OKDP 15: Wirtualne zespoły – zacznij od zaufania!

O Krok Do Przodu – to podcast dla wszystkich, którzy
zajmują się wprowadzaniem zmian. Niech Wam się przyda
w zespole, w firmie i we własnym życiu.

Monika Chutnik
Monika Chutnik
Wirtualne zespoły – zacznij od zaufania!

Liderzy rozpoczynający swoją przygodę w zarządzaniu rozproszonymi, wirtualnymi zespołami, koncentrują się często na czynnikach wydajnościowych. Jak mogę sprawić, żeby w określonym czasie, członkowie mojego zespołu zrealizowali jak największą liczbę zadań? Ta perspektywa jest słuszna – pod warunkiem, że ten zespół będzie pracował zdalnie przez tydzień, może przez dwa tygodnie. Jeżeli chciałbyś żeby ten zespół przynosił Ci wyniki także w okresie kilku miesięcy, być może nawet w perspektywie kilku lat, potrzebujesz zacząć interesować się zupełnie inną płaszczyzną funkcjonowania tego zespołu, a ta płaszczyzna zawiera w sobie zaufanie.

Zaprosiłam dzisiaj do rozmowy Agnieszkę Światową (EMENA HR IT Head at Nestlé ) – osobę, która w prowadzeniu wirtualnych i rozproszonych zespołów ma bardzo duże doświadczenie. Od kilkunastu lat prowadzi zespoły projektowe, zespoły rozproszone, zespoły wirtualne pracujące przez kilka różnych stref czasowych, krajów i kultur. Agnieszka zasmakowała też kilku różnych kultur organizacyjnych, wie zatem jak virtual realizowany jest przez różne organizacje. Dzisiaj opowie o tym, co jest jej pasją i obszarem zainteresowania już od wielu lat – poprzez lojalność, poprzez zaangażowanie, dochodzimy dzisiaj do tematu zaufania i zapraszamy Was do tego, żebyście posłuchali jak zacząć od zaufania w wirtualnym zespole.

Czego dowiesz się po wysłuchaniu tego odcinka?

  • Jak można budować zaufanie w wirtualnym zespole i po co to robić
  • Zaufanie oparte na zadaniach i na emocjach, które trudniej zbudować?
  • Jak znaleźć klucz do każdego z członków zespołu i jego potrzeb
  • Czy instant feedback to domena tylko millenialsów
  • Jakie zasady i kanały komunikacji sprawdzają się najlepiej
  • Co jest kluczowym zadaniem lidera wirtualnego zespołu
  • Na czym polega partycypacyjny styl zarządzania
  • Jak zbudować samozarządzajacy się wirtualny zespół

 

Jeśli podoba Wam się temat tego podcastu, jeśli spodoba wam się rozmowa, którą nagrałam z Agnieszką, serdecznie Was proszę o pozostawienie opinii w iTunes. Zapraszam was również do pozostawienia komentarza na portalu, zwłaszcza jeśli któreś z wymienionych przez Agnieszkę sposobów wydadzą się wam wyjątkowo przydatne, które już realizujecie a które okażą się nowym, ciekawym pomysłem. A być może będziecie chcieli podzielić się swoimi sposobami na budowanie zaufania w wirtualnym zespole!


Materiały i źródła wymienione w podcaście:

 


Poniżej znajdziecie wybrane fragmenty rozmowy.

 

Zacznijmy od zaufania – trust is the new black

 

Jak można budować zaufanie i po co to robić

Na początku przytoczyć można kilka statystyk, które pokazują, dlaczego zaufanie „opłaca się” organizacjom. Badania pokazują, że poziom wypalenia zawodowego jest niższy o 40% wśród pracowników, którzy maja wysoki poziom zaufania, tak samo wygląda kwestia zachorowań czy brania zwolnień lekarskich, ale także 75% mniej osób odczuwa stres. Ze względu na obecną sytuacje, na COVID, większość z nas odczuwa jednak większy poziom stresu niż rok temu.

Jeżeli jest to zaufanie, jeżeli jest ono bazą i wiesz, że możesz o wszystkim porozmawiać, to wtedy czujesz się bezpiecznie.

Bycie transparentnym i trzymanie się prawdy, robienie tego w co się wierzy i budowanie wartości – to jest dla mnie bardzo istotne i wpływa na budowanie zaufania. Oczywiście jest to długotrwały proces. Zarówno na poziomie lider-zespół jak i wewnątrz zespołu.

Możemy rozróżnić kilka poziomów zaufania i w zespołach wirtualnych często pojawia się zaufanie zadaniowe, wynikające z dotrzymywania obietnic w pracy – zrobię to, wyślę to na jutro, będzie gotowe za tydzień. Dotrzymując tych obietnic po pewnym czasie zyskujemy zaufanie członków zespołu. Jest to zaufanie poznawcze, wynikające z działań, szczególnie wymagane w kulturach zorientowanych na zadania – w Stanach, Niemczech, Szwajcarii czy Wielkiej Brytanii.

Drugim rodzajem zaufanie jest to oparte na emocjach, czy możemy powiedzieć, że komuś ufamy, odczuwamy empatię, lubimy się. W wielokulturowych zespołach pojawia się w tym obszarze wiele przeszkód ze względu na kulturę, lokalizację, języki czy wartości. Może być je trudniej budować w rozproszonych zespołach, gdy po czasie brakuje takiego zsynchronizowania „człowieka z człowiekiem”.

Kolejnym istotnym elementem jest komunikacja, która staje się jeszcze ważniejsza w zespołach wirtualnych, zarządzanych zdalnie. Jest jedną z kluczowych umiejętności potrzebnych do tego, żeby zaufanie się budowało.

 

Jak lider może budować zaufanie w wirtualnym zespole

To co zawsze powtarzam to taka rada, że jeżeli jest jakaś szansa na spotkanie się face to face, chociażby raz w roku, to trzeba ją wykorzystać a następnie rozpocząć współpracę zdalna.

Dla mnie najważniejsze jest poznanie ludzi, chociaż jest to zależne od kultury, ale staram się poznać ludzi jako ludzi. Poznać ich setup, to jak na co dzień pracują, jaką mają preferowaną metodę komunikacji – czy wolą rozmawiać przez telefon czy przez chata. Organizuję indywidualne spotkania a następnie staram się popatrzeć na ludzi jako na zespół i zrozumieć jak lepiej będzie nam się pracować razem. W ramach leadership teamu staram się też „dzielić władzę”, czyli rotować zadania pomiędzy liderów. Wtedy nie zostajemy postawieni w takiej sytuacji, że tylko jednak osoba jest szefem, ale wszyscy czują się włączeni do zadań. Ważne jest też to, żeby ludzie wiedzieli w zespole o tym co robi drugi człowiek, jakie realizuje zadania. Dopóki ludzie nie pojawią się na wspólnych spotkaniach i nie zaczną się wymieniać tym co robią, to nie zostanie zbudowane poczucie, że pracujemy nad wspólnym celem i jesteśmy w tym razem. Jest to podejście ze zwinnych zespołów o których dużo się teraz mówi w kontekście zespołów samozarządzających.

Klucz do zbudowania zaufania w zespole to indywidualne podejście i danie sobie czasu na ten proces.

Menadżer samozarządzającego się zespołu tak naprawdę jest po to, żeby usuwać przeszkody, dawać zasoby pracownikom żeby oni mogli realizować swoje zadania, ponieważ znają kierunek i strategię rozwoju na kilka lat do przodu. Ludzie powinni móc partycypować we władzy, czuć odpowiedzialność za podejmowane decyzje, włączać się w proces decyzji.

 

Sposoby na poznanie się w wirtualnym zespole

  • Wirtualna kawa

na której zasada jest taka, że nie rozmawia się o pracy. Dzielimy się informacjami o weekendach, sposobach na zarządzanie czasem z dziećmi, przepisami kulinarnymi.

  • Cykliczne spotkania online

które u nas odbywają się co miesiąc i zespołowo zastanawiamy się nad tym jak można je udoskonalać i prowadzić w ten sposób, żeby przyniosły największą wartość. Ludzie nie chcą słyszeć o kwestiach organizacyjnych, ale chcą się bardziej poznać, podzielić swoimi pomysłami czy wyzwaniami w pracy.

 

Rady dla liderów mniejszego i większego zespołu

 

Najważniejsza jest otwarta komunikacja i znalezienie odpowiednich kanałów komunikacji. Można tu przytoczyć przykład team charter, gdzie na jednej kartce wypisujemy wartości na których budujemy zespół, to jakich używamy kanałów komunikacji, kto preferuje jaki sposób komunikacji, gdzie trzymamy naszą wiedzę, dokumenty. Mając wiele rozproszonych kanałów komunikacji, tzw. silosy komunikacyjne, na pewno sobie nie pomożemy. Wysmagana od lidera jest umiejętność zadawania ludziom pytań o ich preferencje.

Ważne jest również to, żeby dostarczać naszemu zespołowi to, na czym im naprawdę zależy. Ludzie na nas polegają.

Dla mnie od zawsze działał partycypacyjny styl zarządzania, niezależnie od kraju i kultury organizacyjnej. Jednocześnie gdy przejmujesz nowy zespół, który jest przyzwyczajony do zarządzania „od dołu”, to jednak ten proces może potrwać o wiele dłużej.

Liderowi potrzebna jest również umiejętność wyczuwania emocji, tak aby zauważyć moment gdy ludzi tracą balans pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym, zbyt dużo czasu wysiadują przed komputerem. Obecnie tak wielu ludzi doświadcza pracy zdalnej, że jej postrzeganie zupełnie się zrobiło. Ludzie zaczynają zauważać, że takie przesiadywanie w domu przed komputerem to nie zawsze jest super sprawa, lecz wymaga dużej organizacji i postawienia sobie granic, ram pracy.

Zadaniem lidera jest to, żeby to ludziom umożliwiać, pozwolić dbać o ich dobrostan.

Zwrócę jeszcze uwagi na mówienie prawdy, autentyczność. Informowanie o trudnych sytuacjach, przesunięciach, zmianach. Ludzie i tak czują podskórnie, że dzieją się zmiany, zadaniem lidera jest je nazwać, wyklarować.

 

Narzędzia do komunikacji w wirtualnym zespole

 

Ostatnio bardzo sprawdza mi się MS Teams, który bardzo fajnie konsoliduje różne narzędzia – SharePoint czyli bazę wiedzy z funkcją komunikacji, chatu i video konferencji, kalendarza i innych narzędzi z Office365. Używam też Slacka do komunikacji wokół konferencji. Używamy też wewnętrznego facebooka do komunikacji ze stakeholderami, możemy celebrować pewne rzeczy, doceniać innych pracowników, od razu nagradzać. Mamy grupy zainteresowań, tematyczne, otwarte i zamknięte. Można też tam robić live events, pisać na czacie.

Ze starszych moich czasów używam też OneNote, mam kilka takich notatników, jeden jest do pracy, drugi osobisty, trzeci kreatywny. Tam wrzucam rzeczy o których nie chcę zapomnieć. Jednocześnie cały czas staram się pisać odręcznie, oderwać od elektronicznych narzędzi. Jeszcze jedna rzecz jaką lubię to mind mapy, które pomagają mi poukładać wiedzę.

Narzędzie jest drugorzędne w stosunku do tego co chcesz robić.

 

Instant feedback w wirtualnym zespole

Niektórzy mówią, że jest to potrzeba młodego pokolenia, a mi się wydaje, że jest to potrzeba pewnego trybu pracy.

Wirtualna praca zakłada tryb pewnej dynamiki i natychmiastowości, zarówno w feedbacku pozytywnym jak i tym rozwojowym.

To po prostu wynika z tempa pracy, tempa życia. Ważne jest tu też przyznawanie się do błędów, nazywanie ich i dawanie na to ludziom przyzwolenia. Buduje to zaufanie i poziom bezpieczeństwa i do lidera i wewnątrz zespołu.

 

Podsumowanie od Agnieszki dla liderów, którzy weszli niedawno w wirtualny świat

Przede wszystkim nie róbmy tego micromanagementu, dajmy ludzie to pole i ten mandat, tak aby mogli oni zrobić zadania. Dajmy im pewien poziom zaufania. Może okazać się tak, że nie wyjdzie, że nasze zaufanie zostało zawiedzione, ale bez tego zaufania nie zbudujemy.

Dajmy ludziom poczuć to, że im ufamy i że troszczymy się o ich dobrostan, że troszczymy się o nich jako człowieka a nie tylko o pracownika.

Ostatnio zabierałam swój zespół na warsztaty z improwizacji, czerpanie z tych narzędzie, zmiana myślenia – branie tego co było i budowanie na tym, nie negowanie, empatia dla drugiego człowieka. Czyli to co robią aktorzy.

Img
Nie przegap nowych treści! Bądź zawsze O Krok Do Przodu
Zapisz się na mój newsletter i otrzymuj powiadomienia o nowych artykułach i podcastach. Nie zapomnij potwierdzić subskrypcji klikając w maila, którego ode mnie dostaniesz - dopiero wtedy naprawdę znajdziesz się wśród odbiorców :-)

Skomentuj podcast

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*