzie i nie wszyscy są obecni, wybierz wirtualny kanał, który jest dostępny dla wszystkich. Możesz też najpierw spotkać się z osobami obecnymi dziś w biurze, a ZARAZ POTEM przekazać to samo osobom, których dziś nie ma w biurze.

We wszystkich wariantach cel jest taki sam: powiedz wszystkim to samo i w tym samym lub porównywalnym czasie.

Twój awaryjny plecak

W mojej korporacyjnej przeszłości prowadziłam między innymi szkolenia z zakresu zarządzania projektami. Jednym z elementów porządnego projektu był plan awaryjny. Na wypadek gdyby. To element dobrze opracowanego projektu, który dawał poczucie spokoju i bezpieczeństwa: na wypadek gdyby, to też mamy jakiś plan.

No cóż, warto też spojrzeć prawdzie w oczy: wojna jest tuż za granicą. Trzeba przygotować się na myśl, że być może także Polacy będą musieli uciekać przed wojną. Ma zatem sens sięgnąć po pomysł na plan awaryjny i odhaczyć sobie chociaż małą checklistę.

Kilka lat temu napotkałam w tym temacie na doskonale opracowany materiał niemieckiego Federalnego Urzędu Ochrony Ludności i Pomocy w przypadku Klęsk i chciałabym się nim z Wami tutaj podzielić.

Jeśli posługujecie się niemieckim, podaję Wam tutaj bezpośrednie linki:

Tekst poniżej to po prostu moje skrócone tłumaczenie. Jeśli znajdziecie gdzieś oficjalną wersję w języku polskim, koniecznie dajcie znaka!

Teczka z dokumentami

Trzymaj wszystkie najważniejsze dokumenty spakowane tak, żebyś w jedynym ruchu była w stanie wziąć je wszystkie razem i opuścić dom. Odzyskanie ważnych dokumentów może być trudne, czasami nawet niemożliwe. Zastanów się, jakie dokumenty byłyby dla Ciebie ważne. Zbierz wszystkie ważne dokumenty jednej w teczce na dokumenty i trzymaj je w jednym miejscu, pod ręką. Na wypadek nagłych zdarzeń wszyscy członkowie rodziny powinni wiedzieć, gdzie znajduje się ta teczka. Warto też zrobić kopię ważnych dokumentów w formie cyfrowej i/lub przechowywać ich kopię papierową w innym miejscu, na przykład u krewnych, przyjaciół, notariusza lub prawnika, a nawet w bankowej skrytce depozytowej.

Co włożyć do teczki na dokumenty?

Wszystko zależy od Twojej osobistej sytuacji; różne dokumenty mogą być ważne dla różnych osób. Tutaj przykładowe zestawienie, jakie dokumenty warto wziąć pod uwagę.

W oryginale:

Akty rodzinne (akty urodzenia, ślubu, zgonu)

W oryginale lub jako poświadczony odpis:

Umowy kont, akcje, papiery wartościowe, polisy ubezpieczeniowe
Zaświadczenia o rentach, emeryturach i dochodach, rozliczenia podatku dochodowego
Dowody kwalifikacji: Certyfikaty (świadectwa szkolne, świadectwa uniwersyteckie, dowody dodatkowych kwalifikacji)
Umowy i aneksy, np. umowy najmu, umowy leasingu itp.
Testament, pełnomocnictwo

Wystarczy zwykła kopia (tak pisze urząd niemiecki, a Ty sama zdecyduj czy Tobie wystarczy zwykła kopia takich dokumentów i czy to jest prawdziwe także dla Polski):

dowód osobisty, paszport
prawo jazdy i dokumenty pojazdu
karta szczepień
wypisy z księgi wieczystej
wszystkie powiadomienia o zmianach dla otrzymanych usług
pokwitowania zapłaty składek ubezpieczeniowych, w szczególności ubezpieczenia emerytalnego
dowód rejestracji z urzędów pracy, zawiadomienia z agencji pracy
faktury potwierdzające zaległe wnioski o płatność
księgi członkowskie lub składki stowarzyszeń, klubów lub innych organizacji

Tyle w temacie teczki na dokumenty.

Plecak „na wypadek gdyby coś”

Jeśli chcielibyście przygotować solidny plecak, który pozwoliłby się Wam gdzieś przemieścić, na przykład w bezpieczniejsze miejsce, to spakujcie do niego

Materiały pierwszej pomocy, leki osobiste
Radio na baterie, baterie zapasowe
Torba na dokumenty, jw.
Posiłki na 2 dni w pyłoszczelnym opakowaniu
Butelka na wodę, zastawa stołowa i sztućce
Latarka, śpiwór lub kocyk
Ubrania i artykuły higieniczne na kilka dni
Aparat lub telefon z aparatem

Jak się ubrać?

Najlepsza jest odzież chroniąca przed warunkami atmosferycznymi, np.

kurtka przeciwdeszczowa i spodnie lub długi płaszcz przeciwdeszczowy
buty lub kalosze odporne na warunki atmosferyczne
na wypadek zagrożenia radioaktywnego lub chemicznego warto mieć w zapasie maseczkę lub wilgotne ściereczki, którymi zakryjesz usta

NIE ZAPOMNIJ!

Paszporty, pieniądze, cenne przedmioty

Dla dzieci: saszetka na szyję lub kapsułka SOS z imieniem, datą urodzenia i adresem.

Co warto mieć w domu?

Ogólnie rzecz ujmując, woda jest ważniejsza niż jedzenie. Na wypadek gdyby zabrakło prądu i gazu, dobrze jest mieć w domu rzeczy, które jemy normalnie – tyle że z dłuższym terminem ważności. Leki – zwłaszcza jeśli bierzesz coś przewlekle, ale także środki zbijające gorączkę, materiały dezynfekcyjne i opatrunkowe. Trochę gotówki.

Tutaj znajdziesz kompletnę checklistę, co warto mieć w domu. Jest to zapas na 10 dni dla jednej osoby:

Żywność:

20 litrów wody
3,5 kg produktów zbożowych (chleb, makaron), ryż lub ziemniaki
2,5 kg owoców (w puszkach lub słoikach) i orzechów
4 kg strączkowych i warzyw (w puszkach lub słoikach)
2,6 kg mleka i przetworów mlecznych (mleko UHT, ser)
1,5 kilograma ryb, mięsa i jajek lub proszku z całych jaj (proszek z całych jaj ma kilkuletni okres przydatności do spożycia)
0,4 kilograma olejów i tłuszczów
Żywność niewymagająca podgrzewania ani gotowania (cukier, miód, czekolada, bulion błyskawiczny, ciastka, paluszki)

Apteczka

środek dezynfekujący
mydło/detergent
papier toaletowy
szczoteczka i pasta do zębów
apteczka
ważne leki przepisane przez lekarza
termometr medyczny
leki przeciwbólowe i przeciwgorączkowe
leki na biegunkę, nudności i wymioty

Inne

świece i podgrzewacze
kuchenka kempingowa
latarka
baterie zapasowe

Moi Drodzy, mam nadzieję że w tym wpisie znaleźliście co najmniej jedną inspirację, którą możecie zastosować dla zwiększenia poczucia spokoju Was samych lub Waszych zespołów. Napisz, co jeszcze zadziałało u Ciebie. Jestem także ogromnie ciekawa, jak Twoja firma stawiła czoła sytuacji w Ukrainie.

Jako zespół trenerów, coachów i konsultantów ETTA wspieramy rozwój globalnych liderów w wirtualnym i międzynarodowym środowisku. Jesteśmy ekspertami komunikacji międzykulturowej, produktywności w onlajnie i odporności psychicznej. Pracujemy zdalnie dla grup z całego świata, prowadząc szkolenia, warsztaty i webinary po angielsku, po polsku, niemiecku i francusku. Z nami możesz zrobić więcej tym co masz, a dodatkowo zdobyć kompetencje przyszłości. Zapraszam do ETTA

Photo by Max Kukurudziak on Unsplash