OKDP 12: Jak zwiększać efektywność szkoleń online

O Krok Do Przodu – to podcast dla wszystkich, którzy
zajmują się wprowadzaniem zmian. Niech Wam się przyda
w zespole, w firmie i we własnym życiu.

Monika Chutnik
Monika Chutnik
Jak zwiększać efektywność szkoleń online

Dochodzą mnie zewsząd takie wieści i głosy, że wielu z Was przerzuca się obecnie na szkolenia online w organizacji i w ten sposób chce zapewnić możliwości rozwojowe swoim pracownikom. Dlatego dzisiaj właśnie o tym temacie chciałabym porozmawiać. Zaprosiłam do podcastu Michalinę Konkel, z która razem w ETTA Leadership &  Culture pracujemy od kilku lat w takich właśnie wirtualnych projektach, wspierając wirtualne zespoły.

Chcemy opowiedzieć Wam o tym, jak zadbać o szkolenie online, szkolenie wirtualne, które będzie miało dobrą jakość, jak zadbać o szkolenie, które będzie miało optymalny knowledge transfer, czyli przełożenie tego, co dzieje się na szkoleniu na to, co uczestnik faktycznie potem robi w miejscu pracy, i o szkolenie, które będzie w optymalnym stopniu angażowało uczestników.

Czego dowiecie się po wysłuchaniu odcinka:

  • Co musi wydarzyć się przed wirtualnym projektem szkoleniowym, żeby rzeczywiście „miał on ręce i nogi”,
  • W jaki sposób powinno się ustalać cele na szkolenie online?
  • O jakich elementach (przed szkoleniem online i w czasie jego trwania) nie można zapomnieć,
  • Jak budować i monitorować zaangażowanie uczestników podczas sesji online,
  • Jak powinna być skonstruowana wirtualna sesja – czas trwania i ilość uczestników,
  • Czym różni się szkolenie wirtualne od webinaru,
  • W jaki sposób zbierać ciągły feedback od uczestników,
  • Jak zaangażowanie menadżerów przekłada się na wdrażanie wiedzy w organizacji,
  • O jakich dobrych praktykach na zakończenie sesji warto pamiętać
  • Czy szkolenia online da się polubić? A jeśli tak to za co? 🙂

Ten materiał może być przydatny dla tych z Was, którzy pracują w rolach wewnętrznych, HR-owych, Learning & Development, trenerów wewnętrznych, osób które zamawiają szkolenie i próbują zrozumieć czym jest dobry produkt szkoleniowy, a także tych z Was, którzy jako trenerzy, coache i konsultanci przerzucają się w tej chwili na szkolenia online i pragną czerpać z doświadczeń bardziej doświadczonych kolegów i koleżanek.

Podzielcie się tym odcinkiem z osobą, która przymierza się do samodzielnego prowadzenia czy też zamawiania szkolenia online, jak również z liderami, którzy wysyłają swoich pracowników na wirtualne sesje – przecież to od nich zależy transfer wiedzy do organizacji!. Niech się Wam dobrze słucha i przełoży na zadowolenie z pracy w wirtualnej sali szkoleniowej – zarówno po strony trenera, jak i uczestników!

 


Materiały i źródła wymienione w podcaście:

 


Przygotowanie do wirtualnego projektu szkoleniowego

Trener musi zrobić wszystko to co normalnie, ale mocniej, głębiej i dobitniej. Świat online nie wybacza błędów. Pierwszym podstawowym aspektem jest ustalenie celów szkolenia, po co tak w ogóle się spotykamy i zadbać o to, żeby były one zakontraktowane ze Sponsorem Projektu. Powinny być one jasno osadzone w biznesie i zakomunikowane uczestnikom naszego szkolenia. Już to z automatu zwiększy ich motywację do tego, żeby aktywnie uczestniczyć w szkoleniu. Zamiast ustalać 3 cele na szkolenie, lepiej jest ustalić jeden, zrealizować go w formule szkoleniowej czy warsztatowej, a potem realizować kolejne. Im lepiej sfokusujecie się na konkretnym celu, tym większa szansa, że go zrealizujecie. Szczególnie dlatego, że sesje online trwają krócej niż te tradycyjne. Przydaje się tu umiejętność „zjadania słonia po kawałku”.

Zaangażowanie pracowników od samego początku

Warto zadbać o to, żeby pracownicy zbudowali własną motywację do udziału w warsztatach. Niech popracują nad tym, co w obrębie danego celu najbardziej ich ciekawi, co jest potrzebne, najbardziej im się przyda w kolejnych krokach rozwoju ich kariery.

Warto być w kontakcie mailowym czy telefonicznym z uczestnikami przed szkoleniem, żeby pomóc uczestnikom zaangażować się w projekt.

Np. macie sesję na temat pracy w rozproszonym zespole, macie cele na sesję, w ramach tych celów wysyłacie np. jako HR pytania do uczestników o to, czego potrzebują. To daje ludziom poczucie, że są zaangażowani w ten program i daje im poczucie sprawczości. Warto też pytać o konkretne sytuacje i doświadczenia z przeszłości, żeby móc się odnieść do faktów.

Kolejną dobrą praktyką jest umożliwienie uczestnikom kontaktu z trenerem na chwilę przed szkoleniem – mail powitalny razem z technikaliami czy też krótkie video jako wprowadzenie i przedstawienie prowadzącego. Pomaga to na zredukowanie niepewności i nawiązanie kontaktu z uczestnikami.

Warto też zadbać o presession activity, czyli materiały przygotowujące do szkolenia – link do filmu, artykuł do przeczytania, case z ich własnego doświadczenia, który mają opisać. To kolejny element budowania zaangażowania.

Konstrukcja sesji wirtualnej

Zacznijmy od tego, że doświadczenie sesji wirtualnej jest bardzo wymagające dla uczestnika. Jeżeli sesja jest prowadzona dobrze, to jest to bardzo intensywna praca, a jeżeli źle – to jest tam pełno rozpraszaczy.

Nasze możliwości uczestniczenia w takich sesjach są bardzo ograniczone. Absolutnie odchodzimy od przenoszenia 1:1 szkolenia z realu do wirtualu. To się po prostu nie może udać. Dobre programy wirtualne muszą być pocięte na kawałki, jedna sesja powinna trwać 1,5-2 h. Jest to ogromne wsparcie procesu uczenia się, ponieważ proces uczenia się następuje przyrostowo, dzięki porcjom wiedzy, które są przyswajane i wdrażane w życie zawodowe. Takie wirtualne „pigułki wiedzy” dają nam ogromne szanse i możliwości.

Samopoczucie uczestników i budowanie zaufania

Ludzie na sali szkoleniowej muszą się czuć na tyle bezpiecznie i komfortowo, żeby chcieli się uczyć i mogli pokazać, że czegoś nie wiedzą. To do czego chcemy Was zachęcić to rozpoczynanie szkolenia tzw. check-inami, pytanie uczestników o to jak się czują, co im się ostatnio wydarzyło, czego chcą się tu nauczyć. Można zrobić klasyczną „rundkę” przedstawiania się, można użyć zewnętrznych narzędzi, np. Mentimeter. Pozwala to zbudować trenerowi obraz grupy i jej stan emocjonalny.

 

Przebieg sesji online 

Liczebność i narzędzia

Żeby sesja online była w pełni interaktywna to grupa powinna liczyć 7-8 osób, wtedy każdy ma okazję się zaangażować i zabrać głos. Jeżeli grupa jest większa, to potrzebujemy podzielić salę na przestrzeń wspólną, główną a prawdziwą pracę (doświadczenie, eksperymentowanie) odbywa się wtedy w mniejszych podgrupach. Możemy tu zastosować inverse learning, zaangażować uczestników poprzez używanie smartfonów do odpowiadania na pytania, które im zadajemy (wykorzystując do tego np. narzędzie Kahoot). Pozwala to na zebranie treści od uczestników, rozszerzenie ich i pogłębienie odpowiedzi na forum. Możliwa jest również praca na wspólnym dokumencie – np. SWOT na dokumentach Google, który uczestnicy widzą swoja pracę i postęp innych grup.

Mówi się o tym, że aby sesja online była angażująca dla uczestników, to powinny być oni zapraszani do aktywności max. co 5-7 minut.

Można też korzystać z możliwości samego narzędzia do prowadzenia webinarów, podnoszenie ręki, zadawania pytań, głosowania, ankiet. Istotna jest również możliwość zachowania anonimowości uczestników, szczególnie gdy mowa jest o trudnych sytuacjach, konfliktach. Niezwykle użyteczna jest też opcja chatu, jednak do dobrego korzystania z niego potrzebna jest moderacja dyskusji.

Różnice międzykulturowe a sesje online

Pracując wirtualnie często mamy do czynienia z międzynarodowym zespołem. Warto wtedy pamiętać, że uczestnicy mają różne preferencje co do komunikacji i budowania relacji. Kultury określane jako brzoskwiniowe budują zaufanie poprzez większe odkrywanie siebie, pokazywanie siebie. Będą potrzebować więcej aktywności personalnych. Prowadzone są wirtualne sesje teambuildingowe, wtedy tak potrzebujecie zaplanować sesję, żeby nie zalać ludzi treściami, ale pozwolić im na budowanie relacji.

Szkolenie wirtualne a webinar

Często widzimy, że szkolenie online mylone jest z webinarem, a to przecież dwie zupełnie różne formy pracy! Webinar to niejako wykład online, konferencja wirtualna na których prelegent prowadzi sesję a kilkudziesięciu odbiorców chłonie wiedzę. Warto zrozumieć tu tę różnice i wiedzieć, że szkolenie online to angażująca praca, która ma inny cel.

Szkolenie online to nie podawanie wiedzy na talerzu, lecz zapraszanie uczestników do wspólnej nauki, wypracowania rozwiązań.

Dzielenie się wiedzą

Po zakończeniu szkolenia online można zachęcić uczestników do dzielenia się wiedzą, zapisania wniosków na komórce i przesłania tego dalej. Wspólne wyszukiwanie materiałów, artykułów, godnych polecenia książek. Sesje online mogą zbudować pewną społeczność, która wspiera się we wzajemnym rozwoju.

Zadbanie o inkluzywność 

W przestrzeni wirtualnej mówi się o tym, że Ci głośni uczestnicy będą jeszcze głośniejsi, natomiast Ci cisi jeszcze bardziej zamilkną. Rolą prowadzącego jest monitorowanie zaangażowania wszystkich uczestników sesji. Można to robić zarówno podczas sesji, jak i pomiędzy nimi – np. poprzez zadania wdrożeniowe do zrealizowania w parach czy mniejszych grupach.

Constant feedback

W trakcie sesji online ważne jest ciągłe zdobywanie informacji zwrotnych od uczestników – co ich angażuje, co sprawia, że są podłączeni do sesji, co ich rozprasza. Poważne badania na ten temat mówią, że ludzie robią bardzo różne rzeczy uczestnicząc w wirtualnej sesji – jedzą, uprawiają sport, surfują po internecie. Można po prostu poprosić na żywo na sesji o to, żeby uczestnicy podzielili się tym, co im pomagało a co przeszkadzało w aktywnym uczestniczeniu sesji. Gdy używają kamerki, wtedy ocena może się odbyć poprzez pokazywaniu dłoni i ocen na palcach, czyli od 1 do 5.

Włączmy uczestników w dbanie o to, żeby kolejne sesje były jeszcze lepsze.

 

Dobre praktyki po zakończeniu sesji online

Kluczowe jest zaangażowanie managerów od samego początku procesu, po to żeby wiedzieli jakiej zmiany zachowań mogą spodziewać się od swoich pracowników. Badania mówią jednoznacznie o tym, że największy wpływ na wdrożenie nowo-zdobytych umiejętności ma menadżer, który wiec dlaczego pracownik jest na sesji i egzekwuje zdobytą wiedzę i umiejętności, po prostu interesuje się procesem rozwojowym swoich pracowników. My w ETTA Leadership & Culture korzystamy z następujących rozwiązań:

  • kolejka maili z materiałami uzupełniającymi po sesji, dostarczone w stałym rytmie, tak aby utrzymywać temat „na górze”,
  • kolejka SMSów z krótkimi poradami i treściami zachęcającymi do eksplorowania tematu,
  • spotkanie follow up z kilkoma osobami z grupy szkoleniowej – co Wam zadziałało, co wdrożyliście, czego jeszcze potrzebujecie,
  • planowanie do przodu – dostarczanie przez osobę z wewnątrz organizacji ciekawych artykułów, podcastów, aktualnych źródeł wiedzy – takie wewnętrzny, rozwojowy newsletter,
  • learning by teaching – zaproszenie uczestników szkolenia do przygotowania mini-sesji dla swoich kolegów i koleżanek z pracy, podzielenie się zdobytą wiedzą wewnątrz organizacji.

Podsumowanie – za co można lubić wirtualne sesje

Michalina: Na dzień dzisiejszy to chyba tajemniczość, taka niewiadoma. Często bowiem jest tak, że nie wiem kto wdzwoni się na sesję, nie widzimy się na kamerkach. Jednocześnie ze względu na to, że teraz często pracujemy z domu, to w tle przewijają się odgłosy zwierząt czy domowników, co jest czasem bardzo ciekawe 😉 A tak na poważnie – dla mnie magiczna jest efektywność tych sesji.

Moje doświadczenia wskazują na to, że na szkoleniu wirtualnym da się osiągnąć bardzo podobne efekty co na tradycyjnym i to w krótszym czasie.

Moje doświadczenia wskazują na to, że na szkoleniu wirtualnym da się osiągnąć bardzo podobne efekty co na tradycyjnym i to w krótszym czasie. Natomiast wymaga to bardzo dużo przygotowania. Ważne jest to co zrobimy przed szkoleniem, jak zaangażujemy pozostałe osoby z organizacji, co zrobimy na sesji, także to co mnie cieszy to jest to, że się da, jednak wymaga to innego wysiłku. Ja na swoich warsztatach dużo pracuję na postawie, na tym żeby ludzie zmienili swój mindset, poczuli coś innego w serduchach, spojrzeli na diversity czy różnice międzykulturowe z innej perspektywy – to mnie bardzo cieszy!

Monika: Ja bardzo lubię to, gdy grupa razem pracuje nad eksploracja problemów, robi burzę mózgów, kiedy wszyscy pracują nad danym dokumentem i on dosłownie rośnie w oczach, dojrzewa. Ludzie wspólnie wypracowują dokumenty, które mogą od razu puścić w obieg, obgadać w organizacji, wdrożyć. Podoba mi się również wiele kanałów komunikacji z uczestnikami, tu whiteboard, tu chat, tu prezentacja. dla trenera jest to bardzo intensywne doświadczenie, gdzie potrzebny jest często drugi trener czy producent sesji.

Img
Chcesz być zawsze o krok do przodu?
Zapisz się na mój newsletter i otrzymuj powiadomienia o nowych treściach! Potwierdzenie subskrypcji wyślemy na podanego maila.

Skomentuj podcast

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*