9 podpowiedzi jak budować relacje w międzynarodowej współpracy

Ostatnio pracowałam z międzynarodową, mieszaną grupą, w której dominowały osoby z Niemiec. Projekt prowadzony był również w języku niemieckim. Odkryłam na nowo, że budowanie relacji w biznesie wcale nie jest czymś, co dzieje się mimochodem ani tym bardziej czymś, co każdy robi automatycznie. To także sztuka i umiejętność, której warto się nauczyć.

Zainspirowana tym doświadczeniem oraz rozmowami, które prowadziliśmy online, zebrałam dla Was 9 podpowiedzi, jak budować relacje w międzynarodowej współpracy.

Czego dowiesz się z tego odcinka:

Dlaczego relacje są kluczowe w międzynarodowej współpracy
Jakie są 3 uniwersalne sposoby na budowanie relacji
Czym różni się podejście do relacji w różnych kulturach
Dlaczego small talk nie jest stratą czasu
Jakie gesty pomagają budować zaufanie w biznesie
Jak wybrać najlepszy kanał komunikacji: e-mail, telefon czy spotkanie online

Gdy będziesz słuchać tego odcinka, pomyśl o osobie, która też wysłuchałaby go z korzyścią dla siebie lub swojego zespołu i podziel się linkiem do nagrania.

Podziel się swoimi przemyśleniami – tutaj na portalu, lub na naszym profilu na LinkedIn.

Zapraszam Cię do zapisania się na newsletter i obserwowania profilu na LinkedIn. Subskrybuj też kanał O Krok Do Przodu na wybranej platformie i dziel się ze znajomymi.

Materiały i źródła wymienione w odcinku

Po co w ogóle budować relacje?

Jeżeli liznęliście trochę współpracy i edukacji międzykulturowej, to na pewno zauważyliście, że są takie kraje, w których bez relacji nie da się w ogóle wejść w temat. Są też kraje, w których relacje tworzą się poprzez wspólne działanie – od razu zakasujemy rękawy i bierzemy się do roboty.

Z kolei na drugim końcu tej skali są kultury, w których najpierw trzeba się dobrze poznać, „obwąchać”, zbudować jakieś podstawy zaufania – i dopiero wtedy można rzeczywiście odpalić współpracę i rozłożyć w niej skrzydła. Wcześniej wszystko idzie trochę jak woda z kranu, która tylko ciurka, zamiast płynąć swobodnie.

Nie wiadomo, skąd się to bierze, ale czasem pojawiają się takie niewidzialne bariery. I bardzo często chodzi właśnie o relacje.

Czy w Polsce przykładamy dużą wagę do relacji?

Z moich obserwacji – tak. Jako firma będąca partnerem w rozwoju organizacji najczęściej trafiamy do naszych klientów dlatego, że zostaliśmy poleceni przez innych klientów, którzy już z nami pracowali. W obszarach takich jak edukacja, praca z grupami liderów czy tworzenie formatów rozwojowych – czyli tam, gdzie można dużo napsocić albo przygotować coś naprawdę słabego – to właśnie zaufanie jest kluczowe. A zaufanie często wynika właśnie z relacji.

Dlatego, kiedy rozpoczynacie pracę z nowymi osobami, gdy pojawia się nowy członek zespołu albo zaczynacie nowy projekt – zwłaszcza międzynarodowy – potrzebujecie tę relację w jakiś sposób stworzyć i zbudować. Po pierwsze, by osoby, z którymi współpracujecie, czuły się z Wami komfortowo. A po drugie – i zupełnie szczerze – żebyście również Wy czuli się dobrze w tej współpracy. Bo jakoś to tak działa, że relacja jest jak nić, która łączy obie strony.

Relacja to coś, co dzieje się pomiędzy ludźmi i potrzebuje zaangażowania obu stron.

Dlatego dziś przygotowałam dla Was 9 podpowiedzi, jak budować relacje w międzynarodowej współpracy.

Język jako most w relacji

Oto proszę bardzo – numer 1: Czy potrafisz się przywitać i powiedzieć kilka słów w języku osoby, z którą pracujesz?

Rozmawiałam o tym z Vladem Alechno – człowiekiem, który zna ponad 10 języków. W jego przekonaniu język to najlepszy sposób budowania mostów, relacji, porozumienia, a także wprowadzania komfortu, relaksu i zaufania w kontaktach międzyludzkich.

Niezależnie od tego, czy pracujecie z Francuzami, Węgrami, Włochami, Chińczykami czy osobami z Indii – nauczenie się kilku słów w języku tego kraju zwykle spotyka się z ogromną sympatią i radością.

Pomyślcie zresztą sami o takiej sytuacji

Przyjeżdża do Was menedżer – na przykład z Waszego działu albo z innego – i wita się po polsku. Mówi: „Dzień dobry, miło Was poznać.” No czyż to nie jest fantastyczne? Albo gdy idziemy na koncert wielkiej gwiazdy o międzynarodowej sławie i ta osoba mówi: „Cześć, Wrocław!” – i robi ten mały wysiłek, by powiedzieć coś w naszym języku. To zawsze spotyka się z ogromnym entuzjazmem!

Zróbcie ten krok również w swojej pracy. Bez względu na to, czy znacie dany język, czy nie – nie musicie opanować go perfekcyjnie. Wystarczy nauczyć się kilku prostych słów: „Cześć”, „Dzień dobry”, „Miło Cię widzieć”, „Jak tam Twój dzień?” Stosujcie to w swoich powitaniach. To naprawdę rozpuszcza pierwszy lód.

Small talk – narzędzie budowania relacji

A skoro mówimy o rozpuszczaniu pierwszego lodu, to przejdźmy do punktu drugiego: small talk.

Zwłaszcza na początku spotkań warto poświęcić kilka minut na międzynarodową, lekką rozmowę. Brytyjczycy zawsze mówią o pogodzie. Pytają: How are you? – a odpowiedź brzmi: I’m fine. Nie służy to niczemu innemu, jak tylko nawiązaniu relacji. Dlaczego odpowiadają I’m fine, nawet jeśli mają zły dzień? Bo chodzi o to, żeby powiedzieć: „Hej, widzę Cię. A Ty widzisz mnie. Jestem tu.” Taka dwustronna komunikacja, która tworzy most między rozmówcami.

My często traktujemy takie pytania bardzo dosłownie, a to są po prostu małe formy budujące życzliwość: Co u Ciebie?, Jak spędziłeś weekend?, Ale świetna pogoda!, Słyszałam o ostatnich zmianach… – można zadać jedno, dwa pytania i otworzyć przestrzeń na rozmowę.

Zachęcam Was ogromnie, aby – mimo pośpiechu, który narzuca nam biznesowe tempo – znaleźć czas na siebie nawzajem. W wielu kulturach umiejętność nawiązania osobistego kontaktu, choćby na moment, już na początku rozmowy, jest ogromnie ceniona.

Ludzka warstwa pracy

Jeśli poświęcacie chwilę na budowanie osobistego kontaktu, to wcale nie oznacza, że Wasze spotkanie będzie mniej merytoryczne albo że straci na jakości. Wręcz przeciwnie – oznacza to, że ogarniacie na spotkaniu nie tylko temat WHAT, czyli o czym chcecie rozmawiać, ale również temat HOW – w jaki sposób i z kim. Tę ludzką warstwę. Warstwę relacji w Waszej pracy. Dla mnie to ogromna umiejętność.

Często słyszę od moich polskich i niemieckich grup coś w rodzaju: „My to nie umiemy tego small talku.” I jest w tym nutka dumy z siebie, trochę taki międzykulturowy excuse. Ale hej – nie umiecie? To się nauczcie! Naprawdę, to nie jest nic trudnego.

Widzę, że większość osób bez problemu może mieć w zanadrzu dwa, trzy, cztery pytania. To takie klasyki, które zadajecie bez wysiłku, nie trzeba się nad nimi długo zastanawiać, a one fantastycznie budują relacje:

– Hej, co u Ciebie?
– Jak tam życie?
– Co ostatnio ciekawego?
– Fajnie Cię widzieć!
– Jak pogoda?

To są te wszystkie małe gesty życzliwości, które budują nasz kontakt.

Powiem Wam więcej – w szkoleniach międzykulturowych, które prowadzę także dla osób z kultur silnie zorientowanych na zadania, daję wprost taką wskazówkę: czas spędzony na rozmowach o jedzeniu, potrawach i zwyczajach w różnych krajach nie jest czasem zmarnowanym. Wręcz przeciwnie – sama treść rozmowy ma mniejsze znaczenie. Liczy się to, że poprzez tę rozmowę budujecie relację – a to właśnie ona jest tym, co naprawdę łączy ludzi. I to w efekcie sprawia, że Wasza współpraca staje się bardziej efektywna, bardziej produktywna.

Dziel się sobą i daj przykład otwartości

Po trzecie: jeśli chciałbyś lub chciałabyś, żeby druga strona była otwarta – podziel się otwartością ze swojej strony.

Spotykam osoby, które mają większą lub mniejszą łatwość w dzieleniu się informacjami o sobie. A co to właściwie oznacza? Zaraz niektórzy z nas się spłoszą: „Ojej, ojej, to ja już muszę opowiadać o prywatnych rzeczach?” A wcale, że nie! Informacje o Tobie wcale nie muszą pochodzić z Twojego ściśle strzeżonego obszaru poza pracą.

To może być po prostu coś o tym, co lubisz, co Ci się podoba, w jaki sposób funkcjonujesz na co dzień – na przykład jak dojeżdżasz do pracy, w jakiej części miasta mieszkasz albo co Ci się przydarzyło, kiedy byłaś młodsza. Jakie miałaś doświadczenia w przedszkolu.

To jest dzielenie się czymś więcej niż tylko faktami na temat Twojej pracy. To nadal mieści się w nurcie small talku i budowania relacji, ale ja traktuję to jako zupełnie osobny rozdział. Bo to, wiecie… to jest takie leading by example.

Chcesz, żeby ludzie byli wobec Ciebie bardziej otwarci? Bądź też bardziej otwarty wobec nich.

To jedno z dużych wyzwań, które często przerabiamy z liderami. Masz ochotę i potrzebę, żeby ludzie przychodzili do Ciebie wtedy, kiedy mają np. trudności w swoim życiu? Chcesz rozumieć, jak to wpływa na ich pracę? To buduj otwartość własnym przykładem. Opowiadaj, w jaki sposób Twoje życie wpływa na Twoją pracę. Cokolwiek sobie wybierzesz – to, co będzie dla Ciebie adekwatne i komfortowe. Każdy z nas prowadzi życie na różnych warunkach, w różny sposób. Ale wszyscy mamy pełną swobodę wyboru, czym z tego naszego życia chcemy się podzielić.

Bezpieczne tematy i różnice kulturowe w otwartości

Bezpieczne tematy? Oczywiście – to może być hobby, czyli klasyczny temat small talkowy. Ale równie dobrze może to być coś trudniejszego: co jest dla mnie wyzwaniem, jakie emocje wywołuje we mnie dana sytuacja, z czym mi się to kojarzy, albo do jakiego wcześniejszego doświadczenia to porównuję.

To właśnie te osobiste informacje pomagają budować relacje.

A wiecie, że w wielu krajach to naprawdę jest jakiś issue? A właściwie – nie w wielu, ale akurat w tych, które są w naszym kręgu kulturowym. Nasi sąsiedzi, Niemcy, bardzo ściśle oddzielają rolę zawodową od prywatnej. Często – z naszej perspektywy – może się wydawać, że to wręcz nie do zniesienia. Tak jakby w pracy byli zupełnie innymi ludźmi niż poza nią.

To się trochę zmienia – wraz ze zmianą pokoleń. Ale wciąż, zobaczcie, tak jak my patrzymy na Niemców: „Co za sztywniacy, z nimi się nie da o niczym pogadać” – tak samo na nas patrzą Hindusi czy Włosi. My im się wydajemy zamknięci, skryci, mało chętni do dzielenia się sobą i budowania relacji.

A przecież nasze polskie dziedzictwo to w dużej mierze dziedzictwo relacji. Biznesu opartego na sieci powiązań. Muszę wiedzieć: kto z kim i dlaczego. Patrzymy na siebie nawzajem jako na osoby pełne, całościowe. To podejście jest też spójne z najnowszymi trendami w zarządzaniu, które mówią: be your authentic self. To nie znaczy: „otwieram się jak szafa”, pokazuję wszystko. To znaczy: dzielę się tymi częściami siebie, na które jestem gotowa.

Autentyczność i pierwszy kontakt – proste gesty, wielka różnica

Punkt czwarty. Jeśli zaczynacie jakąś współpracę z kimś – jeśli wysyłacie raport, dokumenty albo macie do kogoś prośbę – zanim po prostu napiszecie maila do imienia.nazwiska@twojafirma.com, zanim wkleicie załącznik i klikniecie „wyślij”… Zadzwońcie. Krótko. Powiedzcie: „Hej, jestem Monika, pracuję w takim a takim dziale. Będę wysyłać Ci maila w tej sprawie. Miło Cię poznać – do tej pory nie mieliśmy okazji współpracować.” To kosztuje Was 5 minut. A buduje siatkę relacji i kontaktów, która jest po prostu bezcenna.

Wiecie, jak bardzo ludzie to doceniają? Zwłaszcza w kontaktach międzynarodowych, gdy mamy do czynienia z back office’em albo partnerem z innego działu, z innego kraju czy zespołu. A jakoś nam się to wyłącza w głowie – ta umiejętność zadzwonienia. Jakby to było coś wielkiego, trudnego, a to przecież tylko krótka rozmowa.

Człowiek to nie tylko litery na ekranie

Ja Was do tego naprawdę bardzo zachęcam. Dlaczego? Bo kiedy mamy wiadomość od tej osoby, widzimy tylko litery. To niewiele różni się od kontaktu z czatem GPT – ktoś po prostu „wypluwa” informacje albo taski do zrobienia. Jeśli chcecie budować relacje – zadzwońcie. Krótko, 2–3, maksymalnie 5 minut rozmowy.

Powiedzcie: „Cześć, miło Cię poznać. Pracuję w takim a takim dziale, teraz zajmuję się tym projektem. Będę Ci wysyłał maila w tej sprawie. Będzie mi miło, jeśli odpowiesz. A Ty czym się zajmujesz? Jak działa Wasz dział?” I nagle – wiecie, ile się wtedy dowiadujecie o organizacji?

A kiedy zmienicie rolę albo zespół, od razu będziecie wiedzieć, do kogo, z kim, dlaczego i jak współpracować. Ogromnie polecam!

Dobierz kanał do relacji, nie tylko do zadania

A jeśli już mówimy o tych kanałach online, to warto wiedzieć, że różne sposoby budowania relacji wymagają różnych narzędzi komunikacji. Domyślacie się pewnie, że e-mail to nie jest najlepszy sposób na budowanie międzyludzkich relacji. Świetnie sprawdza się do przesyłania dużej ilości informacji, załączników, wrzucania wielu osób w CC i – nie oszukujmy się – tworzenia komunikacyjnego chaosu. Nie zawsze jest też metodą najbardziej efektywną, co pewnie dobrze znacie z własnych skrzynek mailowych.

Jeśli chodzi o budowanie relacji – e-mail kompletnie się do tego nie nadaje.

Do tego potrzebujemy form kontaktu, które pozwalają na bardziej ludzki kontakt z drugą osobą. Jeśli preferujecie pisemną formę, to już lepszy będzie czat. Ale najlepiej działa sytuacja, w której możecie usłyszeć głos drugiej osoby. Dlatego ta krótka rozmowa telefoniczna, o której wspominałam wcześniej, albo szybki call na Teamsach – gdzie możecie się choć na chwilę zobaczyć – to naprawdę świetny sposób na budowanie relacji.

Kamera czy telefon?

Jeśli chodzi o Teamsy z kamerką versus rozmowę telefoniczną – spotkałam bardzo różne badania. Niektóre wskazują, że zobaczenie drugiej osoby na ekranie buduje poczucie bliskości. Ale widziałam też badania, które mówią coś zupełnie odwrotnego – że najsilniej uruchamia się nasza empatia wtedy, gdy rozmawiamy przez telefon, bez wizualnego kontaktu.

Myślę, że jeśli pogrzebiecie w internecie, to znajdziecie tezy i dowody zarówno na jedno, jak i na drugie. Zwolennicy cukru i soli – jak kto woli. Ja osobiście polecam wybierać taki format komunikacji, który jest komfortowy dla Was i który łatwo Wam stosować. Dla mnie telefon działa bardzo dobrze – pozwala na chwilę odejść od komputera, naprawdę skupić się na rozmowie z drugą osobą, a nie tylko na patrzeniu w monitor. I samo to już ma dużą moc.

Up to you – to Wasza decyzja. Ale wrzucam ten temat, bo oczywiście kanał komunikacji to jeden z kluczowych elementów budowania relacji.

Komunikacja mailowa

Jeśli pracujecie w kulturach zorientowanych na relacje, zwróćcie też uwagę na to, jak piszecie maile. Bo to również ma znaczenie. To właśnie jest punkt szósty: mały komentarz typu small talk na początku Waszego maila.

Zwróćcie uwagę – gdy dostajecie wiadomość od koleżanki z Indii, często możecie przeczytać coś w stylu: Hello, nice to be in touch, Glad to be in touch again, I hope you are doing good. Tego typu, nawet grzecznościowa, formułka jest w wielu kulturach bardzo dobrze odbierana – zarówno w Indiach, jak i w Wielkiej Brytanii czy we Francji. To sposób okazania szacunku drugiej osobie, zaznaczenia: piszę do Ciebie, a nie tylko na adres e-mail. Wydaje mi się, że to naprawdę ważna sprawa – dlatego zwracajcie na to uwagę.

Styl komunikacji różni się między kulturami

Są też kraje – być może właśnie z nimi pracujecie – jak Niderlandy, Niemcy czy Szwajcaria, gdzie dominuje tendencja do przechodzenia od razu do rzeczy. Przykład:
Cześć, ten raport, nad którym ostatnio pracowałem, zawiera jeszcze dwa puste pola… To jest zupełnie w porządku, także w kulturach relacyjnych – ale dopiero wtedy, kiedy relacja została już zbudowana. Najpierw potrzeba tego poznania, tej relacyjnej bazy. A kiedy już dobrze się znacie i współpraca „hula i śmiga”, możecie sobie od czasu do czasu pozwolić na maila pełnego konkretów.

Uwierzcie mi: większość krajów na świecie buduje relacje poprzez dostrzeganie drugiego człowieka – nie przez samo zorientowanie na zadania (task orientation), ale przez uważność i relacyjną obecność (relationship orientation).

Dlatego pamiętajcie: warto rozpocząć maila od czegoś małego i ludzkiego.

A jeśli jesteś inżynierem – jak wielu moich uczestników – i nijak nie wiesz, jak to z siebie wydobyć, to… skorzystaj z czata GPT! Możesz po prostu napisać: spraw, żeby ten e-mail był bardziej uprzejmy, albo spraw, żeby ten e-mail lepiej budował relację.

Daję Wam gwarancję – wtedy pojawi się coś na początku, coś na końcu. Ale nie bądźcie tylko pasywnymi użytkownikami czata GPT – nie pozwalajcie mu wyręczać się z myślenia. Podpatrzcie, co proponuje, i uczcie się robić to samodzielnie.

Co z tą kamerką?

Sposób siódmy. No co z tą kamerką? Przy pierwszym spotkaniu to poproś o te kamerki, jak pracujecie zdalnie. Jak pracujecie na miejscu, to nawet można się spotkać w jednym biurze, w sensie fizycznie w jednej lokalizacji — można nawet się spotkać osobiście, nawet przy takich dużych firmach. Dzisiaj rozmawiałam z osobą, która pracuje w firmie, która liczy sobie dwa i pół tysiąca ludzi w jednej lokalizacji. Naprawdę bardzo dużo. Jak nawiązujesz z kimś kontakt, pierwsze spotkanie — możesz iść na to inne piętro, na chwilę do innego budynku i po prostu się z tą osobą poznać.

Dokładnie na tym polega budowanie relacji. Ale jeśli się spotykacie online, to umówcie się eksplicite na tę kamerkę. To jest bardzo OK. Przynajmniej jest to pierwszy rodzaj kontaktu. Wspomniałam wam o tym, że bezpośrednim impulsem do nagrania tego odcinka był projekt, który robiłam dla zespołu. Też było tam dużo o polsko-niemieckiej współpracy.

No i słuchajcie, teraz jeszcze rady od obu stron.

Czego Niemcy nauczyli się od Polaków

Jak wyrażać to zainteresowanie budowaniem relacji. Jak jedziesz do tego drugiego kraju i będziesz spotykać się z kolegami z biura, to przywieź jakieś słodycze. Tego Niemcy się nauczyli od Polaków. Nasze ptasie mleczko, albo cokolwiek by to było, jako taki fajny gest, prawda? Mogę po prostu przyjechać, a mogę też przyjechać i coś tam przyjemnego postawić razem na stole. To właśnie jest wyraz tej troski i tego osobistego zainteresowania tobą, a nie tylko tym, co ty mi wytworzysz w postaci maila, raportu albo danych w systemie.

Co ciekawe, Niemcy, nauczywszy się tego fantastycznego zwyczaju, teraz regularnie — w tej konkretnej firmie — przywożą do Polski Haribo. Coś niezobowiązującego, coś, co możesz kupić nawet na stacji benzynowej i na lotnisku, a coś, co powie: „Hej, coś przywiozłem specjalnie dla was”, albo: „O, widzę te Gummibärchen — chyba Christian znowu przyjechał.” Fajnie, bardzo miło. Niech się na myśl o przyjeździe Christiana uśmiecha twarz, a nie od razu spina.

Czego Polacy nauczyli się od Niemców

A z kolei od Niemców mam taką wskazówkę: bądźmy punktualni. O tak — punktualność też może być wyrazem budowania relacji i uważności na drugą kulturę. Są takie kraje i kultury, gdzie ta punktualność, taka „w punkt”, dokładnie o tej godzinie, jest bardzo ważna. Mówimy o nich: kultury monochroniczne. Takie, w których czas płynie jak linia i jest dzielony na odcinki — a punktualność ma ogromne znaczenie. Domyślacie się pewnie, że chodzi o takie kultury jak Szwajcarzy, Niemcy, ale też Amerykanie, mimo wszystko Brytyjczycy i Japończycy.

To będą pewnie te kultury, w których sto, sto pięćdziesiąt lat temu już istniał przemysł. Gdzie dostarczanie na konkretny punkt czasowy było bardzo ważne. Tam przyjść na czas, dostarczyć na czas, być obecnym na czas, wysłać na czas — to wszystko jest oznaką ogromnego szacunku w relacji.

Więc jeśli chcecie budować relacje z waszymi partnerami z kultur, które — te, które właśnie wymieniłam — budują zaufanie poprzez to, że jesteście wiarygodni, że dostarczacie na czas: bądźcie punktualni. I to nie tylko w pojawianiu się na spotkaniach, ale też w dostarczaniu tego, co macie dostarczyć.

Zaufanie ponad procedury

Pomyślcie o tej głębokiej, społecznej wartości, jaką niesie ze sobą cała ta orientacja kulturowa — na budowanie zaufania poprzez relacje. Bo jak popatrzycie sobie na różne kraje na świecie, zobaczycie, że na przykład systemy prawne działają różnie. W niektórych krajach można się odwołać do systemu sprawiedliwości. A w innych?

Lepiej ufać drugiej osobie i nie musieć mieć z nią problemów.

Na tym właśnie polega to międzykulturowe podejście: dlaczego w wielu krajach relacja jest o wiele ważniejsza niż to, czy wyślę Ci raport dziś czy jutro, albo czy zrobię zadanie na 80%, czy na 100%.

Gdzie relacja to podstawa

Relacja jest w tych kulturach o wiele ważniejsza. Jak myślicie — w jakich?

To bym w skrócie powiedziała tak: cała Afryka, cała Azja, cała Ameryka Południowa — to z całą pewnością. A reszta? Myślę tu o basenie Morza Śródziemnego — im bardziej się przesuwamy w tamtą stronę, tym relacja jest ważniejsza. W komunikacji międzykulturowej jest to absolutnie niezbędne.

Podsumowanie – 3 sposoby na budowanie relacji

Po pierwsze: zadawaj pytania. Zainteresuj się tą drugą osobą.

Po drugie: obserwuj, zwłaszcza w kontakcie międzynarodowym. Zobacz, o czym ludzie mówią, a o czym nie mówią. Jakie tematy poruszają łatwo, a jakie zostają „na potem”. O czym mówią w pierwszej kolejności, a o czym w drugiej.

I po trzecie: opowiedz coś o sobie. Też daj się poznać jako człowiek.

Będzie dobrze!

Dziękuję!

Photo by Brooke Cagle on Unsplash

9 podpowiedzi jak budować relacje w międzynarodowej współpracy - OKDP 097