Witajcie Moi Drodzy! Być może jesteście teraz na etapie przechodzenia z tradycyjnej sali szkoleniowej do tej wirtualnej. O moich doświadczeniach związanych z tym tematem opowiadałam Wam w poprzednim odcinku podcastu.

W tym dzisiejszym dowiecie się jaka jeszcze osoba oprócz trenera powinna uczestniczyć w wirtualnych sesjach i dlaczego. Co robi ta osoba i dlaczego jest nam ona konieczna. O tym kim jest producent szkoleń online i jaka jest jego rola opowie nam Ola Jarocińska, która w firmie ETTA Leadership & Culture zajmuje się zarządzaniem relacjami z Klientami, ale także od pewnego czasu realizuje sesje w roli producenta, jest to dla niej taka druga noga zawodowa.

W tej chwili Ola ma za sobą już kilkadziesiąt zrealizowanych sesji w których występowała jako producent. Co to za rola, czego potrzebujesz aby ja pełnić i na czym dokładnie polega. O tym usłyszycie w podcaście.

Czego dowiecie się po wysłuchaniu dzisiejszego odcinka?

• Na czym polega rola producenta sesji online? Jak sprawia, że „dzieje się magia”?
• Co należy do obowiązków producenta i jak współpracuje on z trenerem?
• Jaki elementy urozmaicają sesję online i pozwalają na zaangażowanie uczestników?
• Jak moderować dyskusję? Czym są breakout rooms?
• Którą część sesji online uczestnicy uznają za najprzyjemniejszą?
• Wsparcie techniczne, zarządzanie czasem i emocjami – które elementy doceniają trenerzy?
• Jak producent sesji online powinien zadbać o siebie – dobre praktyki.
• Jakich kompetencji potrzebuje producent? Czy wystarczy myszka i laptop?
• Co producent robi po sesji? Rola managera społeczności.
• Skąd pomysł na taką ścieżkę kariery? Zalety bycia cyfrowym nomadą.

Patronem tego odcinka jest firma ETTA Leadership & Culture która specjalizuje się w programach rozwojowych dla liderów prowadzących międzynarodowe, wielokulturowe i wirtualne zespoły. Firmę znajdziecie na stronie  www.ettagoglobal.com

Jak zawsze życzę Wam przyjemności ze słuchania! Czy macie już za sobą pierwsze doświadczenia związane z prowadzeniem sesji online? Wspomagał Was producent? Czy „czujecie” jak ta rola może być przydatna dla Was? A może to pomysł na nową ścieżkę kariery?  Podzielcie się proszę swoimi przemyśleniami na temat odcinka w komentarzu.  Proszę Was również o podzielenie się linkiem do podcastu z osobą, która Waszym zdaniem skorzysta na poznaniu tematu. Niech grono Liderów Zmian rośnie w siłę!

A jeśli chcecie być na bieżąco z nowymi odcinkami podcastu, zapraszam Was również do zapisania się do newslettera i obserwowania profilu na LinkedIn.

Materiały i źródła wymienione w podcaście:

• Artykuł Oli Jarocińskiej „Producent szkoleń online – mistrz drugiego planu” na podstawie którego powstał ten odcinek podcastu.
• Podcast „Z sali szkoleniowej do virtual classroom – droga konieczności i odkryć”
• Seria artykułów „Jak dobrze się czuć pracując zdalnie” na portalu O Krok Do Przodu.
• Wirtualne warsztaty „Lider wirtualnego zespołu – jak zarządzać zdalnymi pracownikami?„
• Wirtualne warsztaty „Jak pracować zdalnie? Praca w wirtualnym zespole”
• Firma ETTA Leadership & Culture, w której Ola realizuje wirtualne warsztaty, szkolenia i webinary  –  strona www.ettagoglobal.com  oraz jej fanpage LinkedIn i Facebook 
• Profil „O Krok Do Przodu” na facebooku 

Na czym polega rola producenta sesji online

Moja rola producenta polega na wspieraniu trenera od strony technicznej.

Jestem mistrzem drugiego planu, który sprawia, że w trakcie warsztatów dzieje się magia i nagle wszystkie layouty wskakują na swoje miejsce, prezentacja idzie do przodu a uczestnicy magicznie znajdują się w breakout roomach.

Gdy dzieje się coś mniej fajnego, czyli gdy wysypują się kwestie techniczne na platformie, to ja jestem tą osobą, która bierze trzy głębokie wdechy, naprawia usterki i pomaga grupie wrócić do pracy.

Skąd taka ścieżka kariery

Z wirtualną pracą mam kontakt od 7 lat, czyli od rozpoczęcia pracy w ETTA Leadership & Culture, kiedy to poznałam różne oblicza pracy w wirtualnym zespole. Obecnie plusy takiego rozwiązania zdecydowanie przewyższają nieliczne minusy. Jest mi bardzo bliska koncepcja cyfrowego nomady i pracy z możliwie największej ilości miejsc na ziemi. Jest to kierunek życiowy, który chciałabym realizować. Im więcej miałam wprawy w prowadzeniu wirtualnych spotkań, tym więcej okazji pojawiało się na mojej drodze. Praca online to świetna okazja do spotkania ludzi z całego świata i testowanie tego, jak te sesje mogą wyglądać coraz lepiej, jakie mamy aplikacje żeby je realizować i na jakie funkcjonalności one pozwalają, tak aby te warsztaty nie były tylko „gadającą głowę”, lecz żeby to były naprawdę interaktywne i angażującego doświadczenia dla uczestników.

Co należy do zadań producenta

Przed sesją kluczowe jest przygotowanie techniczne

Przed każdym wirtualnym spotkaniem jestem w pokoju na ok. 20 minut przed czasem, żeby sprawdzić czy działa prezentacja, czy działają wszystkie funkcjonalności, czy odtwarzają się filmy i nagrania. To wszystko są elementy, które urozmaicają sesję i pozwalają uczestnikom się jeszcze bardziej w nią zaangażować.

Trener również wchodzi do pokoju przed sesją, żebym mogła sprawdzić czy go słyszę i widzę, czy ma włączone wszystkie funkcjonalności – tak aby maksymalnie wykorzystać czas przewidziany na sesję, a nie w trakcie pracy z uczestnikami zajmowali się rzeczami technicznymi.

Sprawianie, żeby wszystko działało to duża praca przed sesją – potrzebny jest backup, możliwość dostępu do materiałów które prezentujemy uczestnikom z poziomu swojego komputera albo wydrukowanie notatek przed sobą, ściągnięcie aplikacji na smartfona. Są to te wszystkie rzeczy wokół sesji których nie widać, ale z punktu widzenia producenta i osoby prowadzącej warsztaty są bardzo ważne.

W trakcie sesji moją rolą jest wsparcie mentalne prowadzącego

Ci z Was, którzy pracują wirtualnie wiedzą o tym, że zarządzanie czasem jest dużym wyzwaniem, więc gdy mamy z trenerem możliwość przegadania w przerwach tego, co idzie dobrze a co można zrobić inaczej, to jest to fajna wymiana z kimś „z drużyny”. Mam feedback od trenerów, że jest to bardzo użyteczne i ważne.

W trakcie sesji dbam również o to, żeby uczestnicy mieli ze sobą jak najwięcej interakcji i osiągam to wykorzystując breakout sessions. Są to krótkie zadania dla uczestników, które realizują w mniejszych grupach. Jest to element służący nie tylko dyskusjom, ale również nawiązaniu relacji pomiędzy uczestnikami. W tych mniejszych pokojach uczestnicy mają do dyspozycji chat czy whiteboard, czyli to co oferuje wirtualne narzędzie.

Uczestnicy rozpracowują temat w mniejszych grupach, a na forum możemy ich poprosić o odsłuch i podsumowanie tego, co zadziało się w pokojach.

Moją rolą jest to, żeby wszystko w tym procesie zadziałało. Zazwyczaj uczestnicy wskazują to jako najcenniejszą, najfajniejszą część wirtualnego warsztatu.

Rola producenta nie kończy się po sesji

Dodatkową dla mnie rolą, oprócz bycia producentem, jest rola managera społeczności, czyli łączę ludzi, którzy są zapisani na wirtualne warsztaty. Zazwyczaj jest to bowiem większy projekt rozwojowy, gdzie spotykamy się wspólnie co jakiś czas.

Dbam o to, żeby oni już od pierwszego wirtualnego doświadczenia wiedzieli gdzie mają wejść, którego linka kliknąć, jak podłączyć kamerę i mikrofon, tak żeby przeprowadzić ich z wirtuala do reala w najbardziej gładki sposób.

Przeprowadzam uczestników więc przez cały proces, począwszy do przygotowań, przez towarzyszenie w trakcie sesji gdy jestem dostępna w tle, na załatwienie kwestii technicznych. Po sesji oprócz rzeczy formalnych (spisania listy obecności, wygenerowania raportów) dzielę się z uczestnikami prezentacją, omawiamy zadania follow up, które mają wykonać. Jestem też dla nich dostępna między sesjami. Jeżeli mają jakiekolwiek pytania mogą się ze mną skontaktować i wiedzą, że ja im w tym pomogę. Dla producenta to rzeczy techniczne są ważniejsze a te merytoryczne wydarzają się w tle. Dlatego uważam, że współpraca pomiędzy trenerem a producentem jest doskonałym sposobem na to, żeby uczestnicy wyciągali z sesji jak najwięcej.

Kompetencje producenta sesji online

Co jest potrzebne, żeby tę rolę realizować? Moją pierwszą odpowiedzią byłoby to, że laptop i myszka 😄 Gdy jednak myślę o tym głębiej, to pierwsze co przychodzi mi do głowy to praca samodzielna. Czyli to, że potrafimy ustawić wszystkie kwestie techniczne po kolei oraz zadbać o kontakt z uczestnikami przed, w trakcie i po sesji. Ważna jest też ciekawość do nowych technologii, do nowych aplikacji, tak aby móc poznać każdy możliwy format współpracy, bo każde narzędzie trzeba sobie przeklikać i przećwiczyć. Istotna jest też dyscyplina, bo często warsztaty zaplanowane są już na rok do przodu. Trzeba wiedzieć dokładnie o tym, kiedy wysłać mailing do uczestników, kiedy zaprosić ich do aktywności – konieczny jest nawyk planowania i systematyczność.

Monika: Istotna jest też elastyczność we współpracy z trenerem i umiejętność zadbania o postawę trenera, zadbanie o jego emocje. Dla mnie jest to relacja porównywalna do współpracy kierowcy z pilotem. 

Co jest fajnego w tej roli, co ona daje?

Dla mnie fajne jest to, że mam do czynienia z trenerami i z uczestnikami z całego świata

Obecnie produkuję sesje dla ludzi z czterech kontynentów.

Każdy z trenerów jest inny, prowadzi sesję w inny sposób i z każdym z nich mam inny kontakt. To co mi pomaga to ustalenie na początku zasad współpracy – często są to małe rzeczy, np. kwestia tego czy jestem w tle sesji czy jestem „znana” uczestnikom. Wszystkie te kwestie dogadujemy przed sesją i to jest dla mnie bardzo fajne, bo mogę obserwować styl pracy osób z różnych części świata.

Fantastyczna jest dla mnie możliwość gromadzenia w jednym wirtualnym pokoju ludzi, którzy normalnie nie mieliby szansy się spotkać i poznać.

Cieszy mnie to, że mogę być częścią takiego świata i mogę im to ułatwiać.

Jest to też dla mnie możliwość na budowanie swojego stylu życia

Czyli poznawanie świata i robienie takiego work-life balance na jaki mam ochotę, a nie takiego który znamy tradycyjnie, czyli praca 9-17 i życie po pracy. Dla mnie jest to bardzo płynne i wirtualne sesje właśnie na to pozwalają. Zdarzyło mi się już pracować z knajpki w Hiszpanii czy siedząc w kucki na łóżku we Włoszech, bo tylko tam było dobre wi-fi, żeby móc poprowadzić sesję.

Kiedy producent jest potrzebny na sesji online

Patrząc od strony technicznej – im więcej planujemy interaktywnych i angażujących rozwiązań na sesji i wykorzystania narzędzi, tym bardziej potrzebny jest producent. Więcej jest po prostu technicznego klikania.Patrząc od strony mentalnej uważam, że zawsze warto mieć na sesji drugą osobę, która będzie wsparciem, pomoże „odbić myśli” i zadba o techniczne rzeczy. Wtedy trener może iść dalej z tematem i po prostu mówić, nie dać się załamać technicznymi problemami i „dowieźć” projekt. Nawet jeżeli nie będzie to producent to warto zadbać o drugą osobę, która będzie dla nas wsparciem.

Monika: Wirtualne sesje i tak wymagają od trenera bardzo dużej uwagi, musimy mieć uważność i na kamerę i na okno czata, na slajdy i wiadomości indywidualne, dodatkowe obciążanie techniczne trenera jest po prostu wyzwaniem. 

Dobre praktyki producenta sesji online

• Zadbanie o siebie

Komfortowe miejsce pracy, przy biurku, tak aby nie męczyć pleców i ciała. Zadbanie o napoje, oświetlenie w pokoju, tło sesji, odpowiedni wygląd – tak aby nie dać się zaskoczyć włączoną kamerką 😉

• Zadbanie o kwestie techniczne 

Sprawdzenie pokoju przed sesją, pobranie materiałów na laptopa, backup aplikacji na komórce i zapisanie numeru telefonu do prowadzącego, żeby móc się porozumieć gdy zostaniemy „wyrzuceni” z wirtualnego pokoju.

• Odpowiednie nastawienie – nie dajmy się zwariować!

Często powtarzam sobie, że gdyby technologia miała faktycznie nas zawieść i wszystko by „padło”, to nie jest to tragedia, bo przecież jest to sesja wirtualna i uczestnicy nie przylecieli na nią z różnych części świata.

• Trzy głębokie oddechy

Niezbędne w przypadku technicznych wpadek i zaskoczeń, np. wtedy gdy trzeba na 10 min. zastąpić trenera na sesji.

• Przedstawienie producenta na początku sesji

Pozwala uczestnikom na zrozumienie, że po drugiej stronie jest prawdziwy człowiek i można się do niego odezwać z kwestami technicznymi. Ośmiela do kontaktu.

Podsumowanie od Oli

Moim mocnym przekazem jest GO VIRTUAL! i krzyczę to do wszystkich, którzy słuchają tego podcastu. Jeżeli dwa ostatnie tygodnie nie pokazały Wam tego, że w wirtualnej współpracy jest siła, to mam nadzieję, że dwa kolejne Wam to pokażą alby my będziemy w stanie Was do tego zachęcić. Ja widzę bardzo dużo plusów pracy wirtualnej, to że możemy spotykać się z kolegami i koleżankami z pracy, to że możemy tę pracę wykonywać gdy wszyscy siedzimy w domach – to jest dla mnie niezwykłe i fantastyczne. Trzymam kciuki za wszystkich, żeby nie bali się tych wirtualnych rozwiązań, żeby się ich uczyli, żeby je testowali, bo to jest przyszłość, która nas czeka. Wierzę w to, że wielu z nas dostrzeże zalety pracy zdalnej i będzie chciało kontynuować pracę zdalną.

W ETTA Leadership & Culture zdecydowaliśmy się na to, że producent jest w każdej z realizowanych przez nas sesji, żeby pokazywać tą dobrą praktykę i uczyć jej na świecie. Żeby móc się wzajemnie uczyć, żeby trener miał wsparcie mentalne, ale głównie dlatego, żeby uczestnicy doświadczyli jak najbardziej angażującej i interaktywnej sesji a nie musieli się borykać z różnymi technicznymi wyzwaniami, które pojawiają się w trakcie. Bardzo zachęcam do tego, żebyście rozważali rolę producenta. Zobaczycie o ile łatwiej i weselej jest robić wirtualne sesje we dwójkę.

Podsumowanie od Moniki

Ja na zakończenie mam taki apel, żebyście na serio wzięli rolę producenta. Prowadzenie wirtualnych sesji, paradoksalnie, to jest miejsce gdzie jako trenerzy macie mniejszą kontrolę niż nad tym co się dzieje na sali szkoleniowej, ale w realu. Jest więcej zmiennych i jest więcej rzeczy, które mogą się wywalić. Jeżeli dostarczacie szkolenia to zadbajcie o to, żeby mieć przy sobie producenta. Przyuczcie kogoś z Waszej firmy, zatrudnijcie kogoś do tych projektów producenckich, znajdźcie rozwiązanie. Po prostu nie róbcie chały, tylko róbcie porządne sesje, które będą porządnie poprowadzone, gdzie merytorycznie skupicie się na tym co jest do zrobienia – na angażowaniu grupy, na daniu skutecznego owocnego przekazu, a technikalia zostawicie osobie, która całkowicie zdejmie je Wam z głowy i zadba o komfort uczestników.

Podobnie jeżeli pracujecie w roli HR, w roli osoby, która z organizacji biznesowej zamawia szkolenia, pytajcie o producenta – jakiego rodzaju wsparcie i zabezpieczenie techniczne oferuje Wam firma, która dostarcza wirtualne szkolenia. Jeżeli firma dostarczająca szkolenia rozważa i oferuje rolę producenta w pakiecie, to znaczy, że przynajmniej z założenia – robią dobrą robotę.