Jeśli właśnie zaczynasz pracę w wirtualnym zespole, posłuchaj bardziej doświadczonych w tym względzie kolegów. Mam nadzieję, że większość powie Ci „wirtualna praca jest spoko!”, ale to nie znaczy że nie borykają się na co dzień z wyzwaniami wirtualnej współpracy.

W tym artykule poznasz trzy główne wyzwania, jakie stwarza wirtualna współpraca oraz znajdziesz wskazówki, jak się z nimi zmierzyć! Tekst dla liderów wirtualnych zespołów oraz dla osób, które chcą osiągnąć kolejny poziom w jakości wirtualnej współpracy 🙂

Trzy główne wyzwania wirtualnej współpracy

1. Izolacja

Współpracując wirtualnie, z konieczności macie ze sobą mniej mimowolnego osobistego kontaktu. Rzucenie okiem co robi kolega, zagadnięcie koleżanki w wirtualnej przestrzeni nie dzieje się samoczynnie. „Wchodzę do biura i czuję, że dziś jest jakaś inna atmosfera!” – takiego zdania ani takiego odczucia nie spotkasz w wirtualnej przestrzeni. Podejmowanie kontaktu musi stać się czynnością świadomej decyzji, a takie decyzje trzeba nauczyć się odpowiednio podejmować.

Izolacja to konkretne wyzwanie. Podważa zaufanie, osłabia poczucie przynależności – do zespołu i firmy, uruchamia syndrom „Co z oczu to z serca!”. Izolacja atakuje samo serce zespołu.

2. Fragmentacja

„Każdy sobie rzepkę skrobie” – znacie takie zespoły? Nie są rzadkością w realu, ale w wirtualnej rzeczywistości występują ze znacząco zwiększoną częstotliwością. Nie całkiem jasny dla wszystkich cel istnienia zespołu, rozmyte role i zakresy odpowiedzialności, czyli gdzie się kończy moje a zaczyna Twoje terytorium decyzji i działania, nie do końca określony sposób podejmowania decyzji stwarzający przestrzeń na niedomówienia, a w międzynarodowych wirtualnych zespołach – ciągnące w różne strony lokalne grupy interesów powodują, że Wasz zespół wprawdzie ciągnie wózek wspólnie… tyle że każdy w inną stronę. Ale w wirtualnym zespole trudno nawet zorientować się, że tak faktycznie się dzieje. Niby każdy porządnie robi swój kawałek, tyle że razem nie za bardzo to wszystko działa.

3. Dezorientacja

Co się w tej chwili dzieje? Na jakim etapie jesteśmy? Co jest ważne? – zadane do wirtualnego zespołu, te pytania często zawisają w próżni. W wirtualnym zespole najczęściej komunikujecie się za mało… ale czasem nawał komunikacji może przytłaczać, trudno jest komunikować się precyzyjnie, łatwo narastają teorie spiskowe na temat tego, kto ma z kim konflikt i dlaczego – a co najmniej, kto ma jakie ukryte interesy i co z tego wynika. Nie muszę dodawać, że najczęściej teorie te nie są poparte dowodami. Biorą się z braku jasności, czym zajmują się inni członkowie zespołu, z braku wglądu w bieżące działania innych osób. „Co tam robisz?” – tak łatwo zadać to pytanie koleżance z biurka obok, tak rzadko pada ono w wirtualnym kontekście.

Jak pokonać wyzwania w wirtualnych zespołach?

Mam dwie dobre wiadomości:

• Po pierwsze, w wirtualnej przestrzeni pracują setki tysięcy zespołów i dają sobie radę. Można wnioskować, że i Wam się to jakoś uda! Im szybciej odrobicie swoje lekcje w wirtualnym ogarnianiu się, tym lepiej!
• Po drugie, skoro już znacie wyzwania, teraz możecie zacząć je analizować, rozwiązywać i przekuwać je w jakość wirtualnej pracy 🙂

Żeby jednak naprawdę udała się Wam jakość (a nie „jakoś”) wirtualnej współpracy, warto rozpracować wyzwania, podjąć środki zaradcze lub nauczyć się reagować na typowe sytuacje w wirtualnych zespołach. Podaję Wam tutaj podstawowe remedium na każde z trzech fundamentalnych wyzwań.

Odpowiedzią na Izolację jest

1. Zaangażowanie

Nawet jeśli nie widzicie się na żywo, stwórzcie przestrzeń do budowania prawdziwych relacji, wyrażania wzajemnej troski i podsycania zaangażowania. Początek każdego spotkania zaplanujcie na „osobiste zalogowanie się” – po to, by członkowie zespołu mogli dosłownie przy każdziutkiej nadarzającej się okazji poznawać się, scalać i budować jako ekipa złożona z prawdziwych ludzi. Ludzi, którzy mają sytuacje, emocje, wrażenia, doświadczenia. Niech każdy powie od siebie dwa słowa, liderowi nie odpadnie od tego głowa 😉 W ETTA robię krótką rundkę „Co u Was?” i dbam o to, żeby kilka słów powiedział każdy z obecnych. Był taki okres w życiu naszego zespołu, że niektóre wspólne rozmowy robiliśmy tylko i wyłącznie po to, żeby pogadać „co u kogo”. Taka forma wirtualnej przerwy obiadowej dla wszystkich 😉 I wiecie co? To właśnie w tych spotkaniach z największą chęcią uczestniczyli ludzie 🙂

Utrzymujcie bieżący kontakt poprzez wspólny grupowy czat. Jeśli Wasza komunikacja potrzebuje być skupiona lub jest intensywna lub formalna, stwórzcie osobny kanał czatu na „głupoty”. To takie czatowe miejsce do wspólnego pośmiania się i „pociskania pierdół”. Podsyłania ciekawostek i ploteczek. Śmiech rozluźnia, pozwala pokazać twarz inną niż formalna – choćby przez chwilę – i łączy. To są nasze rozmowy przy kawie – w wersji wirtualnej.

Jako Lider masz silny wpływ na morale Twoich ludzi, w tym także na ich poczucie emocjonalnego podłączenia.

Jako Lider masz silny wpływ na morale Twoich ludzi, w tym także na ich poczucie emocjonalnego podłączenia. Jesteś dla nich ważną osobą. Jeden z najlepszych liderów, do których raportowałam, przeznaczał każdego tygodnia pół godziny na osobistą rozmowę z każdym z członków zespołu. Dzięki temu oboje jesteście znakomicie na bieżąco, a Ty jako Lider wirtualnego zespołu masz bezpośredni wpływ na emocje i zaangażowanie każdego z ludzi w Twoim zespole.

Odpowiedzią na Fragmentację jest

2. Spójność

Spójność, czyli pracowanie razem w taki sposób, że tworzycie jedną zsynchronizowaną całość. Spójność zespołu powstaje poprzez przeznaczenie konkretnego czasu na… wypracowanie tej spójności. Zwykle oznacza to szereg konkretnych spotkań zespołu przeznaczonych konkretnie na rozmowę o celu zespołu, rozmowę o sposobie i zakresie działania zespołu, explicite rozmowę o rolach i zakresach odpowiedzialności członków zespołu, explicite rozmowę o tym, kto podejmuje decyzje w jakich sprawach, a jeśli jest to decyzja zespołowa to jak ona się wydarza.

Założenie, że „samo się wyklaruje” jest błędne w każdym zespole, ale w wirtualnych zespołach szczególnie mocno odczuwa się jego negatywne skutki.

Założenie, że „samo się wyklaruje” jest błędne w każdym zespole, ale w wirtualnych zespołach szczególnie mocno odczuwa się jego negatywne skutki. Budowanie zespołu, międzyludzko i funkcjonalnie, jest czynnością Lidera i wymaga czasu oraz określonych działań.

Już czujesz, jakich kompetencji możesz potrzebować jako Lider wirtualnego zespołu? Precyzyjna komunikacja, moderowanie wirtualnej dyskusji oraz zadawanie pytań to zaledwie kilka z użytecznych dla Ciebie jako wirtualnego Lidera umiejętności.

Odpowiedzią na Dezorientację jest

3. Klarowność

Klarowność może odnosić się do tego, co dzieje się tu i teraz lub do tego, co dzieje się w zespole w ogóle.

Na podniesienie klarowności tu i teraz bardzo dobrze działają techniki komunikacyjne, takie jak

• Poproszenie o parafrazę (czyli: „Powiedz mi proszę jak to zrozumiałaś”) – jest jednym z bardzo dobrych sposobów na zwiększenie klarowności.
• Zapytanie innych o ich opinię – uwaga! przed wyrażeniem swojej własnej opinii. Czasami opinia Lidera, wyrażona zbyt wcześnie, potrafi przygnieść szczerość lub innowacyjność zespołu. Najpierw pytaj, później mów – to złota zasada zarządzania także w wirtualnym kontekście.

Czasami opinia Lidera, wyrażona zbyt wcześnie, potrafi przygnieść szczerość lub innowacyjność zespołu.

O klarowności „tak w ogóle” trzeba porozmawiać. Dobrze jest połączyć rozmowy o klarowności z rozmowami o spójności. Ale także w dowolnym momencie funkcjonowania zdalnie pracującego zespołu warto jest natychmiast reagować na pojawiające się widmo utraty klarowności. „Dostaję tyle maili od zespołu że nie jestem w stanie ich przerobić” – to mocny sygnał i być może wcale jeszcze nie oznacza, że dana osoba ma za dużo pracy. Być może po prostu część komunikacji można przerzucić na czat, a na czacie stworzyć wątki do reagowania natychmiast i do reagowania w dowolnym momencie.

Rozwiązaniem na brak klarowności jest więc wspólna rozmowa o komunikacji, czyli o tym, co, gdzie i jak komunikuje się nam dobrze – a co nam jako wspólnie działającemu zespołowi przeszkadza. Używane do komunikacji technologie są przecież po to, by dostosować się do potrzeb i sposobu pracy zespołu. Sposób korzystania z telefonu, wideokonferencji, maila i czata jest do wspólnego uzgodnienia. Wspólnie możecie ustalić, jakiego rodzaju wiadomości i puszczane jakim kanałem wymagają pilnej odpowiedzi, a jakie można przeczytać chwilę później. Co chcecie żeby znalazło się w tytule lub treści maila żeby otrzymać określoną reakcję. Dzięki bezpośredniemu zaadresowaniu tematu komunikacji, czyli wypracowaniu wspólnego podejścia, zaczynacie sensownie i efektywnie dzielić się informacją.

Gotowi do działania? Niech ta garść wskazówek będzie dla Was drogowskazem ku lepszej pracy i atmosferze w Waszych wirtualnych zespołach. 👉 Zapraszam na wirtualne sesje do ETTA Leadership & Culture, gdzie możecie nauczyć się jeszcze efektywnej zarządzać swoim zdalnym zespołem. Osobiście pracuję wirtualnie już od ponad 20 lat, a wirtualne szkolenia i warsztaty dla międzynarodowych grup prowadzę od 2008 roku. Eksperci ETTA to praktycy wirtualnej współpracy oraz doskonali trenerzy.

Jeśli ten tekst i zawarte w nim wskazówki były dla Ciebie użyteczne i inspirujące, podziel się nim dalej! 💌

A jeśli masz dodatkowe wskazówki i dobre praktyki zarządzania wirtualnym zespołem, którymi chcesz się podzielić – zapraszam zrób to w komentarzu 🙂

Opracowując tekst, korzystałam z „Where In The World Is My Team” Terence Brake 🙂📖