Liderze projektu – zarządzasz grupą czy zespołem?

O tym,

dlaczego prowadząc projekt warto stworzyć zespół projektowy

i jakie to daje korzyści.

• A w Twoim projekcie, zarządzasz grupą czy zespołem?
• A jakie to ma znaczenie? Projektem zarządzam po prostu.
• Znaczenie ma fundamentalne!

Nie tylko osoby na stanowisku Menedżera Projektu zarządzają projektami. Wielu z nas równolegle do swojej pracy ciągnie jakiś projekt, być może projekcik. Jeśli działania te realizujesz na poziomie indywidualnym, czyli samodzielnie – to w ogóle nie ma tematu. Robisz po prostu coś we własnym zakresie i sam/a jesteś panem i władcą planowania poszczególnych etapów. Ile jednak jest takich projektów? W którymś momencie najpewniej potrzebujesz sięgnąć do innej osoby. Uzyskać dane z działu finansów. Wybrać się na konsultacje do IT. Sprawdzić coś z logistyką.

Jeśli Twój projekt ma przełożyć się na wdrożenie w organizacji i dotyczyć większej liczby ludzi niż tylko Ty sam, to zanim w ogóle wystartujesz, zadbaj o to, żeby zorganizować sobie zespół projektowy.

Po co mieć zespół projektowy

– A po co ten zespół? Co to, ja mało roboty mam?

Niektórzy myślą, że zespół to więcej pracy. I to jest prawda. Ale także – nieprawda. Zależy, jak patrzysz na swój projekt. Po co go w ogóle prowadzisz? Jeśli prowadzisz projekt „żeby mieć odhaczony”, to może nie potrzebujesz zespołu. Ale bądź świadomy tego, że po pierwsze, o wszystko będziesz musiał zadbać sam, a po drugie – taki projekt ma małe szanse na sukces. Jest duże prawdopodobieństwo, że pracując samotnie nie będziesz świadomy uwarunkowań, w jakich pracują osoby, których ten projekt ma dotyczyć. Krótko mówiąc, napracujesz się a i tak opracujesz bubla. W efekcie, trzeba będzie zrobić wszystko jeszcze raz – a będzie tym gorzej, że ludzie będą już zrażeni, a Ty – obrażony (taki świetny projekt zrobiłem! A oni nie doceniają, nie rozumieją!) A oni nie tego po prostu potrzebują.

W ostatecznym rozrachunku zespół projektowy to więcej pracy tu i teraz, zwłaszcza pracy koordynacyjnej i komunikacyjnej, ale znacznie większa skuteczność i oszczędność czasu później.

– Ok, zróbmy ten zespół. Sponsor projektu da mi zielone światło i będę miał wolną rękę, żeby wymagać wsadu od finansów, IT i logistyki.

Mam dostęp do specjalistów. Czy to już zespół projektowy?

Ha ha! Nadal nie masz zespołu. Teraz co najwyżej zarządzasz grupą. Wiesz, jaka jest różnica między zespołem a grupą? W grupie każdy pracuje sam. Ludzie nie muszą się nawet znać nawzajem, a co dopiero przejmować się czymś takim jak harmonizacja danych czy uzgodnienie wspólnego rozwiązania. Masz dostęp do fajnych specjalistów, ale wszystko jest na Twojej głowie. Także ciężar decyzji, które mają teraz pogodzić interesy i potrzeby kilku różnych stron.

Kierując grupą projektową,

• bierzesz na siebie cały wysiłek komunikacji
• a nie zyskujesz żadnej koordynacji ani gotowych dobrych rozwiązań.

Mało tego. Poszczególni członkowie grupy mogą oczekiwać od Ciebie, że dostarczysz im dane, jakich oni potrzebują od innych, żeby mogli dla Ciebie wyprodukować zestawienie o które Ci chodzi. Jako lider projektu stajesz się – sorry! – chłopcem na posyłki.

Zobacz, tak mniej więcej wygląda komunikacja w grupie – a tak w zespole.

W skrócie, w grupie wszystko musi przejść przez Ciebie. W zespole ludzie pracują razem, także niezależnie od Ciebie.

To co to jest ten zespół projektowy?!

Czym różni się zespół od grupy? Zespół to ludzie, którzy pracują nad czymś razem. Ty koordynujesz ich pracę i jest to rzeczywiście wysiłek, ale w zamian… pojawia się szereg korzyści 😊

• masz dostęp do pełnych danych, dotyczących różnych aspektów związanych z wdrożeniem projektu
• kluczowe dla projektu osoby wiedzą, co dzieje się w projekcie i mają realny wpływ na jego kształt – nie zawetują Ci go pod koniec ani w połowie nie dowiesz się, że jednak nie ma na niego środków
• wspólnie wypracowujecie rozwiązanie optymalnie uwzględniające wszelkie potrzeby i uwarunkowania. Rozwiązania te powstają dzięki temu, że różni członkowie projektu mają możliwość dyskutować i ustalić coś razem.
• nie wszystkie rzeczy musisz wypracowywać samodzielnie. Członkowie zespołu mogą pracować także bez Twojego bezpośredniego nadzoru. Widzisz? Tu pojawia się nawet oszczędność Twojego czasu!
• w najlepszy sposób zapobiega to bublowi lub wdrożeniowemu fiasku!
• w efekcie zrobisz świetny projekt, z którego masz satysfakcję Ty, cały zespół i reszta organizacji! Jeszcze długo cieszycie się jego owocami 😊

Ale jak się za to wziąć? Jak stworzyć zespół projektowy i zapewnić mu sukces? Zobacz tutaj.