Jak stworzyć zespół projektowy i zapewnić mu sukces?

Jak dobrać członków zespołu projektowego?

Potrzebujesz ustalić, kto może i powinien stać się członkiem Twojego zespołu. Zaproś reprezentantów wszystkich funkcji i rodzajów stanowisk, które będą kluczowe jako źródło pozyskiwania danych albo jak reprezentanci tych, których w przyszłości ma objąć skutek projektu. Przykładowo, jeśli Twój projekt dotyczy modernizacji maszyny na określonej linii produkcyjnej, na pewno potrzebujesz kogoś

• z działu utrzymania ruchu (powie Ci jakie usterki występują na maszynie),
• z działu finansów (da Ci informacje o założeniach i możliwościach finansowych, niezbędnych do sfinansowania tej modernizacji),
• z działu zamówień (ustalicie dostawców na nowe części),
• potrzebujesz także kierownika zmiany i operatora tej maszyny z jednej ze zmian (powiedzą Ci, co naprawdę się tam dzieje, co tak naprawdę powoduje usterki i co jest najbardziej potrzebne).

Jak postawić zespół projektowy na nogi?

Zrób pierwsze spotkanie, na które zaproś wszystkich członków projektu. To spotkanie jest ważne, bo będziecie sobie na nim ustalać cele i zasady wspólnej pracy. Dlatego lepiej poczekać na koleżankę, która jeszcze przez tydzień jest w delegacji i dopiero wtedy zrobić to spotkanie w kompletnym składzie niż zrobić je teraz, a koleżanka „nadrobi”. To pierwsze spotkanie bardzo trudno jest nadrobić. To spotkanie i potem sposób waszej pracy w tym projekcie będzie też decydujący pod kątem tego, czy będziecie pracować jedynie jako grupa projektowa czy też wykorzystacie wszelkie zalety zespołu projektowego. Więcej o tym przeczytasz w tym tekście i tutaj.

Pierwsze spotkanie – dobre praktyki

1. Zrób małe intro

po co się zebraliście (żeby dookreślić projekt i ustalić wspólny sposób pracy nad projektem), podziękuj za obecność.

2. Omów cel projektu

po co jest ten projekt, czemu służy, co się zmieni na plus dzięki temu projektowi. W tym momencie budujesz wizję i poruszasz motywacje.

3. Pozwól ludziom się poznać

zaproś każdego żeby się przedstawił, a nawet jeśli ludzie się już znają, zaproś do powiedzenia kto będzie mógł co dołożyć od siebie w tym projekcie. Zacznij od siebie, dając członkom zespołu przykład jak to zrobić.

4. Ustalcie, w jaki sposób będziecie chcieli pracować razem

na przykład, jak często będziecie spotykać się na żywo, być może wirtualnie, w jaki sposób będziecie informować się wszyscy nawzajem o postępach w projekcie.

5. Przedstaw lub ustalcie plan działania

jakie działania miej więcej będziecie podejmować jako zespół w tym projekcie.

6. Określ precyzyjnie kilka najbliższych kroków

wraz z tym, kto jest odpowiedzialny za ich realizacje i do kiedy mają być wykonane.

7. Być może już teraz warto ustalić, kiedy wspólnie spotkacie się następny raz.

Na spotkaniu

• spytaj też, w jaki sposób docierać do kogo – np. czy są jakieś pory dnia, miesiąca trudne w kontakcie z kimś i z jakichś względów (np. zamknięcie miesiąca, audyt itp.)
• pozwól na pytania i dyskusję – tutaj znajdziesz podpowiedzi, jak zadać odpowiednie pytania żeby dotrzeć do wątpliwości członków projektu i rozprawić się z nimi zanim zaczną przeszkadzać
• zbuduj pozytywny klimat wokół projektu i wspólnej pracy. Pokaż projekt jako pozytywną okazję dla członków projektu i jako korzyść dla firmy.

W trakcie projektu

• Zadbaj o to, by nie wykruszały się osoby.
• Trzymaj oko na komunikacji. Dba o to, żeby każdy wiedział co dzieje się w projekcie.
• Nie odpuszczaj wspólnych spotkań oraz zapewnij uczestnictwo wszystkich. Nawet jeśli na spotkaniu dziś finanse nie mają wiele do powiedzenia, następnym razem będą lepiej rozumieć technikalia przekładające się na wysokość inwestycji.
• Zastanówcie się razem, jak pokazać projekt innym osobom i działom. Opracujcie plan komunikacji i wykonajcie go. Dlaczego? – dobra komunikacja w trakcie trwania projektu buduje gotowość organizacji na wdrożenie, – dobra komunikacja przekłada się na dobre przyjęcie projektu w firmie – w ten sposób budujecie Waszą profesjonalną markę jako członków projektu.

Na ostatnim wspólnym spotkaniu zespołu projektowego

zróbcie dwie rzeczy:

spójrzcie, co się wydarzyło w projekcie. Co było łatwe, co trudne. Co się udało perfekcyjnie – dzięki czemu to stało się możliwe? Co poszło nie tak lub okazało się klapą – co warto by zrobić inaczej następnym razem. Zapiszcie te wszystkie rzeczy żebyście mogli skorzystać z Waszych doświadczeń w kolejnym projekcie.

Pogratulujcie sobie wysiłku, całej pary, którą włożyliście w projekt. Jako lider projektu możesz podziękować każdemu z osobna. Jeśli Ci super zależy, spraw małą niespodziankę każdemu członkowi zespołu – współpracę z Tobą zapamiętają na długo! Będą cię polecać innym kolegom jako super lidera projektu 😊

Pierwsze koty za płoty! Życzę wielu kolejnych udanych projektów!